Ежегодная сверка сведений о военнообязанных работниках – обязательная процедура для организаций, ведущих воинский учет. Она позволяет уточнить актуальность данных, содержащихся в личных карточках сотрудников, и согласовать их с информацией, хранящейся в соответствующих военных комиссариатах (в т.ч. иногородних). Ниже представлен подробный руководство по оформлению и направлению сопроводительного письма, необходимого для проведения такой сверки.

Нормативная база

• Федеральный закон № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» – определяет порядок ведения воинского учета в организациях.
• Постановление Правительства РФ № 719 от г. «Об утверждении Положения о ведении воинского учета в организациях» – регламентирует формы и сроки предоставления сведений.
• Методические рекомендации (Приложение № 12 к Порядку проведения организацией сверок сведений, содержащихся в личных карточках, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета соответствующих военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления) – содержат образцы форм и порядок проставления отметки о сверке.

Кто отвечает за проведение сверки?

В организации ответственное лицо – специалист по воинскому учету (кадровик, бухгалтер или иной уполномоченный сотрудник). Он:

1. формирует список военнообязанных работников, сведения о которых необходимо сверить;
2. подготавливает копии личных карточек (или выписок из них);
3. составляет сопроводительное письмо;
4. организует отправку документов в иногородний военный комиссариат;
5. получает ответ с отметкой о проведении сверки и вносит изменения в учетные карточки.

Этапы подготовки к сверке

1. Сбор исходных данных – выписка из личных карточек (ФИО, дата рождения, категория воинского учета, номер военного билета, данные о месте жительства и т.п.). При этом не указываются персональные данные сотрудников в открытом виде; в письме используются только обобщённые сведения (количество человек, категории).
2. Проверка актуальности реквизитов комиссариата – уточняется полное наименование, индекс, адрес иногороднего военного комиссариата (можно получить на официальном сайте Минобороны РФ или позвонив в справочную службу).
3. Формирование сопроводительного письма – оформляется на фирменном бланке организации, содержит исходящий номер и дату, ссылку на нормативный акт, перечень прилагаемых документов и просьбу вернуть второй экземпляр с отметкой о сверке.
4. Подготовка копий документов – две комплекта личных карточек (или выписок) для каждого работника, один комплект остаётся в организации, второй направляется в комиссариат.
5. Отправка – рекомендуется использовать заказное письмо с описью вложения или курьерскую службу с получением подписи о получении.

Требования к оформлению сопроводительного письма

Сопроводительное письмо должно соответствовать правилам деловой переписки и содержать следующие обязательные реквизиты:

• Шапка – наименование организации, её юридический адрес, ИНН/КПП (при необходимости), телефон, факс, e‑mail.
• Дата и исходящий номер – например, «Исх. № 123‑от‑».
• Адресат – полное наименование иногороднего военного комиссариата (например, «Военный комиссариат Кировского района г. Казани»).
• Тема письма – «Сопроводительное письмо о проведении ежегодной сверки сведений о военнообязанных работниках».
• Текст – краткое описание цели, ссылка на нормативный акт (ФЗ‑53, Пост. 719), перечень прилагаемых документов, просьба вернуть второй экземпляр с отметкой о проведении сверки (дата, подпись, ФИО ответственного лица комиссариата).
• Подпись – должность, ФИО (можно указать только инициалы и фамилию, если требуется скрыть полные данные), печать организации.

Образец сопроводительного письма

Ниже представлен шаблон, который можно адаптировать под конкретную организацию. Все персональные данные заменены условными обозначениями.

[Наименование организации]
Юридический адрес: [г. …, ул. …, д. …]
ИНН: [**] КПП: [**]
Тел./факс: [+7 (XXX) XXX‑XX‑XX] E‑mail: [info@organization.ru]

Исх. № ______ от «__» __________ 2026 г.

Военному комиссариату
[Полное наименование иногороднего военного комиссариата]
Адрес: [г. …, ул. …, д. …]

Сопроводительное письмо
о проведении ежегодной сверки сведений о военнообязанных работниках

В соответствии с Федеральным законом № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и Постановлением Правительства РФ № 719 от г., а также Методическими рекомендациями (Приложение № 12 к Порядку проведения организацией сверок сведений, содержащихся в личных карточках, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета соответствующих военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления), наша организация проводит ежегодную сверку сведений о военнообязанных работниках.

Прилагаем к настоящему письму два комплекта выписок из личных карточек военнообязанных сотрудников (всего ___ человек), содержащих следующие сведения:

ФИО (в сокращённом виде – инициалы и фамилия);
Дата рождения;
Категория воинского учета;
Номер военного билета;
Место жительства (указано только район/город без точного адреса).


Просим провести сверку представленных сведений с данными, находящимися в вашем учете, и вернуть второй комплект документов с отметкой о проведении сверки (дата, подпись, ФИО ответственного лица комиссариата, печать). Отметка должна быть сделана простым карандашом в пункте 6 «Наименование военного комиссариата по месту жительства» раздела II личной карточки, как указано в п. 3 Методических рекомендаций.

Сверка проводится ежегодно до 31 декабря текущего года. Просим подтвердить получение документов и сроки возврата заверенного комплекта.

Приложение: выписки из личных карточек военнообязанных работников – 2 комплекта.

Ответственный за воинский учет в организации:
Должность: специалист по кадрам
ФИО: И. О. Фамилия
Подпись: _____________________
М.П.

Примечание: в реальном документе вместо условных обозначений указываются актуальные реквизиты организации и комиссариата. Персональные данные сотрудников (полные ФИО, даты рождения, номера военных билетов и т.п;) приводятся только в приложении (выписках из личных карточек), которые передаются в закрытом конверте и не публикуются.

Рекомендации по отправке и получению ответа

• Отправляйте письмо заказным письмом с описью вложения или курьерской службой, требующей подписи о получении. Это обеспечит доказательство отправки и даты получения.
• Сохраняйте копию описи вложения и квитанцию об отправке в течение всего срока хранения документов по воинскому учету (минимум 5 лет).
• При получении ответа проверьте наличие отметки о сверке (дата, подпись, печать). Если отметка отсутствует, направьте запрос уточнения в письменном виде.
• После получения подтверждённого комплекта внесите изменения в личные карточки сотрудников (например, уточните категорию воинского учета, дату последней сверки и т.д.).
• В случае выявления расхождений (например, отсутствие данных о сотруднике в комиссариате) подготовьте пояснительную запись и, при необходимости, направьте запрос на уточнение сведений в военкомат по месту жительства сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли отправлять сведения в электронном виде? На сегодняшний день законодательство требует представления документов в бумажном виде с подписью и печатью организации. Электронный обмен возможен только при наличии согласованного между сторонами электронного документооборота с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).
2. Нужно ли заверять копии личных карточек нотариусом? Нет. Достаточно предоставить заверенные организацией копии (подпись ответственного лица и печать организации).
3. Как часто проводить сверку, если в организации менее 500 сотрудников? По Методическим рекомендациям сверка проводится не реже одного раза в год. Однако некоторые комиссариаты могут устанавливать периодичность раз в три года для небольших организаций – уточняйте у конкретного иногороднего комиссариата.
4. Что делать, если комиссариат не отвечает в течение 30 дней? Направьте повторное письмо с пометкой «Второй запрос» и укажите, что ожидаете ответа в течение 10 рабочих дней. При отсутствии реакции можно обратиться в вышестоящий военный комиссариат или в территориальный орган исполнительной власти.
5. Нужно ли ставить отметку о сверке в электронных системах учета? Если организация ведет воинский учет в электронной форме, отметку можно сделать в соответствующем поле системы (дата сверки, ФИО ответственного лица, номер документа комиссариата). Однако бумажный вариант с отметкой остаётся обязательным для подтверждения факта сверки.

Сопроводительное письмо в иногородний военный комиссариат – ключевой элемент процедуры ежегодной сверки сведений о военнообязанных работниках. Правильное оформление документа, соблюдение нормативных требований и чёткое следование этапам подготовки позволяют избежать задержек, штрафов и недоразумений с военными органами. Следуя представленному шаблону и рекомендациям, организация сможет обеспечить актуальность воинского учёта и выполнить свои законные обязательства.

Желаем успешного проведения сверки и бесперебойного взаимодействия с военными комиссариатами!