Ликвидация воинской части — это сложный многоступенчатый процесс, в котором грамотная подготовка делопроизводства играет ключевую роль. От качества выполнения этих работ зависит сохранность архивных фондов, законность списания документации и отсутствие претензий со стороны вышестоящих органов управления и архивных учреждений. Данная статья систематизирует порядок действий, нормативную базу и практические рекомендации для командиров, архивистов и ответственных за делопроизводство сотрудников.

Нормативная правовая основа

Процедура регламентируется комплексом нормативных актов, среди которых основное место занимают:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — определяет порядок передачи архивных документов в государственные архивы.
• Приказ Министра обороны РФ (Инструкция по делопроизводству) — устанавливает единый порядок приема, учета, хранения, уничтожения и использования служебных документов в воинских частях.
• Устав гарнизонной и стражевой службы РФ (в части обеспечения режима секретности и физической защиты документов).
• Внутренние приказы и директивы Министерства обороны РФ, регулирующие вопросы воинского учета, личного состава и материального обеспечения при реорганизации/ликвидации.

Этапы подготовки делопроизводства к ликвидации

Процесс можно разделить на пять ключевых этапов:

1. Объявление о ликвидации и создание комиссии.
2. Полная инвентаризация и аудит документации.
3. Формирование архивных дел и подготовка к сдаче в архив.
4. Уничтожение документов неархивного хранения.
5. Прием-передача делопроизводства и сдача печатей/бланков.

Создание ликвидационной комиссии и плану

По приказу командира части создается комиссия по ликвидации делопроизводства. В ее состав обязательно входят:

• Заместитель командира по идеологической работе / начальник штаба (председатель).
• Начальник секретаря части (архивист/делопроизводитель), ответственный исполнитель.
• Представитель органа военной прокуратуры (по согласованию).
• Специалисты по секретной документации, кадровики, бухгалтерия.

Задача: разработать План-график ликвидации делопроизводства с жесткими сроками и ответственными исполнителями.

Проверка состояния делопроизводства (Аудит)

До начала формирования дел к сдаче необходимо проверить выполнение порядка обращения со служебными документами. Согласно Инструкции по делопроизводству, необходимо:

• Проверить наличие и правильность ведения журналов учета (входящих, исходящих, внутренних, секретных документов, бланков строгой отчетности).
• Убедится в своевременной сдаче исполненных документов в делопроизводство от всех структурных подразделений (роты, отделы, службы).
• Выявить «висячие» дела — начатые, но не закрытые, или не сданные в архив части за прошлые годы.
• Проверить соответствие номенклатуры дел утвержденному перечню.

Важно: Командир части вправе ходатайствовать перед вышестоящим командованием о привлечении к ответственности лиц, допустивших нарушения порядка обращения со служебными документами.

Инвентаризация документов по срокам хранения

Все документы делятся на три категории:

Ключевые комплекты документов, подлежащие обязательной архивации:

• Уставные и приказазовые документы: приказы командира части (Форма № 3), приказы председателя военного суда (Форма № 8), боевые приказы, директивы.
• Кадровые документы: личные дела военнослужащих, служебные списки, ведомости уволенных/переведенных, дела по присвоению званий, награждению.
• Документы воинского учета: расписки в приеме от граждан документов воинского учета, дела по бронированию.
• Исторические документы: Исторический формуляр (журнал, справка) воинской части, Карточка учета Боевого знамени.
• Финансово-хозяйственные: отчеты, акты приемки-передачи имущества, инвентаризационные акты.
• Документы по секретности: журналы учета секретных документов, акты их уничтожения/передачи.

Оформление архивных дел (Техническая подготовка)

Сдача в архив требует строгого соблюдения правил оформления (ГОСТ Р 7.0.97-2016, Инструкция Минобороны):

Сборка и прошивание дел

• Документы в деле хронологически (ранние — в начале).
• Прошивка нитью № 10 или № 20 (белой) через 4 отверстия.
• Наложение обертки из плотной бумаги формата А4.

Заполнение реквизитов обертки

Обязательные реквизиты:

• Полное наименование воинской части (или условное наименование/воинский номер).
• Годы начала и окончания дела.
• Индекс дела (по номенклатуре).
• Наименование дела.
• Количество листов (пронумерованных).
• Срок хранения.
• Подпись ответственного за делопроизводство и командира части.

Составление описей

К каждому фонду (или комплекту дел) составляется Опись дел (Форма по Приказу Минобороны / Росархива). В опись вносятся: № дела п/п, шифр дела, заглавие, даты, кол-во листов, срок хранения, примечания.

Особенности работы с особыми категориями документов

Секретная и для служебного пользования (ДСП) документация

Это наиболее ответственный участок. Порядок действий:

1. Полная инвентаризация по журналам учета.
2. Сверка с вышестоящим органом управления (штабом) по перечням подлежащих передаче/уничтожения.
3. Уничтожение документов, срок хранения которых истек, — только актами комиссии с участием уполномоченного по секретности.
4. Передача действующих секретных документов правопреемнику (если часть реорганизуется) или в центральный архив МО / соответствующий военный архив — под роспись в журнале передачи (Форма № 14 и др.).
5. Сдача бланков секретности, печатей, штампов для секретных документов.

Личные дела военнослужащих

Процедура передачи строго регламентирована приказами Минобороны.

• Личные дела уволенных в запас/отставку военнослужащих сдаются в архив части для последующей передачи в региональные архивы (по месту жительства) или в Центральный архив МО.
• Личные дела переведенных военнослужащих направляются в новые места службы под роспись (ценными почтовыми отправлениями или курьером).
• Сроки передачи могут варьироваться в зависимости от обстановки (в т.ч. боевой), однако документальное оформление (акт передачи, опись в 2-х экземплярах) обязательно всегда.

Исторический формуляр и Боевое знамя

• Исторический формуляр (журнал) — главный документ, фиксирующий историю части. Подлежит обязательной сдаче в архив (постоянное хранение). Перед сдачей необходимо довести записи до дня ликвидации (приказ о ликвидации, состав ликвидационной комиссии, итоговые данные).
• Карточка учета Боевого знамени, оформляется актуализированной, сдается в архив вместе с историческим формуляром. Само Боевое знамя передается по отдельной процедуре (обычно в музей ВС РФ или военный архив).

Уничтожение документов неархивного хранения

Документы, срок хранения которых истек и которые не подлежат архивации, подлежат уничтожению.

Порядок:

1. Составление Акта отбора к уничтожению (комиссия: начальник секретаря, кадровик, финансовик, уполномоченный по секретности).
2. Согласование акта с командиром части.
3. Уничтожение механическим способом (измельчение) или сожжением (для ДСП/секретных).
4. Составление Акта об уничтожении с указанием номенклатурных номеров дел, заглавий, сроков, даты уничтожения, подписей всех членов комиссии.
5. Один экземпляр акта хранится в архиве части (передается в госархив), второй — у командира.

Прием-передача делопроизводства и материальных ценностей

Финальный этап — оформление передачи ответственности.

Передача архива правопреемнику или в госархив

• Если часть ликвидируется без правопреемника — документы сдаются в федеральный государственный архив (например, ЦАМО, ПАМО или региональный архив) на основании Акта приема-передачи архивных документов.
• Если есть правопреемник (реорганизация) — оформляется Акт приема-передачи дел, журналов учета, печатей, штампов, бланков между уволенным и вновь назначенным ответственным за делопроизводство.

Сдача печатей, штампов и бланков

Согласно Приложению № 3 к Инструкции по делопроизводству (Перечень основных книг, журналов учета, печатей, штампов, бланков…), подлежат сдаче/уничтожению:

• Печать воинской части (основная, для банка, для секретных документов).
• Штампы структурных подразделений.
• Бланки строгой отчетности (командировочные удостоверения, предписания, отпускные билеты, справки — см. Приложение № 2, Журнал учета бланков).
• Бланки приказов (Форма № 3, Форма № 8 и др;).

Уничтожение печатей и штампов производится акту комиссии с изготовлением оттисков в акте. Бланки строгой отчетности уничтожаются или передаются в вышестоящую финансовую службу.

Работа с условными наименованиями

Если воинская часть имеет условное наименование (воинский номер), адресование исходящих документов на финальной стадии производится именно по этому условному наименованию. В актах приема-передачи и описях к архиву обязательно указывается: «Воинская часть № [Номер] (условное наименование)».

Типичные ошибки и риски

• Несвоевременная сдача исполненных дел из рот/служб в секретариат части к моменту объявления ликвидации (нарушение п. 3.3 Инструкции).
• Отсутствие нумерации листов в делах, сдаваемых в архив (причина отказа в приеме архивом).
• Утеря журналов учета секретных документов — грубое нарушение режима секретности, влечет уголовную ответственность.
• Самоуничтожение документов без акта и комиссии.
• Неполный исторический формуляр (нет записей о последних событиях, ликвидации).
• Игнорирование воинского учета: несдача отчетов в военкомат, неактуальные данные по бронированию.

Контрольный чек-лист перед подписанием акта ликвидации

1. [ ] Все структурные подразделения сдали исполненные дела в секретариат.
2. [ ] Проведена экспертиза стоиности и сроков хранения ВСЕХ дел.
3. [ ] Архивные дела (постоянные и временные) оформлены, прошиты, описи подписаны командиром.
4. [ ] Акт приема-передачи архива в госархив (или правопреемнику) подписан двухсторонне.
5. [ ] Документы неархивного хранения отобраны и уничтожены актами.
6. [ ] Секретная документация: полная сверка по журналам, акты передачи/уничтожения, сдача бланков/печатей секретности.
7. [ ] Личные дела военнослужащих: переданы в новые части / сданы в архив / выданы на руки (по актам).
8. [ ] Исторический формуляр доводен до дня ликвидации, сдан в архив.
9. [ ] Карточка учета Боевого знамени актуализирована, сдана в архив.
10. [ ] Печати, штампы, бланки строгой отчетности, бланки приказов — уничтожены/сданы по актам.
11. [ ] Журналы учета делопроизводства (входящие, исходящие, внутренние, секретные) закрыты, сданы в архив.
12. [ ] Составлен итоговый отчет о ликвидации делопроизводства командиру части.

Подготовка делопроизводства при ликвидации воинской части — это не просто бюрократическая формальность, а гарантия правовой защиты интересов государства, Министерства обороны и самих военнослужащих (ветеранов). Нарушение сроков сдачи в архив, потеря личных дел или несанкционированное уничтожение секретных документов влечет за собой серьезные служебные, административные и уголовные последствия.

Строгое следование Инструкции по делопроизводству, 125-ФЗ и приказам Минобороны, а также вовлечение в процесс квалифицированных архивистов и юристов на ранних стадиях, залог успешного и безошибочного завершения деятельности воинской части.

Примечание: Данная статья носит обобщающий информационный характер. Для выполнения конкретных процедур необходимо руководствоваться актуальными приказами Министра обороны РФ, Приказами Росархива и внутренними нормативными актами воинской части/объединения.