В соответствии с действующим законодательством организации и индивидуальные предприниматели, выступающие в роли налоговых агентов, обязаны представлять расчёт по форме 6‑НДФЛ ежеквартально. Однако если в отчётном периоде не было никаких начислений физическим лицам (зарплата, гонорары, выплаты по гражданско‑правовым договорам и т.п.), возникает вопрос: нужно ли сдавать нулевой 6‑НДФЛ или достаточно направить в ИФНС пояснительное письмо? Ниже рассмотрены правовые основания, порядок действий и приведён образец такого письма.

Правовая база

• Налоговый кодекс РФ, ст. 230 – определяет обязанность налогового агента удерживать и перечислять НДФЛ, а также представлять расчёт по форме 6‑НДФЛ.
• Приказ ФНС России от № ЕД‑7‑11/649 – утверждает форму 6‑НДФЛ и порядок её заполнения.
• Письма ФНС России:
  • от № ЗН‑19‑17/97 – подтверждает возможность не сдавать 6‑НДФЛ при отсутствии выплат физическим лицам;
  • от № БС‑4‑11/13984;
  • от № БС‑4‑11/4901;
  • от № БС‑4‑11/7928.
• Статья 15.6 КоАП РФ – устанавливает ответственность за непредставление налоговой отчётности, однако при наличии обоснованного пояснения штраф может быть не применён.

Когда можно не сдавать 6‑НДФЛ?

Отчёт по форме 6‑НДФЛ не представляеться, если в течение отчётного квартала:

1. Не было начислений дохода в пользу физических лиц (заработная плата, премии, отпускные, больничные, выплаты по ГПД, дивиденды и т.д.);
2. Не было удержаний НДФЛ (соответственно, налог к уплате равен нулю);
3. Отсутствуют какие‑либо суммы, которые подлежат отражению в разделе 1 и разделе 2 формы.

В таких ситуациях налоговый агент может:

• Сдать нулевой расчёт 6‑НДФЛ (форма будет заполнена нулями);
• Направить в ИФНС письмо о непредоставлении 6‑НДФЛ с указанием причин отсутствия начислений.

Выбор зависит от внутренней политики организации и отношения конкретной инспекции. На практике многие налоговые органы принимают оба варианта, однако письмо позволяет избежать лишней работы с заполнением формы и снижает риск технических ошибок.

Как составить письмо в налоговую?

Письмо должно быть официальным документом, содержащим следующие реквизиты:

• Наименование организации (или ФИО ИП) и её ИНН/КПП;
• Наименование и адрес ИФНС, в которую направляется письмо;
• Дата составления и регистрационный номер (при наличии внутренней нумерации);
• Тема: «Письмо о непредоставлении расчёта по форме 6‑НДФЛ за квартал … года»;
• Ссылка на нормативные акты (ст. 230 НК РФ, Приказ ФНС № ЕД‑7‑11/649, письма ФНС от № ЗН‑19‑17/97 и др.);
• Краткое описание ситуации: отсутствие начислений физическим лицам в отчётном квартале, consequently отсутствие объекта обложения НДФЛ;
• Просьба учесть представленное пояснение и не применять штрафные санкции за непредставление расчёта;
• Подпись руководителя (или главного бухгалтера) и печать организации.

Образец письма

Образец письма в налоговую инспекцию

ООО «Пример»
ИНН ###, КПП ###
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 10, офис 5
Тел.: ###
E-mail: info@primer.ru

ИФНС России по г. Москве
123456, г. Москва, ул. ###, д. 1

от «___» __________ 2026 г. № ___

Письмо о непредоставлении расчёта по форме 6‑НДФЛ за 4‑й квартал 2025 года

В соответствии со статьёй 230 Налогового кодекса РФ и Приказом ФНС России от № ЕД‑7‑11/649 организация обязана представлять расчёт по форме 6‑НДФЛ ежеквартально.

В отчётном периоде с по у организации отсутствовали начисления дохода в пользу физических лиц (заработная плата, премии, выплаты по гражданско‑правовым договорам и иные виды доходов, подлежащие обложению НДФЛ). Соответственно, объект налогообложения НДФЛ отсутствовал, суммы исчисленного и удержанного налога равны нулю.

На основании писем ФНС России:
- от № ЗН‑19‑17/97,
- от № БС‑4‑11/13984,
- от № БС‑4‑11/4901,
- от № БС‑4‑11/7928,
которые подтверждают возможность не сдавать расчёт 6‑НДФЛ при отсутствии выплат физическим лицам, просим учесть данное обстоятельство и не применять к организации штрафные санкции за непредставление расчёта по форме 6‑НДФЛ за указанный период.

Приложение: копия внутреннего акта о отсутствии начислений за 4‑й квартал 2025 года (при наличии).
Главный бухгалтер _____________ /Иванова И.И./
М.П.

Что делать после отправки письма?

1. Сохранить копию отправленного письма и подтверждение о его получении (например, опись вложений при отправке заказным письмом или скриншот подтверждения при отправке через электронный документооборот).
2. В случае получения требования от ИФНС о представлении расчёта, направить ответ с приложением копии письма и ссылкой на соответствующие разъяснения ФНС.
3. При отсутствии реакции со стороны инспекции в течение месяца рекомендуется уточнить статус обращения (по телефону или через личный кабинет налогоплательщика).

Возможные риски и как их минимизировать

• Блокировка расчётного счёта. Налоговая может приостановить операции по счёту при отсутствии отчёта 6‑НДФЛ. Чтобы избежать этого, достаточно своевременно направить пояснительное письмо, подтверждающее отсутствие начислений.
• Штрафы по ст. 15.6 КоАП РФ. При наличии обоснованного пояснения штраф обычно не применяется, однако важно иметь документальное подтверждение (письмо, внутренний акт, выписки из бухгалтерии).
• Непонимание со стороны инспекции. Некоторые инспекции могут настаивать на сдаче нулевого расчёта. В этом случае рекомендуется подготовить оба варианта: нулевой расчёт и письмо‑пояснение, и предоставить тот, который будет принят.

При отсутствии начислений физическим лицам в отчётном квартале организация имеет законное право не сдавать расчёт по форме 6‑НДФЛ, направив в налоговую инспекцию официальное письмо с указанием причин и ссылками на нормативные акты и разъяснения ФНС. Такой подход позволяет избежать лишней работы с заполнением формы, снизить риск технических ошибок и минимизировать вероятность применения штрафных санкций. Главное – правильно оформить письмо, сохранить подтверждение его отправки и быть готовым предоставить дополнительные документы по требованию инспекции.

---

Статья актуальна на дату . Информация основана на действующем законодательстве и официальных разъяснениях ФНС России.