Отражение арендных платежей, выплачиваемых физическим лицам (наемщикам), в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1) — типичная задача для бухгалтеров и кадровых специалистов. Особенность заключается в том, что арендодатель не является сотрудником организации, поэтому используется функционал «Прочие доходы физических лиц». В этой статье подробно разберем весь цикл: от первичной настройки до сдачи отчетности (6-НДФЛ) и отражения в бухгалтерском учете.

Подготовительная настройка программы

По умолчанию функционал работы с физлицами (не сотрудниками) может быть скрыт. Необходимо его активировать:

1. Перейдите в раздел НСИ и Администрирование (или «Администрирование» в старых версиях).
2. Выберите Настройка функционала (или «Настройка программы» -> «Функционал»).
3. Раскройте группу Расчеты с персоналом -> Прочие расчеты с персоналом.
4. Установите флажок Прочие доходы физических лиц.
5. Нажмите Сохранить (или «ОК»).

Результат: В разделе Зарплата появится пункт меню Прочие доходы физлиц, а во вкладке Выплаты — справочник Виды прочих доходов физических лиц.

Создание вида дохода «Аренда квартиры»

Для корректного заполнения отчетов (6-НДФЛ) и расчета НДФЛ нужно правильно настроить вид дохода.

1. Перейдите: Зарплата -> Выплаты -> Виды прочих доходов физических лиц.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните поля:
   • Наименование: Аренда квартиры (или Аренда жилья).
   • Вид дохода (для 6-НДФЛ): Выберите код 2000, Доходы в виде вознаграждений, гонораров и иных выплат по гражданско-правовым договорам (или иной соответствующий код в зависимости от актуального Приказа ФНС). Важно: для аренды недвижимости часто используется код 2000.
   • Способ расчета НДФЛ: По общему правилу (ставка 13% для резидентов, 30% для нерезидентов).
   • Субъект НДФЛ: Организация (ваша компания выступает налоговым агентом).
   • Счет учета затрат (БУ): Укажите счет, на который списываются расходы (например, 26.01, Общехозяйственные расходы, 44.01 — Расходы на продажу или 91.02 — Прочие расходы, в зависимости от назначения аренды).
   • Счет расчетов с арендодателем (БУ): Обычно 76.08 (Расчеты с физлицами по договорам гражданско-правового характера) или 60.02.
4. На вкладке НДФЛ проверьте, что установлен флаг «Удерживать НДФЛ» и верно указан код вида дохода для справки 2-НДФЛ / 6-НДФЛ.
5. Нажмите Записать и закрыть.

Заведение физического лица (арендодателя) в базу

Поскольку арендодатель не сотрудник, его нужно завести в специальном справочнике.

1. Перейдите: Зарплата -> Прочие доходы физлиц -> Физические лица.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните карточку:
   • Фамилия, Имя, Отчество (полностью, как в паспорте).
   • ИНН (обязательно для 6-НДФЛ).
   • СНИЛС (желательно).
   • Дата рождения, Пол.
   • Гражданство (для определения ставки НДФЛ: резидент/нерезидент).
   • Адрес регистрации.
   • Банковские реквизиты (для выплаты через платежное поручение).
4. На вкладке Налоговый учет укажите коды КБК (если отличаются от стандартных) и настройте применение вычетов (обычно по аренде вычеты не предоставляются, если это не доход сотрудника).
5. Сохраните;

Оформление договора аренды (внутренний документ 1С)

Хотя бумажный договор подписывается на бумаге, в 1С его нужно завести для привязки начислений.

1. Раздел Зарплата -> Прочие доходы физлиц -> Договоры с физическими лицами.
2. Создать.
3. Заполните:
   • Физическое лицо: выберите созданного ранее арендодателя.
   • Номер и Дата договора (по бумажному оригиналу).
   • Вид договора: Аренда имущества (ГПХ).
   • Предмет договора: Аренда квартиры, адрес объекта.
   • Сумма и порядок расчетов (ежемесячно, квартально и т.д.).
   • Настройте Параметры учета НДФЛ и Бухгалтерский учет (счета Дт/Кт), если они отличаются от настроек вида дохода.
4. Проведите документ.

Документ «Начисление прочих доходов» — основной операционный шаг

Именно этот документ фиксирует факт возникновения дохода у физлица и обязанности налогового агента удержать НДФЛ.

1. Перейдите: Зарплата -> Прочие доходы физлиц -> Начисление прочих доходов.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните шапку:
   • Организация.
   • Дата — дата возникновения права на доход (обычно последнее число месяца, за который платится аренда, или дата платежа по договору).
   • Период — за какой месяц начисление (важно для 6-НДФЛ).
4. В табличной части нажмите Добавить:
   • Физическое лицо: выберите арендодателя.
   • Договор: выберите договор аренды (подтянет вид дохода и счета).
   • Вид дохода: Аренда квартиры (заполнится автоматически из договора).
   • Сумма начисления: введите сумму арендной платы БЕЗ НДФЛ (валовую сумму по договору).
   • Программа автоматически рассчитает НДФЛ к удержанию (13% или 30%).
   • Сумма к выплате: Сумма начисления минус НДФЛ (нетто).
5. На вкладке Бухгалтерский учет проверьте проводки:
   • Дт 26/44/91, Кт 76.08 (начисление расходов и задолженности перед арендодателем).
   • Дт 76.08 — Кт 68.01 (расчет НДФЛ).
6. Проведите документ.

Удержание и уплата НДФЛ

Согласно НК РФ, налоговый агент обязан удержать НДФЛ при фактической выплате дохода.

Вариант А: Автоматическое удержание при выплате (рекомендуемый)

1. Создайте документ Выплата прочих доходов (раздел Зарплата -> Прочие доходы физлиц -> Выплата прочих доходов).
2. Укажите организацию, дату выплаты (день перевода в банк), кассу/банковский счет.
3. Нажмите Заполнить по задолженности — программа подтянет непогашенную задолженность по документу «Начисление прочих доходов».
4. Проверьте: Сумма к выплате = Начислено ⸺ НДФЛ.
5. Проведите. При проведении создастся документ Операция по НДФЛ (Дт 76.08 — Кт 68.01) с видом операции «Удержание НДФЛ».

Вариант Б: Ручная фиксация удержания (если выплата была до начисления в программе)

Используйте документ Операция по НДФЛ (раздел Зарплата -> Прочие доходы физлиц -> Операции по НДФЛ). Вид операции: Удержание НДФЛ. Укажите физлицо, сумму начисления, сумму удержанного налога, дату получения дохода (дату выплаты).

Оплата арендодателю (Банковское поручение)

После проведения «Выплаты прочих доходов» задолженность перед физлицом (Кт 76.08) погашается. Остается перевести деньги через банк.

1. Раздел Банк и касса -> Платежные поручения (исходящие).
2. Создайте поручение на сумму Суммы к выплате (нетто).
3. Получатель: ваш арендодатель (реквизиты подтянутся из карточки физлица).
4. Назначение платежа: «Оплата аренды квартиры по договору №… от… за период… НДФЛ удержан».
5. Счет оплаты: 76.08 (Расчеты с физлицами по ГПХ).

Закрытие периода (Регламентные операции)

В конце месяца (или квартала) выполните регламентную операцию Расчет НДФЛ (раздел Зарплата -> Расчеты с бюджетом -> Регламентные операции). Она сверит начисленные и удержанные суммы, сформирует проводки Дт 68.01 — Кт 51 (перечисление НДФЛ в бюджет) при создании платежки на уплату налога.

Отчетность: 6-НДФЛ

Данные по аренде автоматически попадают в расчет 6-НДФЛ при заполнении отчета через раздел Отчеты -> Регламентированные отчеты -> 6-НДФЛ.

• Раздел 1: Суммы начисленного дохода (код вида дохода 2000), удержанного и перечисленного налога.
• Раздел 2: Строка по каждому физлицу с указанием ИНН, кода вида дохода, суммы дохода, суммы удержанного/перечисленного налога, даты получения дохода (даты выплаты).

Проверьте перед сдачей: совпадают ли суммы в 6-НДФЛ с проводками Дт 76.08 — Кт 68.01 и датами выплат в документах «Выплата прочих доходов».

Частые ошибки и нюансы

• Неверный код вида дохода в 6-НДФЛ. Использование кодов заработной платы (1000, 1100 и т.д.) вместо кодов ГПХ (2000, 2300 и т.д.), грубая ошибка, влекущая штрафы.
• Путаница с датами. Дата начисления в документе «Начисление прочих доходов» должна соответствовать дате фактической выплаты (перевода денег), иначе расхождение в 6-НДФЛ (дата получения дохода != дата удержания).
• Нерезиденты. Если арендодатель — нерезидент РФ (находится в РФ менее 183 дней за 12 месяцев), ставка НДФЛ = 30%. В карточке физлица на вкладке «Налоговый учет» нужно проставить статус «Нерезидент» на период выплаты. Программа пересчитает налог автоматически.
• УПД/Акт приема-передачи. Для подтверждения расходов в налоге на прибыль (если на ОСНО) и ВАТ (если арендодатель на общем режиме и выставил счет-фактуру) необходим подписанный Акт приема-передачи (КС-2/3 или свободной формы) и УПД от физлица (если он на НПД или самозанятый — особый порядок, см. ниже);
• Самозанятые (НПД) и ИП на НПД. Если арендодатель — самозанятый (НПД) или ИП на НПД: НДФЛ не удерживается (платит сам налогоплательщик НПД). В 1С ЗУП для такого физлица нужно создать вид дохода со способом расчета НДФЛ «Не облагается» или не создавать начисление в ЗУП вообще, а учитывать только в БУ (1С:Бухгалтерия) по счету 60/76, прикрепляя чек из приложения «Мой налог». Внимание: с 2024 года для ИП на НПД с доходами от аренды недвижимости есть ограничения, проверяйте актуальность закона.
• Международные договоры. Если арендодатель, нерезидент из страны с ДСС (Договором об избежании двойного налогообложения), возможно применение нулевой ставки НДФЛ при предоставлении нотариально заверенного свидетельства о налоговом резидентстве (Form RES). В ЗУП это настраивается через «Льготы по НДФЛ» в карточке физлица.

Краткая шпаргалка по проводкам (БУ)

Отражение аренды квартиры у физического лица в 1С:ЗУП 3.1 строится на цепочке: Настройка функционала -> Вид дохода -> Физлицо -> Договор -> Начисление прочих доходов -> Выплата прочих доходов -> Платежка -> 6-НДФЛ. Главное — соблюдать единство дат начисления/выплаты для корректного расчета НДФЛ и заполнения 6-НДФЛ, а также правильно определять налоговый статус арендодателя (резидент/нерезидент/самозанятый), от чего зависит ставка налога и необходимость удержания.

Регулярно сверяйте сальдо по счету 76.08 в разрезе физлиц (Оборотно-сальдовая ведомость) — там не должно висеть непогашенных долгов за прошлые периоды, если выплаты производились вовремя.