Данная статья представляет подробный обзор Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях, действующей на территории Министерства социальной политики (официальное название — Министерство социального развития и семейной политики) Нижегородской области. Документ регламентирует порядок работы с документами в бумажном и электронном виде, обеспечивая единство требований к документационному обеспечению управления.

Правовая основа и цели Инструкции

Инструкция разработана на основании:

• Федерального закона от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Постановления Правительства РФ от № 1369 «Об утверждении Правил ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (применяемые по аналогии на региональном уровне);
• ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Национальная система стандартизации. Система стандартов по делопроизводству, архивному и документообслуживанию. Основные понятия и термины»;
• ГОСТ Р 7.0.100–2018 «Организация делопроизводства. Общие требования»;
• Региональных нормативных правовых актов Нижегородской области.

Основные цели:

1. Обеспечение единых правил формирования, регистрации, учета, хранения и использования документов.
2. Создание условий для перехода на преимущественно электронное делопроизводство.
3. Обеспечение правовой значимости документов, формируемых в информационных системах.
4. Контроль за исполнением документов и соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан.

Сфера действия и структура управления документооборотом

Инструкция обязательна для исполнения всеми структурными подразделениями Министерства, расположенными по адресу: [Адрес министерства: г. Нижний Новгород, ул. ###, д. 10В], а также ведомственными учреждениями, если иное не установлено их локальными актами.

Роли и ответственность

• Руководитель Министерства ([ФИО Министра]) — несет персональную ответственность за состояние делопроизводства, утверждение Инструкции и назначение ответственных лиц.
• Заместители Министра ([ФИО Заместителей]) — курируют делопроизводство в подведомственных департаментах и управлениях, контролируют сроки исполнения поручений.
• Начальник управления документооборота / Секретарь Министерства, организует работу канцелярии, ведет регистрацию входящих/исходящих документов, обеспечивает контроль исполнения.
• Исполнители (специалисты, главные специалисты), непосредственно готовят проекты документов, регистрируют внутренние документы в журналах/ИС, обеспечивают исполнение в срок.
• Архивариус / Ответственный за архив — формирует дела, составляет описи, обеспечивает хранение и передачу в архив.

Организация документооборота: ключевые этапы

Входящие документы

К входящим относятся документы, поступившие из внешних источников (другие органы власти, организации, граждане).

• Прием и первичная обработка: осуществляется канцелярией (или уполномоченными сотрудниками в ИС). Проверяется комплектность, наличие подписей, печатей, вложений.
• Регистрация: присваивается регистрационный номер по единому ежегодному номенклатурному плану (например, по форме Индекса входящих документов). Дата регистрации — дата поступления в Министерство.
• Распределение: Руководитель ставит резолюцию (показатель исполнения) с указанием исполнителя, соисполнителей и срока. Срок исполнения устанавливается исходя из нормативных требований (обычно не более 30 календарных дней на обращения граждан, если законом не установлено иное).

Исходящие документы

Документы, направляемые за пределы Министерства (приказы, распоряжения, письма, ответы на обращения).

• Подготовка проекта: исполнителем в соответствии с едиными требованиями к оформлению (ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приложение А к Правилам ведения делопроизводства).
• Согласование: обязательное согласование с юристами (правовым отделом), финансово-экономическим отделом, заинтересованными заместителями Министра. В электронном виде — через систему электронного согласования (ЭС/ЭДО).
• Утверждение и подписание: подписывает Министр или уполномоченный Заместитель в пределах делегированных полномочий.
• Регистрация и отправка: регистрация в журнале/ИС исходящих документов, направление адресату (почта, ЭДО, порталы Госуслуг/Ведомственного взаимодействия).

Внутренние документы

Приказы, распоряжения, служебные записки, акты, протоколы, справки, используемые исключительно внутри Министерства.

• Регистрируются в отдельных журналах (или разделах ИС) по видам документов с нумерацией, начинающейся с начала каждого календарного года.
• Служебные записки регистрируются автором (исполнителем) в журнале регистрации служебных записок структурного подразделения.

Электронное делопроизводство и информационные системы

Министерство ведет смешанное (параллельное) или полностью электронное делопроизводство с использованием:

• Единой информационной системы органов власти Нижегородской области (ЕИС ОИВ НО);
• Системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ);
• Региональной системы электронного документооборота (РЭДО);
• Портала «Госуслуги» (для приема обращений граждан).

Ключевые требования к ЭДО:

• Обеспечение юридической значимости электронных документов за счет использования усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
• Ведение единого реестра учетных единиц хранения (делах) в электронном виде.
• Защита информации в соответствии с требованиями ФСТЭК и ФСБ (персональные данные, гостайна, служебная тайна).
• Обеспечение доступа к электронным делам только уполномоченным лицам на основе ролевой модели доступа.

Контроль за исполнением документов

Контроль является неотъемлемой частью делопроизводства. Инструкция устанавливает следующие виды контроля:

1. Контроль за исполнением поручений руководителя: ведется канцелярией/секретариатом. Поручения с фиксированным сроком берутся на контроль автоматически при регистрации резолюции.
2. Контроль за исполнением обращений граждан: осуществляется в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ». Срок ответа — 30 дней (может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя).
3. Внутренний контроль структурных подразделений: начальники департаментов/управлений еженедельно/ежемесячно проверяют сроки исполнения документов, назначенных на их сотрудников.
4. Докладывание о состоянии контроля: еженедельные/ежемесячные справки о состоянии исполнительской дисциплины готовятся для Руководителя Министерства.

Делообразование и архивное дело

В конце календарного года (или по завершении дела) документы собираются в дела для хранения.

Формирование дел

• Документы сшиваются в дела в соответствии с Номенклатурой дел Министерства, утверждаемой ежегодно не позднее 1 января текущего года;
• Номенклатура составляется на основе Типовой номенклатуры дел органов исполнительной власти субъекта РФ.
• Сроки хранения устанавливаются согласно Архивному закону Нижегородской области и Росархива: временные (до 10, до 30, до 50, до 75 лет) или постоянные.

Оформление дел

• Каждое дело оформляется обложкой (формы 1-А, 2-А или электронный аналог).
• Составляется опись дел (форма 1-О) с указанием шифра дела, названия, дат начала/окончания, количества листов, срока хранения.
• Электронные дела формируются в формате PDF/A или XML в соответствии с требованиями к электронному архиву.

Передача в архив

Дела со сроком хранения более 10 лет (и постоянные) передаются в Архивное управление Нижегородской области (Государственный архив Новгородской области) по истечении срока хранения в ведомственном архиве Министерства (обычно через 5 лет после завершения дела). Дела со сроком до 10 лет уничтожаются после экспертизы ценности и акта о выделении к уничтожению.

Работа с обращениями граждан

Особое внимание в Инструкции уделяется работе с обращениями (жалобами, заявлениями, предложениями) в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ и региональным законом.

• Прием: лично (в приемной Министра/Заместителей), по почте, через портал «Госуслуги», через интернет-приемную Министерства/Правительства области.
• Регистрация в день поступления (в день следующего рабочего дня при поступлении в нерабочее время).
• Рассмотрение по существу с выдачей мотивированного ответа.
• Контроль за качеством и своевременностью ответов — персональная зона ответственности Заместителей Министра.

Обеспечение защиты информации при делопроизводстве

Все сотрудники, допущенные к работе с документами, обязаны соблюдать:

• Режим конфиденциальности персональных данных (152-ФЗ) — при обработке данных получателей социальных услуг, пенсионеров, семей с детьми, инвалидов.
• Режим служебной тайны — при работе с внутренними документами, не подлежащими разглашению.
• Требования по защите гостайны (при наличии допуска).
• Правила работы в ИС: запрет передачи логина/пароля, работа только со своего АРМ, блокировка сессии при уходе.

Ответственность за нарушение Инструкции

Нарушение требований Инструкции по делопроизводству влечет за собой ответственность в соответствии с трудовым законодательством РФ (ст. 192 ТК РФ, замечание, выговор, увольнение) и законодательством об архивном деле (административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение сроков передачи документов в архивы, их порчу или утрату).

Порядок введения в действие и актуализации

Инструкция вступает в силу с момента утверждения Приказом Министра. Пересмотр проводится:

• Ежегодно — в части Номенклатуры дел;
• По мере изменения федерального и регионального законодательства;
• При внедрении новых информационных систем или изменении структуры Министерства.

С предложениями по совершенствованию Инструкции сотрудники могут обращаться к Начальнику управления документооборота (Секретарю Министерства).

Соблюдение Инструкции по делопроизводству является гарантией законности, прозрачности и эффективности деятельности Министерства социальной политики Нижегородской области. Грамотная организация документооборота — как бумажного, так и электронного — позволяет своевременно предоставлять социальную поддержку населению, контролировать исполнение поручений Губернатора и Правительства области, а также обеспечивает сохранность документов для истории региона.

Примечание: Данная статья является обзором типовой структуры и содержания Инструкции по делопроизводству на основе нормативной базы РФ и Нижегородской области. Для работы с актуальной редакцией документа необходимо обращаться к локальному нормативному правовому акту, утвержденному Приказом Министра, доступному на официальном сайте Министерства или во внутренней информационной системе.