Отпуск без сохранения заработной платы (далее — отпуск за свой счет) — это период освобождения работника от выполнения трудовых обязанностей по его письменному заявлению без выплаты заработной платы с сохранением места работы (работы) и должности. В 2026 году порядок его оформления регулируется статьей 128 ТК РФ, а также судебной практикой и разъяснениями Минтруда России.

В данной статье подробно разберем, кто имеет право на такой отпуск, как правильно составить соглашение сторон, приведем актуальный образец документа с замаскированными персональными данными и укажем на частые ошибки кадровых специалистов.

Правовые основания и категории работников

Согласно ч. 1 ст. 128 ТК РФ, работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет следующим категориям работников (перечень исчерпывающий):

• Ветераны Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в год;
• Работающие пенсионеры по возрасту — до 14 календарных дней в год;
• Инвалиды — до 60 календарных дней в год;
• Лица, участвовавшие в испытаниях ядерного оружия, ликвидации последствий аварий на ЧАЭС и др. — до 14 календарных дней в год;
• Родители (супруги) военнослужащих, погибших (умерших) от ранения/болезни — до 14 календарных дней в год;
• Работники, вступившие в брак, родившие ребенка, похоронившие близких родственников — до 5 календарных дней (если иное не установлено коллективным договором).

Для всех остальных работников предоставление отпуска за свой счет возможно только по соглашению сторон (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Работодатель имеет право отказать, если это не предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом.

Важно: Как указано в Постановлении Минтруда России от № 40, вынужденные отпуска без сохранения заработной платы по инициативе работодателя законодательством о труде не предусмотрены. Инициировать такой отпуск может только работник.

Порядок оформления: от заявления до приказа

Процедура оформления стандартна и включает три этапа:

1. Заявление работника. Пишется от руки или на компьютере, адресовано руководителю. Должно содержать: дату начала отпуска, его продолжительность в календарных днях и основание (по ст. 128 ТК РФ или «по семейным обстоятельствам / по соглашению сторон»).
2. Соглашение сторон (Договоренность). Оформляется, если отпуск предоставляется по соглашению сторон (не по обязательным основаниям). Фиксирует волю работодателя предоставить отпуск. Часто совмещается с заявлением (резолюция руководителя) или оформляется отдельным документом.
3. Приказ (распоряжение) работодателя. Основной кадровый документ. Издается на основании заявления и соглашения. Форма: единая форма Т-6 (утв. Госстатом РФ от № 1) или собственная форма, утвержденная ЛНА.

Структура соглашения на отпуск без сохранения заработной платы

Хотя закон не устанавливает строгой формы соглашения, для правовой безопасности рекомендуется включить в него следующие реквизиты:

• Наименование документа («Соглашение о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы»);
• Место и дата составления;
• Сведения о сторонах (работодатель и работник) с реквизитами документов, удостоверяющих личность/полномочия;
• Основание (ссылка на ч. 2 ст. 128 ТК РФ, коллективный договор или ЛНА);
• Срок отпуска (дата начала и окончания, количество календарных дней);
• Условие о сохранении места работы (работы) и должности;
• Порядок исчисления стажа (для пенсии — включается, для ежегодного оплачиваемого отпуска — не включается, если превышает 14 дней в году);
• Подписи сторон с расшифровкой.

Образец соглашения (с замаскированными данными)

Ниже приведен типовой образец. Все персональные данные (ФИО, номера паспортов, адреса, телефоны, ИНН, СНИЛС) заменены на маски в соответствии с требованиями к защите персональных данных (152-ФЗ).

Важные нюансы, которые нужно учесть в 2026 году

Ограничение продолжительности

Закон не устанавливает максимальный срок отпуска по соглашению сторон (в отличие от обязательных оснований). Однако судебная практика рекомендует не устанавливать чрезмерно длительные сроки (например, более года), так как это может расцениваться как уход в неоплачиваемый отпуск с риском утраты квалификации или нарушения режима труда и отдыха. Оптимально фиксировать конкретные даты начала и окончания.

Влияние на ежегодный оплачиваемый отпуск

• Если отпуск за свой счет не превышает 14 календарных дней в рабочем году — он полностью включается в стаж для расчета ежегодного оплачиваемого отпуска.
• Если превышает 14 дней — только первые 14 дней включаются в стаж, остальные дни «сгорают» для целей расчета оплачиваемого отпуска (ч. 2 ст. 121 ТК РФ). Рабочий год при этом не сдвигается.

Налогообложение и взносы

Поскольку заработная плата не выплачивается, НДФЛ не удерживается, страховые взносы в Социальный фонд РФ (СФР) не начисляются. Период отпуска за свой счет (в пределах установленных законом лимитов) засчитывается в страховой стаж для пенсии.

Отпуск за свой счет и больничный лист

Если работник заболел в период отпуска за свой счет:

• Отпуск не продлевается и не переносится (в отличие от ежегодного оплачиваемого).
• Больничный лист оплачивается по общим правилам, если болезнь наступила в период действия трудового договора (отпуск за свой счет не разрывает трудовые отношения).

Увольнение в период отпуска за свой счет

Работодатель не имеет права уволить работника по инициативе предприятия в период отпуска за свой счет (ст. 81 ТК РФ не содержит такого основания, а ст. 84.1 ТК РФ защищает работника в отпуске). Исключение — ликвидация организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) или прекращение деятельности ИП.

Частые ошибки при оформлении

1. Отсутствие соглашения сторон при необязательном основании. Если работник не входит в список ч. 1 ст. 128 ТК РФ, приказ без подписанного соглашения (или резолюции на заявлении) может быть признан незаконным при проверке ГИТ или в суде.
2. Указание неверного основания в приказе. Писать «по семейным обстоятельствам» для работника, не имеющего права на обязательный отпуск, — ошибка. Правильно: «по соглашению сторон в соответствии с ч. 2 ст. 128 ТК РФ».
3. Несвоевременное оформление приказа. Приказ должен быть издан до начала отпуска. Назад датировать приказ нельзя.
4. Игнорирование лимита 14 дней при расчете стажа. Ошибка в 1С или ручном расчете приводит к переплатам за будущий оплачиваемый отпуск.
5. Попытка отправить в отпуск за свой счет по инициативе работодателя. Это прямое нарушение ст. 128 ТК РФ и Постановления Минтруда № 40. Допускается только по заявлению работника.

Грамотное оформление отпуска без сохранения заработной платы — это баланс между интересами работника (решение личных вопросов) и рисками работодателя (нарушение трудового законодательства, штрафы). Ключевые правила:

• Всегда требуйте письменное заявление от работника.
• Для категорий, не указанных в ч. 1 ст. 128 ТК РФ, обязательно оформляйте соглашение сторон (образец выше).
• Четко фиксируйте даты начала и окончания.
• Учитывайте правило 14 дней при расчете стажа для ежегодного отпуска.
• Маскируйте персональные данные в внешних образцах и обучающих материалах.

Использование предложенного образца соглашения с учетом актуальных изменений трудового законодательства на 2026 год позволит минимизировать правовые риски и обеспечить прозрачность кадровых процессов.