Отпускное удостоверение сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации – это официальный документ, подтверждающий факт проезда к месту проведения отпуска и обратно. Он необходим для:

• подтверждения времени, затраченного на дорогу, при расчёте компенсации за проезд;
• корректного учёта отпускных дней в кадровой службе;
• выполнения требований внутреннего финансового контроля МВД.

Нормативная база

• Приказ МВД России от 17 февраля 2020 г. № 79 «Об утверждении Перечня документов, подтверждающих время, затраченное сотрудником органов внутренних дел Российской Федерации на проезд к месту проведения отпуска и обратно, а также Порядка представления таких документов».
• Инструкция о порядке применения Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации (приложение 13).
• Внутренние регламенты подразделений МВД, уточняющие порядок заполнения и хранения удостоверений.

Структура бланка отпускного удостоверения

Бланк состоит из двух сторон (лицевая и оборотная) и содержит следующие реквизиты:

Лицевая сторона

• Наименование документа – «Отпускное удостоверение сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации».
• Поле для указания звания, фамилии, имени, отчества сотрудника.
• Дата выдачи удостоверения;
• Сведения о подразделении (название, код).
• Печать подразделения и подпись уполномоченного лица (инспектор отдела кадров).

Оборотная сторона

• Таблица для отметок о проезде: пункт отправления, пункт назначения, дата выезда, дата возврата, вид транспорта, номер проездного документа (билет, электронный билет и т.п.).
• Раздел для финансово‑штампового отдела: отметки о принятии к учету, сумма компенсации, дата выплаты.
• Подпись сотрудника, подтверждающая достоверность указанных сведений.

Как оформить отпускное удостоверение в Microsoft Word

1. Получите шаблон. На официальных сайтах МВД или в системах типа «КонсультантПлюс» доступен бесплатный шаблон в формате .doc или .docx. Скачайте файл и сохраните его в удобную папку.
2. Откройте документ в Word. При открытии убедитесь, что включен режим разметки страниц (Вид → Режим разметки страниц), чтобы поля соответствовали печатному формату.
3. Заполните поля. Замените placeholder‑текст (например, [Фамилия Имя Отчество], [Звание], [Наименование подразделения]) на реальные данные сотрудника. Не вводите личную информацию, не относящуюся к службе (например, домашний адрес, личный телефон).
4. Проверьте корректность. Убедитесь, что даты проезда соответствуют заявленному отпуску, а все обязательные поля заполнены.
5. Сохраните и распечатайте. Сохраните готовый документ в формате .docx (для дальнейшего редактирования) и экспортируйте в .pdf для передачи в бухгалтерию. Распечатайте на листе формата А4, подпишите и поставьте печать подразделения.
6. Архивирование. Храните электронную и бумажную копии в личном деле сотрудника согласно внутренним нормативам МВД.

Обезличенный пример заполнения (для иллюстрации)

Ниже представлен пример, в котором все персональные данные заменены на обозначения типа [ФИО], [Звание] и т.п. Это поможет понять, какие поля необходимо заполнять.

Отпускное удостоверение сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации

Звание: [Звание]
Фамилия Имя Отчество: [Фамилия Имя Отчество]
Подразделение: [Наименование подразделения, код]
Дата выдачи: __.__.20__ г.

Отметки о проезде (оборотная сторона)
Пункт отправления: [Город/станция]
Пункт назначения: [Город/станция]
Дата выезда: __.__.20__ г.
Дата возврата: __.__.20__ г.
Вид транспорта: [поезд/самолет/автобус и т.п.]
Номер проездного документа: [номер билета/электронного билета]

Подпись сотрудника: _____________________
Подпись инспектора отдела кадров: _____________________
Печать подразделения: [оттиск печати]

Полезные рекомендации

• Используйте только официально утверждённый шаблон – это гарантирует соответствие требованиям МВД.
• При заполнении таблицы проезда указывайте точные номера билетов и даты; это упрощает проверку в финансовом отделе.
• Если сотрудник использует несколько видов транспорта (например, поезд + автобус), заполняйте отдельные строки для каждого участка пути.
• Сохраняйте копии всех проездных документов (билеты, электронные чеки) вместе с отпускным удостоверением – они могут потребоваться при аудите.
• При возникновении вопросов обращайтесь к инспектору отдела кадров вашего подразделения или к методическим материалам, размещённых во внутреннем портале МВД.

Соблюдая представленный порядок оформления, вы обеспечите корректный учёт времени проезда и своевременную выплату компенсации за отпуск, а также избежите возможных замечаний при внутренней проверке.