Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Иногда у сотрудника нет возможности лично забрать её у бывшего работодателя (например, из‑за болезни, длительной командировки или проживания в другом регионе). В таких случаях закон допускает выдачу трудовой книжки представителю работника на основании доверенности. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления доверенности и сама процедура получения документа.
Нормативная база
Прямого запрета на выдачу трудовой книжки третьему лицу в Трудовом кодексе РФ нет. Основные положения, регулирующие этот вопрос, содержатся в:
- Статья 84.1 ТК РФ – работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику при увольнении.
- Статья 185‑189 ГК РФ – общие правила оформления доверенности, её формы, сроки действия и полномочия представителя.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Минтруда России от № 69) – регламентируют порядок учёта выдачи трудовых книжек.
Таким образом, если работник желает, чтобы трудовую книжку получил его представитель, достаточно оформить нотариальную доверенность, в которой чётко указано право на получение данного документа.
Когда можно получить трудовую книжку по доверенности?
Выдача трудовой книжки представителю допустима в следующих ситуациях:
- Работник находиться на длительном лечении или в стационаре и не может явиться в отдел кадров.
- Сотрудник временно проживает в другом городе/стране и не имеет возможности лично посетить бывшего работодателя.
- Работник находится в командировке, а срок выдачи трудовой книжки ограничен (например, нужно предоставить документ новому работодателю в короткие сроки).
- Иные обстоятельства, препятствующие личному получению документа (например, ограниченная мобильность по состоянию здоровья).
Важно, чтобы инициатива получения трудовой книжки по доверенности исходила от самого работника; иначе представитель не имеет права требовать документ от работодателя.
Как оформить доверенность на получение трудовой книжки
Доверенность должна соответствовать требованиям ГК РФ. Ниже перечислены обязательные реквизиты:
- Название документа – «Доверенность».
- Дата и место составления (город, день, месяц, год).
- Паспортные данные доверителя (работника): серия, номер, кем и когда выдан.
- Паспортные данные поверенного (представителя): те же сведения.
- Чёткое указание полномочий: «право получения трудовой книжки работника у бывшего работодателя (наименование организации) и подписи в соответствующих журналах учёта».
- Срок действия доверенности (можно указать конкретную дату или событие, например, «до момента получения трудовой книжки»).
- Подпись доверителя и, при необходимости, печать организации (если доверенность выдаётся от имени юридического лица).
- Нотариальное заверение (обязательно, если доверенность используется для получения трудовой книжки в государственных или коммерческих организациях).
При отсутствии нотариального заверения некоторые работодатели могут отказать в выдаче документа, ссылаясь на внутренние регламенты.
Образец доверенности (упрощённый)
ДОВЕРЕННОСТЬ г. Москва «___» __________ 202__ г. Я, ФИО работника, паспорт № серия №, выданный «___» __________ 20__ г. органом, настоящим доверяю ФИО представителя, паспорт № серия №, выданный «___» __________ 20__ г. органом, представлять мои интересы и получать трудовую книжку у бывшего работодателя Наименование организации, расположенного по адресу: _______________________________, а также подписываться в журналах учёта трудовых книжек от моего имени. Настоящая доверенность действительна до момента получения трудовой книжки, но не более одного года с даты выдачи. Подпись ___________________ / ФИО работника /
В реальном документе вместо placeholder‑ов указываются реальные паспортные данные и наименование организации. Обратите внимание, что в примере не раскрываются личные данные конкретных лиц – они представлены в обобщённой форме.
Процедура получения трудовой книжки по доверенности
- Подготовка документов – паспорт работника, паспорт представителя, нотариально заверенная доверенность, а также, при необходимости, заявление работника о выдаче трудовой книжки представителю (некоторые организации требуют такое заявление).
- Обращение в отдел кадров бывшего работодателя – представитель подаёт подготовленный пакет документов и указывает цель визита.
- Проверка полномочий – кадровик сверяет данные в доверенности с внутренними реестрами, проверяет срок действия и наличие нотариального заверения.
- Выдача трудовой книжки – после подтверждения прав представителю выдаётся трудовая книжка. В журнале учёта делается отметка о получении документа доверенным лицом (ФИО представителя, номер доверенности, дата).
- Подпись в трудовой книжке – если в книжке требуется подпись работника (например, подтверждение правильности записей), представитель расписывается от имени работника, указав, что подпись сделана по доверенности.
- Получение копии доверенности – работодатель может оставить копию доверенности в личном деле работника для подтверждения факта выдачи.
Возможные сложности и рекомендации
- Отказ в выдаче – некоторые работодатели ссылаются на внутренние инструкции, запрещающие выдачу трудовой книжки третьим лицам. В этом случае полезно сослаться на статью 84.1 ТК РФ и пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые не запрещают такую выдачу при наличии доверенности.
- Недостаточное оформление доверенности – если в документе не указано конкретное право на получение трудовой книжки, работодатель может отказать. Убедитесь, что формулировка полномочий чёткая и соответствует требуемому действию.
- Срок действия – доверенность, выданная на слишком длительный период без указания конкретного события, может быть признана недействительной. Лучше привязать срок к моменту получения документа или указать разумный период (например, 6 месяцев).
- Наличие печати организации – если доверенность выдаётся от имени юридического лица (например, представителем компании), потребуется печать организации. Для физических лиц достаточно нотариального заверения.
- Конфиденциальность данных – при передаче паспортных данных представителю следует соблюдать осторожность, чтобы избежать их несанкционированного использования.
Получение трудовой книжки по доверенности – законная и часто необходимая процедура, позволяющая работнику избежать личных посещений бывшего работодателя в случае ограничений по здоровью, месту проживания или другим обстоятельствам. Ключевыми моментами являются правильное оформление нотариально заверенной доверенности с чётко прописанным правом на получение документа и соблюдение внутренних регламентов организации‑выдачи. При соблюдении всех требований процесс проходит без задержек, а трудовая книжка передаётся представителю работника в полном объёме.
Если у вас остались вопросы по оформлению доверенности или взаимодействию с отделом кадров, рекомендуется проконсультироваться с юристом по трудовому праву или воспользоватся услугами нотариальной конторы для подготовки документа.