Документ описывает порядок приема‚ проверки‚ регистрации и размещения электронных документов (ЭД) в архиве организации. Регламент разработан с учётом действующего законодательства РФ (ФЗ‑125 «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ ФЗ‑152 «О персональных данных»‚ приказов Минкультуры России и стандартов ГОСТ Р 7.0.97‑2016‚ ГОСТ Р 54846‑2011) и лучших практик электронного документооборота.

Содержание

1. Общие положения
2. Термины и определения
3. Юридическая и нормативная база
4. Этапы приема электронных документов
5. Требования к форматам и метаданным
6. Проверка подлинности и целостности
7. Регистрация и учет поступления
8. Хранение и обеспечение доступности
9. Контроль исполнения и ответственность
10. Приложения

Общие положения

Настоящий регламент устанавливает единый порядок приема электронных документов в архив организации‚ обеспечивая:

• сохранность подлинности и неизменности документов;
• соответствие требованиям законодательства и внутренних нормативных актов;
• доступность документов для authorized пользователей в течение всего срока хранения;
• минимизацию рисков потери информации и нарушения конфиденциальности.

Термины и определения

Электронный документ (ЭД)

Информация‚ представленная в электронном виде и имеющая юридическую силу‚ включая текстовые‚ графические‚ аудио‑ и видеоматериалы‚ а также их совокупность (электронное дело).

Метаданные

Сведения о документе‚ необходимые для его идентификации‚ описания контекста‚ обеспечения подлинности и управления жизненным циклом (автор‚ дата создания‚ номер дела‚ классификационный индекс‚ хеш‑сумма и т.п.).

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Электронная подпись‚ соответствующая требованиям ФЗ‑63 «Об электронной подписи» и обеспечивающая достоверное установление подписанта и неизменность документа после подписания.

Архив электронных документов (АЭД)

Специализированное информационное обеспечение‚ предназначенное для приема‚ хранения‚ учета и предоставления доступа к электронным документам организации.

Юридическая и нормативная база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных»;
• Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи»;
• Приказ Минкультуры России от № 1556 «Об утверждении Положения о ведении архива организаций»;
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления»;
• ГОСТ Р 54846‑2011 «Системы управления электронными документами. Общие положения»;
• Внутренние нормативные акты организации: Положение об архиве‚ Политика информационной безопасности‚ Инструкция по работе с электронным документооборотом.

Этапы приема электронных документов

1. Подготовка документов к передаче – формирование электронного дела‚ проверка completeness‚ назначение сроков хранения‚ подписание КЭП.
2. Формирование пакета передачи – сбор ЭД и соответствующих метаданных в структурированный пакет (например‚ ZIP‑архив с внутренней структурой documents/ и metadata/).
3. Транспортная доставка – передача пакета через защищенные каналы (SFTP‚ защищенный USB‑носитель с шифрованием‚ внутренняя сеть с VPN и IPsec).
4. Прием в АЭД – автоматический или ручной прием пакета в информационную систему архива‚ проверка целостности (хеш‑суммы‚ подписи).
5. Регистрация поступления – внесение записи в журнал поступления носителей и в электронный реестр архива (номер дела‚ дата поступления‚ ответственный).
6. Размещение на хранение – копирование в долгосрочное хранилище (WORM‚ ленточная библиотека‚ облачное хранилище с режимом immutability)‚ назначение статуса «основной» и «резервный» экземпляр.
7. Обеспечение доступа – индексация метаданных‚ настройка прав доступа согласно классификации конфиденциальности.
8. Контроль и аудит – периодическая проверка целостности‚ обновление резервных копий‚ формирование отчетов о состоянии архива.

Требования к форматам и метаданным

5.1 Форматы файлов

• Текстовые документы – PDF/A‑2‚ PDF/A‑3‚ ODF 1.2‚ DOCX (при условии последующей валидации).
• Таблицы – CSV‚ ODS‚ XLSX (с обязательным экспортом в PDF/A для долгосрочного хранения).
• Изображения – TIFF (сжатие LZW или без сжатия)‚ JPEG 2000 (с lossless режимом)‚ PNG.
• Аудио/видео – WAV (без сжатия)‚ MP4 (H.264/AAC) с проверкой на соответствие стандартам архивного хранения.
• Сборные пакеты – ZIP с алгоритмом дефляции‚ без использования паролей (пароли хранятся отдельно в защищенном хранилище ключей).

5.2 Состав метаданных

Минимальный набор метаданных‚ обязательный для каждого электронного документа:

• Наименование документа;
• Тип документа (приказ‚ договор‚ акт и т.д.);
• Автор (ФИО‚ должность‚ подразделение);
• Номер дела и индекс по классификатору организации;
• Срок хранения (годы/месяцы);
• Хеш‑сумма (SHA‑256) файла;
• Информация о квалифицированной электронной подписи (сертификат‚ дата подписи);
• Сведения о носителе (тип‚ серийный номер‚ дата поступления);
• Классификация конфиденциальности (общедоступное‚ служебное‚ секретное).

Дополнительные метаданные могут включать: ссылки на связанные документы‚ версионность‚ примечания о обработке (например‚ конвертация из бумажного вида).

Проверка подлинности и целостности

1. Контроль наличия и корректности КЭП (проверка цепочки доверия‚ срок действия сертификата).
2. Сравнение вычисленной хеш‑суммы файла с хеш‑суммой‚ указанной в метаданных.
3. Валидация формата файла согласно утвержденным схемам (например‚ PDF/A‑validator).
4. Проверка соответствия метаданных требованиям схемы архива (XML‑схема или JSON‑schema).
5. При обнаружении расхождений – возврат пакета отправителю с указанием ошибок и запросом на исправление.

Регистрация и учет поступления

Каждый принятый пакет фиксируется в следующем виде:

• Журнал поступления носителей (бумажный или электронный) – запись содержит: дата приема‚ ФИО ответственного‚ наименование носителя‚ серийный номер‚ количество файлов‚ статус (основной/резервный).
• Электронный реестр архива – запись в базе данных АЭД с полями: идентификатор дела‚ ссылка на хранилище‚ метаданные (в виде JSON)‚ дата регистрации‚ ответственный.

Журнал и реестр синхронизируются еженедельно; расхождения фиксируются в акт сверки.

Хранение и обеспечение доступности

8.1 Долгосрочное хранение

• Основной экземпляр размещается в системе хранения с гарантией неизменности (WORM‑ленты‚ объектное хранилище с политикой Object Lock‚ либо специализированный архивный сервер с контролем целостности).
• Резервный экземпляр хранится в географически отдельном месте (другой дата‑центр‚ offline‑носитель) с периодичностью обновления не реже одного раза в год.

8.2 Контроль целостности

• Ежеквартальный расчет хеш‑сумм всех файлов и сравнение с базовыми значениями.
• При обнаружении повреждения – восстановление из резервного экземпляра и формирование инцидента в системе управления инцидентами.

8.3 Доступ и использование

• Пользователи получают доступ через веб‑интерфейс АЭД с аутентификацией (логин/пароль + второй фактор).
• Права распределяются согласно ролям: читатель‚ редактор метаданных‚ архивариус‚ администратор системы.
• Все операции логируются (who‚ what‚ when‚ ip‑address) и хранятся не менее 5 лет.

Контроль исполнения и ответственность

• Ответственный за прием – ведущий архивариус организации (или назначенное лицо).
• Ежеквартальный аудит соответствия регламенту проводится внутренним аудитором; результаты оформляются в акт и направляются руководителю подразделения.
• Нарушения регламента (несвоевременная передача‚ отсутствие КЭП‚ недостоверные метаданные) влекут дисциплинарную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними положениями о дисциплине.
• При выявлении угрозы потере данных (например‚ сбой носителя) ответственное лицо обязано незамедлительно сообщить в службу информационной безопасности и инициировать процедуру восстановления.

Приложения

Приложение А. Шаблон сопроводительного письма при передаче электронных документов

[Наименование организации]
[Подразделение]
[Дата]
Уважаемый(ая) [ФИО ответственного за архив]‚
Направляю на хранение в архив организации электронные документы дела № __________‚
сформированные в соответствии с внутренними нормативами и требованиями регламента
приема электронных документов.

Перечень передаваемых файлов:
_______________________ (формат‚ размер‚ хеш‑сумма)
_______________________ (формат‚ размер‚ хеш‑сумма)
...

Сопроводительные метаданные прилагаются в файле metadata.xml.
Квалифицированная электронная подпись применена к каждому документу.
Сертификат подписи: _______________________ (серийный номер‚ срок действия).

Прошу подтвердить факт приема и внесения в реестр архива.

С уважением‚
[Подпись‚ ФИО‚ должность]

Приложение Б. Контрольный список приема электронного дела

1. Проверка наличия КЭП и её валидности.
2. Сверка хеш‑сумм файлов с указанными в метаданных.
3. Валидация форматов файлов (PDF/A‚ TIFF и т.д.).
4. Соответствие метаданных схеме архива.
5. Наличие сопроводительного письма и журнала передачи.
6. Регистрация поступления в журнал и электронный реестр.
7. Размещение основного и резервного экземпляра в хранилище.
8. Уведомление отправителя о successful приеме.

Соблюдение представленного регламента обеспечивает надежное долгосрочное хранение электронных документов‚ сохранение их юридической силы и доступность для authorized пользователей. Регулярный контроль‚ обновление нормативной базы и обучение персонала являются ключевыми факторами успешной работы архива организации в условиях растущего объема электронной информации.