С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что для всех вновь поступающих на работу сотрудников ведение трудовой истории ведется исключительно в электронном виде. Бумажные трудовые книжки больше не выдаются при первом трудоустройстве, а у действующих сотрудников они сохраняются до смены работодателя или по желанию работника.

Один из самых удобных способов управления ЭТК — использование системы СБИС (СБИС.Электронный документооборот, СБИС.Кадры). Ниже приведена пошаговая инструкция для работников и кадровых специалистов.

Теоретическая база: что нужно знать перед подачей

Кто и когда подает заявление?

• Новые сотрудники: при трудоустройстве работник пишет заявление о выборе формы трудовой книжки (электронной). По умолчанию с 2026 года подразумевается именно электронный формат.
• Текущие сотрудники (с бумажной ТК): могут в любой момент написать заявление о переходе на ЭТК. Работодатель обязан выполнить волю работника в течение 3 рабочих дней.

Ключевые документы

• ФЗ-439 «О трудовой книжке» (ст. 3, 4, 19).
• Постановление Правительства РФ № 1483 (порядок ведения ЭТК).
• Приказ Минтруда РФ от № 711н (утвержденные формы заявлений).

Важно: С 2026 года заявление на оформление бумажной ТК пишут только те, кто хочет оставить бумажный носитель (право имеют те, у кого ТК уже заведена до 2020 года). Все остальные автоматически переводятся на ЭТК.

Подготовка к работе в СБИС

Для работодателя (кадровика/бухгалтера)

1. Наличие действующей КЭП (квалифицированной электронной подписи) у уполномоченного лица (генерального директора или доверенного лица).
2. Подключенный модуль «СБИС.Кадры» или «СБИС.ЭДО» с доступом к разделу «Персонал».
3. Настроенный обмен данными с СФР (Социальный фонд России) (ранее ПФР) через оператора ЭДО (СБИС является оператором).
4. Актуальные данные организации (ОГРН, ИНН, КПП, адрес) в карточке контрагента в СБИС.

Для работника

• Наличие СНИЛС (страхового номера индивидуального лицевого счета).
• Доступ к личному кабинету на Госуслугах (для самостоятельного просмотра истории и подтверждения выбора).
• Паспортные данные для заполнения заявления (ФИО, серия/номер паспорта, дата выдачи, кем выдан).

Алгоритм действий для работодателя (оформление в СБИС)

Обычно процесс инициируется кадровым отделом при приеме на работу или по заявлению действующего сотрудника.

Шаг 1: Создание карточки сотрудника (если новый)

Перейдите в раздел «Персонал» → «Сотрудники» → «Новый сотрудник». Заполните обязательные реквизиты:

• ФИО полностью.
• Дата рождения.
• СНИЛС (критически важно для ЭТК).
• Паспортные данные.
• Контакты (телефон, email), для уведомлений.

Шаг 2: Формирование заявления о выборе формы ТК

В карточке сотрудника откройте вкладку «Трудовая книжка» или раздел «Документы» → «Создать» → «Кадровый документ» → «Заявление о выборе формы трудовой книжки».

В форме заполните:

• Тип заявления: «О выборе электронной трудовой книжки» (или «О переходе на электронную трудовую книжку» для действующих).
• Дата заявления: дата написания сотрудником (не раньше даты приема на работу).
• Основание: заявление сотрудника № [номер] от [дата].

СБИС автоматически подставит данные сотрудника и организации. Проверьте корректность СНИЛС — ошибка в одной цифре приведет к отказу СФР при регистрации сведений.

Шаг 3: Подписание и отправка в СФР

1. Распечатайте заявление в 2 экземплярах (один сотрудник, второй в личное дело).
2. Соберите «живые» подписи: сотрудника и уполномоченного лица работодателя (с расшифровкой и печатью организации, если она используется).
3. Отсканируйте подписанный экземпляр сотрудника (или используйте ЭЦП сотрудника, если настроено ЭДО внутри компании).
4. В СБИС нажмите «Отправить в СФР» (кнопка обычно доступна в карточке документа или в журнале исходящих).
5. Подпишите пакет документов КЭП работодателя.

Система сформирует XML-пакет по формату СФР (формат СЭД-ТК) и направит его через шлюз СБИС.

Шаг 4: Контроль статуса

В разделе «Отчеты» → «Обмен с госорганами» → «СФР» отслеживайте статус:

• «Принято» / «Зарегистрировано» — успешно, ЭТК заведена/переведена.
• «Отклонено» — откройте протокол ошибки (часто: неверный СНИЛС, несовпадение ФИО с данными СФР, отсутствие СНИЛС у иностранца). Исправьте данные и отправьте повторно.

Действия работника: как подать заявление самостоятельно (через СБИС или Госуслуги)

Если работодатель не использует СБИС для кадрового делопроизводства или сотрудник хочет инициировать процесс сам:

Вариант А: Через личный кабинет СБИС (если компания дала доступ)

1. Авторизуйтесь в СБИС под своей учетной записью сотрудника.
2. Раздел «Мои документы» → «Создать» → «Заявление о выборе ЭТК».
3. Заполните форму, подпишите своей КЭП (если есть) или распечатайте для ручной подписи.
4. Направьте работодателю через внутренний документооборот («Отправить на согласование/подписание»).

Вариант Б: Через Госуслуги (самый универсальный способ)

С 2026 года это основной канал для работника:

1. Зайдите на Госуслуги (gosuslugi.ru) → раздел «Работа и карьера» → «Электронная трудовая книжка».
2. Нажмите «Выбрать форму трудовой книжки».
3. Выберите «Электронная». Система покажет текущего работодателя (по данным СФР).
4. Подтвердите выбор ЭЦП (простой/усиленная) или через СМС/пуш.
5. Уведомление автоматически уйдет работодателю в его систему учета (СБИС, 1С и др.) и в СФР.

Преимущество: не нужно приносить бумажное заявление в кадры, ошибки в СНИЛС исключены (данные тянутся из профиля ЕСИА).

Особенности 2026 года: что изменилось

Типичные ошибки при отправке через СБИС и их решение

• Ошибка: «Неверный СНИЛС» / «СНИЛС не найден в СФР».
  
  Решение: Проверьте номер по документу (зеленой карточке или уведомлению). Уточните у сотрудника через личный кабинет СФР/Госуслуг. Если СНИЛС действительно нет — оформите его назначение (СЗВ-1) перед отправкой СЗВ-ТД.
• Ошибка: «Несовпадение ФИО / Даты рождения / Паспорта с данными СФР».
  
  Решение: Сравните данные в СБИС с паспортом и данными на Госуслугах. Частая причина — смена фамилии, не отраженная в СФР. Сотрудник должен обновить данные в СФР (через МФЦ/Госуслуги/личный визит), после чего работодатель отправляет исправленные сведения (СЗВ-ТД с признаком исправления).
• Ошибка: «Работодатель не найден в реестре СФР» / «Неверный регистрационный номер страхователя».
  
  Решение: Проверьте настройки организации в СБИС (раздел «Настройки» → «Организации» → «Регистрация в фондах»). Номер регистрации в СФР должен совпадать с уведомлением фонда.
• Отсутствие КЭП или истекший срок действия.
  
  Решение: Обновите сертификат КЭП у удостоверяющего центра (УЦ) и установите новый в СБИС (плагин/КриптоПро).

Как проверить, что ЭТК оформлена успешно

1. В СБИС (работодатель): В карточке сотрудника на вкладке «Трудовая книжка» появится статус «Электронная» и номер регистрации в СФР (если присвоен).
2. На Госуслугах (работник): Раздел «Работа и карьера» → «Электронная трудовая книжка». Отобразится текущий работодатель, стаж, записи о приеме/увольнении.
3. В приложении СФР (мобильное): Аналогичный функционал для просмотра стажа и коэффициентов.
4. Выписка из ЭТК: В любой момент работник может заказать выписку на Госуслугах или попросить работодателя сгенерировать её в СБИС (Отчеты → Кадры → Выписка из ЭТК).

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Нужно ли хранить бумажное заявление сотрудника?

Да. Согласно архивным правилам, заявление о выборе формы ТК хранится в личном деле сотрудника (срок хранения — 75 лет). В СБИС его скан прикрепляется к карточке документа/сотрудника.

Можно ли вернуть бумажную ТК после перехода на ЭТК?

Нет. Переход на ЭТК необратим (ст. 19 ФЗ-439). Бумажная ТК возвращается работнику со штампом о переводе, а дальше ведеться только электронный учет. Вернуться к бумажному ведению нельзя.

Что делать, если сотрудник уволен, а данные в СФР не ушли?

Работодатель обязан отправить СЗВ-ТД с записью об увольнении в день увольнения (последний рабочий день). Если срок пропущен — отправляйте как можно скорее с признаком «Исправление» или в очередном пакете. Штрафы за просрочку СЗВ-ТД действуют.

Работает ли СБИС с ЭТК для ИП без сотрудников?

ИП без сотрудников не ведут ТК сами по себе. Если ИП нанимает первого сотрудника, он становится работодателем и обязан подключить ЭДО (СБИС или другой оператор) для сдачи отчетности в СФР, включая СЗВ-ТД.

Подача заявления на электронную трудовую книжку через СБИС — это стандартный, надежный и быстрый процесс, полностью соответствующий законодательству 2026 года. Главные условия успеха:

1. Корректные СНИЛС и паспортные данные в базе СБИС.
2. Действующая КЭП работодателя.
3. Настроенный обмен с СФР.
4. Своевременная отправка СЗВ-ТД при каждом кадровом событии (прием, перевод, увольнение).

Рекомендуем работникам использовать Госуслуги для выбора формы ТК — это снимает нагрузку с кадров и исключает ошибки ввода данных. Кадровым специалистам — регулярно сверять реестры СБИС с данными СФР (отчет «Сведения о ТД») для выявления расхождений.

Статья подготовлена на основе действующего на г. законодательства (ФЗ-439, Постановление № 1483, Приказ Минтруда № 711н). Информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций обратитесь к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву.