Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. При приеме на работу в неё вносится запись о приёме, которая должна быть оформлена в соответствии с действующими нормативными актами. Особое внимание уделяется подписи, подтверждающей достоверность внесённой информации. В данной статье рассмотрены требования к подписи руководителя (или уполномоченного лица) при оформлении записи о приёме на работу.
Нормативные основания
Заполнение трудовой книжки регулируется:
- Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 66);
- Постановлением Минтруда России от № 69 «О порядке ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности»;
- Внутренними локальными нормативными актами организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по ведению трудовых книжек).
Согласно пункту 4.1 указанного постановления, запись о приёме на работу делается в графе 1‑4 трудовой книжки, а подтверждение её достоверности осуществляется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации;
Кто может подписать запись о приёме на работу?
Подпись может поставить:
- Руководитель организации (генеральный директор, директор и т.п.);
- Уполномоченное им лицо (например, специалист отдела кадров, руководитель подразделения, конкурсный управляющий);
- Индивидуальный предприниматель, если он сам ведёт кадровую документацию.
Важно, чтобы лицо, ставящее подпись, имело соответствующие полномочия, подтверждённые локальным нормативным актом или приказом о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.
Как правильно оформить подпись?
Оформление подписи включает несколько элементов:
- Фамилия и инициалы подписывающего (без указания личных данных, таких как адрес или телефон);
- Должность (например, «Генеральный директор» или «Специалист отдела кадров»);
- Расшифровка подписи (печатным текстом под подписью);
- Дата подписания (обычно ставится рядом с подписью или в графе 5 трудовой книжки).
Пример оформления:
Подпись: _____________________ / Ivanov I.I. / Должность: Генеральный директор
Если подпись ставит уполномоченное лицо, в расшифровке указывается его ФИО и должность, а также ссылка на приказ, которым дано такое право (например, «согласно приказу № 45 от »).
Примеры записей в трудовой книжке
Запись о приёме на работу состоит из четырёх граф:
- Графа 1 – порядковый номер записи;
- Графа 2 – дата приёма на работу;
- Графа 3 – сведения о работнике ( profession, подразделение );
- Графа 4 – основание для записи (номер и дата приказа, распоряжения, решения единственного участника и т.д.).
После заполнения этих граф внизу страницы ставится подпись ответственного лица и печать организации.
Пример записи:
Иванов Иван Иванович принят на должность инженера‑конструктора отдела проектирования.
Приказ от № 123‑к/п.Подпись: _____________________ / Petrov P.P. /
Должность: Начальник отдела кадров
(печать организации)Ошибки при подписании и их исправление
Наиболее типичные ошибки:
- Подпись ставит лицо, не имеющее полномочий;
- Отсутствует расшифровка подписи (только собственноручный знак);
- Подпись ставится работником вместо ответственного лица;
- Не проставлена печать организации.
Если ошибка обнаружена до выдачи трудовой книжки сотруднику, лист с ошибочной записью подлежит аннулированию: составляется акт о порче бланка, выдётся новый бланк, и запись делается заново.
Если ошибка обнаружена после выдачи книжки, вносят исправление согласно пункту 5.1 постановления № 69: в графе 1 ставится следующий порядковый номер, а в графе 4 указывается исправляющий документ (например, «Приказ от № 124‑к/п об исправлении записи»). Исправление также заверяется подписью и печатью.
Подпись руководителя (или уполномоченного им лица) в трудовой книжке при приёме на работу является обязательным элементом, подтверждающим легитимность внесённой записи. Соблюдение требований к оформлению подписи — наличие полной расшифровки, указания должности, даты и печати организации — обеспечивает юридическую силу документа и защищает права как работника, так и работодателя. При возникновении сомнений в полномочиях лица, ставящего подпись, рекомендуется свериться с внутренними локальными актами и при необходимости оформить соответствующий приказ о delegации полномочий.