Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую историю гражданина․ В связи с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 2020 года процедура выдачи бумажного документа изменилась․ Ниже подробно описано, когда выдается новая книжка, как правильно написать заявление и какой образец использовать в 2024–2026 годах․
В каких случаях выдается новая трудовая книжка?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66) и Постановлению Правительства РФ № 225, новая трудовая книжка (бланк строгой отчетности) выдается работодателем в следующих случаях:
- Первичное трудоустройство: гражданин начинает работать впервые в жизни (ст․ 66 ТК РФ)․
- Утеря или порча: предыдущая книжка потеряна, украдена, сгорела, намокла или иначе стала непригодной к использованию․
- Смена персональных данных: изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения или пола (требуется подтверждающий документ — свидетельство о браке/разводе, паспорт и т․д․)․
- Испорченная запись: если в книжке нет свободного места для записей о работе (выдается вставка, а не новая книжка, но на практике иногда оформляют дубликат)․
- Переход на бумажный вид: если сотрудник ранее выбрал ЭТК, а теперь решил вернуться к бумажной книжке (подает заявление до 31 декабря текущего года для действия с следующего года)․
Образец заявления на получение новой трудовой книжки
Единой утвержденной формы заявления не существует, оно пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты․ Ниже приведен универсальный образец, подходящий для большинства ситуаций (утеря, смена ФИО, первичная выдача при смене работодателя, если старая книга у предыдущего)․
Образец заявления (универсальный)
К Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И․И․ от менеджера отдела продаж Петрова Петра Петровича проживающего по адресу: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, кв․ 5 телефон: +7 (9XX) XXX-XX-XX ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче трудовой книжки Прошу выдать мне трудовую книжку в связи с [указать основание: утерей трудовой книжки / изменением фамилии / первичным трудоустройством / переходом на ведение бумажной трудовой книжки]․ Основание: При утере: Трудовая книжка серия 12 № 345678 выдана г․ Отделом кадров ООО «Вектор» утеряна мною в январе 2024 г․ Заявление в полицию подано г․, уведомление-купон № 123456 имеется․ Акт о расследовании причин утери трудовой книжки составлен г․ При смене ФИО: В связи с вступлением в брак фамилия изменена с Сидоровой на Петрова․ К заявлению прилагаю копию свидетельства о заключении брака от г․ (серия IV-АА № 123456) и копию паспорта гражданина РФ с новой фамилией․ При первичном трудоустройстве: Работаю впервые, трудовой книжки не имел(а)․ Прошу внести в новую трудовую книжку запись о приеме на работу в ООО «Ромашка» на должность менеджера отдела продаж с г․ по приказу № 125-од от г․ С правилами ведения трудовой книжки ознакомлен(а), ответственность за ее сохранность понимаю․ Приложения: Копия паспорта гражданина РФ․ Копия свидетельства о браке / разводе / изменении имени (при смене данных)․ Уведомление-купон о подаче заявления в полицию / Акт о расследовании утери (при утере)․ Копия приказа о приеме на работу (для первичной выдачи)․ «10» сентября 2026 г․ ________________ /Петров П․П․/
Особенности заполнения в зависимости от ситуации
При утере или порче трудовой книжки
- Работник пишет заявление с указанием обстоятельств утери․
- Работодатель проводит расследование (опрашивает свидетелей, проверяет архивы) и составляет Акт о расследовании причин утери (порчи) трудовой книжки․
- На основании акта и заявления заказывается новый бланк (или берется со склада)․
- В новую книжку переносятся данные из архивов/копий: общий стаж на дату выдачи дубликата, последнее место работы, профессия, образование․ Последующие записи ведутся по общему правилу․
- Срок выдачи дубликата — не более 15 календарных дней со дня обращения (п․ 44 Постановления № 225)․
При изменении фамилии/имени/даты рождения
- Старая трудовая книжка не изымается и не уничтожается․ В ней на титульном листе зачеркиваются старые данные, пишутся новые, ставится подпись ответственного лица, печать организации и дата․
- Новая книжка выдается только если работник потратил все строки на титульном листе для корректировок или по желанию работника (на практике часто просто корректируют старую)․
- К заявлению обязательно прилагаются копии документов, подтверждающих изменение (паспорт, свидетельство о браке/разводе, решение суда/ЗАГСа)․
При первичном трудоустройстве (2024–2026 гг․)
Если гражданин никогда не работал:
- Работодатель обязан завести трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 5 рабочих дней со дня приема на работу (ст․ 66 ТК РФ)․
- По умолчанию заводится электронная (ЭТК)․
- Если работник хочет бумажную, он должен написать заявление о выборе бумажной формы (желательно до приема или в первый рабочий день)․ Образец фразы: «Прошу вести мой трудовой стаж в бумажной трудовой книжке»․
- Если заявления нет — заводится ЭТК, бумажная книжка не выдается․
Порядок оформления в организации (пошагово)
- Подача заявления: Работник пишет заявление в 2 экземплярах (один остается в кадрах, второй с отметкой о принятии — у работника)․
- Проверка документов: Кадровик сверяет паспорт, СНИЛС, документы об образовании, военный билет (призывникам), старую трудовую книжку (если есть) или документы об утере․
- Заполнение титульного листа: Заполняет уполномоченное лицо (кадровик, директор ИП)․ Данные берутся из паспорта и документов об образовании․ Подпись владельца ТК ставится в присутствии кадровика․
- Запись о приеме на работу: Делается на основании приказа (распоряжения) в течение 5 рабочих дней․
- Учет в журнале: Выдача учтенная в Журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-3) или в программе 1С/ЭДО․
- Выдача под роспись: ТК выдается работнику под роспись в журнале (графа «Дата выдачи», «Подпись получателя»)․
Частые ошибки при заполнении заявления
- Отсутствие основания: Не указано, почему нужна новая книжка (утеря, смена имени, первый раз)․ Без основания кадровик не знает, какой бланк выдавать и какие данные переносить․
- Нет ссылок на приложения: При утере, нет акта/уведомления полиции․ При смене имени — нет копии паспорта/свидетельства․
- Не указан реквизит приказа о приеме: Для записи о приеме в новой книжке нужен номер и дата приказа․
- Игнорирование ЭТК: Новичок не подал заявление на бумажную книгу — ему завели ЭТК, а бумажную теперь получить сложнее (нужно ждать конца года и подать заявление на смену формы)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — альтернатива бумажной
С 2020 года основной формой является ЭТК․ Её преимущества:
- Не теряется, не портится․
- Доступна в личном кабинете на Госуслугах или в приложении СФР (бывший ПФР)․
- Выписка из ЭТК (Сведения о трудовой деятельности) имеет ту же юридическую силу, что и бумажная книжка, и выдается за минуты через Госуслуги․
Если вы потеряли бумажную книжку, подумайте: возможно, проще заказать выписку из ЭТК (если стаж с 2020 г․ велся электронно) и не заводить дубликат бумажного бланка․
Ответственность сторон
- Работодатель: Обязан выдать ТК в срок (штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ за задержку: для должностных лиц 1000–5000 руб․, для юрлиц 30–50 тыс․ руб․)․
- Работник: Обязан сохранить ТК․ При утере — возмещает работодателю стоимость бланка (небольшая сумма) и компенсирует затраты на оформление дубликата (судебная практика разная, но часто расходы ложатся на работодателя, если утеря не по вине работника на рабочем месте)․
Резюме
Заявление на новую трудовую книжку пишется свободной формой с указанием паспортных данных, основания (утеря, смена ФИО, первый раз) и ссылками на приложенные документы․ Ключевой момент 2024–2026 гг․: бумажная книжка выдается только по заявлению (кроме первичного трудоустройства, где по умолчанию — ЭТК)․ Обязательно сохраните вторую копию заявления с отметкой о принятии у себя на руках․
Данная статья носит информационный характер․ Трудовое законодательство может меняться․ Для решения конкретных спорных вопросов рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву․