Правильное оформление трудовой книжки при прекращении трудового договора — одна из ключевых обязанностей работодателя. Ошибки в записи могут привести к спорам со стороны работника, претензиям со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ) и проблемам при назначении пенсии. В статье разбираем актуальные правила, формулировки и готовые образцы записей на 2024–2026 годы с учетом изменений в законодательстве.

Нормативная база: на что опираться в 2024–2026 гг.

Основными документами, регламентирующими порядок ведения трудовых книжек, являются:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), ст. 66, 84.1 (порядок оформления записи о прекращении трудового договора).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» (в ред. от 2022–2024 гг.).
• ФЗ от № 79-ФЗ (вступил в силу с 2024 г.) — внес изменения в порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) и взаимодействия с Пенсионным фондом РФ (СФР).
• Роспоряжения Минтруда и рекомендации СФР (ранее ПФР) по заполнению бланков.

Важно: С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная трудовая книжка (по желанию работника) и электронная (ЭТК). Правила заполнения записей для обоих форматов унифицированы.

Общие правила заполнения раздела «Сведения о работе» (Графы 1–4)

Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе» строго по порядковому номеру после последней записи о приеме на работу или переводе.

Образцы записей по основным основаниям увольнения

Ниже приведены типовые образцы, актуальные на 2026 год. В примерах используются условные данные: ООО «Ромашка», приказ № 125-ОД от , работник Иванов И.И.

Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

Самый частый случай. Запись делается на основании заявления работника и приказа работодателя.

Нюанс: Если работник уволился с отработкой предупредительного срока (14 дней) — дата увольнения = последний отработанный день. Если стороны договорились о более ранней дате — указывается согласованная дата.

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Основание, подписанное сторонами соглашение об увольнении. В приказе обязательно указывается ссылка на это соглашение.

Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ)

Применительно к срочным договорам. Важно: если срок истек, а работник продолжает работать — договор считается заключенным на неопределенный срок (ч. 2 ст. 58 ТК РФ), увольнение по этому основанию недопустимо.

Увольнение по инициативе работодателя (п. «б» ч. 1 ст. 81 ТК РФ — ликвидация организации/штата)

Требует строгого соблюдения процедуры (уведомление за 2 месяца, предложение другой работы, выплаты).

Увольнение за прогулы, нетрезвость, разглашение тайны и др. (пп. «а», «б», «в», «г» ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Формулировка должна точно повторять пункт статьи 81 ТК РФ.

Перевод к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Оформляется как прекращение договора по соглашению сторон с указанием основания «перевод».

Особенности оформления в 2024–2026 годах: ЭТК и СФР

• Сдача трудовой книжки: В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан вручить трудовую книжку работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек (ф. Т-3) или в личной карточке (ф. Т-2). Если работник отсутствует — направить уведомление заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.
• Сведения в СФР (форма СЗВ-ТД): Работодатель обязан передать сведения о прекращении трудового договора в Социальный фонд России в течение следующего рабочего дня после издания приказа (для ЭТК — автоматически через оператора ЭТК).
• Вкладыш: Если в трудовой книжке закончилось место — выдается вкладыш. Запись об увольнении ставится в вкладыше, на обложке вкладыша ставится печать организации и подпись ответственного лица.
• Исправление ошибок: Если в записи об увольнении найдена ошибка, ее исправление производится только работодателем, выдавшим книгу, на основании приказа. Неправильная запись зачеркивается тонкой линией (текст должен читаться), рядом пишется правильная запись со ссылкой на приказ об исправлении. Исправлять запись в день увольнения или после выдачи книги работнику — грубое нарушение.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Несоответствие формулировки ТК РФ. Пишут «Уволен по собственному желанию» без ссылки на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Правильно: Всегда указывайте статью, часть, пункт.
2. Неверная дата. Указана дата приказа, а не последний день работы. Правильно: Дата в графе 2 = дата прекращения договора (последний день работы).
3. Отсутствие реквизитов приказа в графе 4. Не указан номер/дата приказа или название организации. Правильно: Полные реквизиты приказа-основания.
4. Запись от руки с ошибками/пропусками. Используйте печатный шрифт или четкий почерк, черную/синюю пасту. Нельзя использовать карандаш, гелевые ручки красного/зеленого цвета.
5. Просрочка вручения. Книжка не выдана в день увольнения. Это влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы на юрлица до 50 000 руб., на ИП/должностных лиц, до 5 000 руб.).

Образец оформления личной карточки работника (ф. Т-2) при увольнении

Параллельно с трудовой книжкой заполняется личная карточка (если ведется). На обратной стороне (раздел «Прекращение работы») вносятся те же сведения, что и в ТК:

• Дата прекращения.
• Основание (статья ТК РФ).
• Номер и дата приказа.
• Подпись работодателя и работника (при возможности).

Чек-лист для кадрового сотрудника в день увольнения

1. [ ] Подготовлен и подписан руководителем приказ об увольнении (единая форма № Т-8 или своя форма).
2. [ ] Работник ознакомлен с приказом под роспись (лично или по почте/ЭДО).
3. [ ] Внесена запись в трудовую книжку (графы 1–4) строго по форме.
4. [ ] Внесена запись в личную карточку (ф. Т-2) и книгу учета движения ТК (ф. Т-3).
5. [ ] ТК вручена работнику под роспись (или отправлено уведомление).
6. [ ] Сформирована и отправлена СЗВ-ТД в СФР (дедлайн — следующий рабочий день).
7. [ ] Проведен полный расчет (зарплата, компенсация за неисп. отпуск, выплаты при сокращении и т.д.).
8. [ ] Выдана справка 2-НДФЛ за текущий и прошлые годы (по требованию).

Актуальные образцы заполнения трудовой книжки при увольнении в 2024–2026 годах не претерпели кардинальных изменений по сравнению с 2022–2023 гг., однако требования к точности формулировок (ссылка на конкретный пункт/часть/статью ТК РФ) и срокам передачи данных в СФР стали жестче. Используйте приведенные выше шаблоны как основу, подставляя реквизиты своей организации и конкретных приказов. При сложных случаях (увольнение за кураторство, восстановление на работе по суду, смерть работника) обращайтесь к комментариям к ТК РФ или консультируйтесь с профильным юристом.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Нормативная база актуальна на . Перед применением проверьте актуальность редакций законов.