Отпуск без сохранения заработной платы (часто называемый «административным отпуском» или «отпуском за свой счет») — это право работника на временное освобождение от работы по личным причинам. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, за этот период заработная плата не выплачивается, но трудовые отношения сохраняются. В статье подробно разберем правовые основания, порядок оформления, максимальные сроки и предоставим актуальные образцы документов на 2026 год.

Правовая основа: что говорит ТК РФ

Основным нормативным актом, регулирующим предоставление такого отпуска, является статья 128 Трудового кодекса РФ. Она делит категории работников на две группы:

• Категории, которым работодатель обязан предоставить отпуск (не имеет права отказать):

1. Участники Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в год.
2. Рабочие пенсионеры по возрасту — до 14 календарных дней в год.
3. Родители (супруги) военнослужащих, погибших или умерших от ран/болезней — до 14 календарных дней в год.
4. Инвалиды — до 60 календарных дней в год.
5. Работники, вступившие в брак, родившие ребенок, похоронившие близких родственников — до 5 календарных дней (для данных оснований отпуск предоставляется один раз в соответствующем году события).

• Остальные работники — отпуск предоставляется по соглашению сторон. Работодатель имеет право отказать, если не считает причину уважительной или если отсутствие сотрудника критично для производства.

Максимальная продолжительность

Для категорий, перечисленных в ч. 1 ст. 128 ТК РФ, установлены жесткие верхние пределы (см. выше). Превысить их работодатель не может даже по желанию работника.

Для всех остальных работников (по соглашению сторон) Трудовой кодекс не устанавливает максимального срока. Продолжительность определяется договоренностью между сотрудником и руководителем. На практике чаще всего оформляют от нескольких дней до нескольких месяцев. Важно помнить: если отпуск превышает 14 календарных дней, период свыше 14 дней не засчитывается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ).

Порядок оформления: пошаговая инструкция

Процедура стандартна и состоит из трех этапов:

Шаг 1. Написание заявления работником

Заявление пишется от имени работника к руководителю организации. Единой утвержденной формы нет, используется свободная форма или внутренний бланк компании. Обязательные реквизиты:

• Кому (ФИО руководителя, название организации).
• От кого (должность, ФИО работника, структурное подразделение).
• Название документа: «Заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы».
• Основание (по ст. 128 ТК РФ — для обязательных категорий; «по личным причинам» / «по соглашению сторон» — для остальных).
• Срок: конкретные даты «с» и «по» или количество календарных дней.
• Дата и подпись.

Шаг 2. Издание приказа (распоряжения) работодателя

На основании заявления руководитель подписывает приказ. Чаще всего используется единая форма Т-6 («Приказ о предоставлении отпуска») или форма Т-6а (для нескольких лиц). В приказе указывается: «Тип отпуска — без сохранения заработной платы (административный)».

Шаг 3. Ознакомление работника и учет

• Работник ознакомляется с приказом под роспись.
• В табеле учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) ставится код «ОД» (код 37) — «Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный за счет работодателя…» (в данном случае, по желанию работника).
• Запись в трудовую книжку НЕ делается (только в личную карточку работника — форму Т-2).

Образец заявления на 2026 год (с маскировкой персональных данных)

Ниже приведен универсальный образец. Данные в квадратных скобках необходимо заменить на реальные (ФИО, даты, должность).

Образец приказа (формы Т-6 / Т-6а)

После согласования заявления кадровый сотрудник готовит приказ. Пример заполнения формы Т-6:

Важные нюансы и риски для работника и работодателя

Стаж и социальные гарантии

• До 14 дней в год: засчитывается в общий трудовой стаж и стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
• Свыше 14 дней в год: излишек дней НЕ засчитывается в стаж для ежегодного отпуска (ст; 121 ТК РФ). Это сдвигает дату следующего оплачиваемого отпуска.
• Период отпуска за свой счет засчитывается в страховой стаж для назначения пенсии (ФЗ-400, ст. 12), так как работодатель платит страховые взносы за работника? Нет! Взносы не платятся, поэтому в пенсионный стаж этот период не включается (кроме случаев, предусмотренных законом, например, уход за ребенком до 1.5 лет — но это другой вид отпуска).

Налоги и взносы

• За период административного отпуска заработная плата не начисляется.
• Страховые взносы в Социальный фонд РФ (СФР) не удерживаются и не перечисляются (нет объекта налогообложения).
• НДФЛ не удерживается.

Больничный лист во время административного отпуска

Если работник заболел во время отпуска за свой счет — больничный лист не оплачивается (Постановление Пленума ВС РФ № 15, п. 13), так как нет обязанности выходить на работу и нет заработка, который нужно компенсировать. Исключение: если болезнь наступила до начала отпуска и продолжается в его период — оплачивается по общим правилам.

Увольнение по собственному желанию во время отпуска

Работник имеет право написать заявление об увольнении в любой момент, в т.ч. находясь в административном отпуске. Срок уведомления (2 недели) начинает течь с даты подачи заявления. Работодатель обязан уволить в указанную дату, даже если она приходится на период отпуска.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Может ли работодатель отказать в административном отпуске?

Да, если работник не входит в категории ч. 1 ст. 128 ТК РФ (пенсионеры, инвалиды, ветераны и т.д.). Для всех остальных это право работодателя, а не обязанность. Отказ должен быть мотивированным (производственная необходимость), но письменный отказ в установленной законом форме не предусмотрен — достаточно не подписать приказ.

Можно ли отозваться из административного отпуска раньше срока?

Да. Работник может написать заявление о досрочном выходе на работу. Работодатель обязан принять его на работу (если нет медицинских противопоказаний или иных препятствий). Издается приказ об отзыве из отпуска.

Нужно ли согласовывать даты с отпускным графиком?

Нет. Административный отпуск не входит в ежегодный отпуск и в график отпусков не включается. Даты согласовываются индивидуально.

Как оформить 1 день отпуска за свой счет?

Абсолютно так же. В заявлении и приказе указывается конкретная дата (например, «с 15 октября 2026 г. по 15 октября 2026 г.»). В табеле ставится код «ОД» за этот день.

Чек-лист для HR-специалиста при оформлении

1. [ ] Получено заявление от работника (с датой и подписью).
2. [ ] Проверена категория работника (обязательное предоставление или по соглашению).
3. [ ] При обязательном предоставлении, получены подтверждающие документы (свидетельства, справки).
4. [ ] Подготовлен и подписан руководителем приказ (форма Т-6 или Т-6а).
5. [ ] Работник ознакомлен с приказом под роспись (до начала отпуска).
6. [ ] Сделаны отметки в табеле учета рабочего времени (код «ОД» / 37).
7. [ ] Сделаны отметки в личной карточке работника (форма Т-2).
8. [ ] Расчет заработной платы скорректирован (дни отпуска исключены из начислений).
9. [ ] Страховые взносы за период отпуска не исчислены.

Оформление отпуска без сохранения заработной платы, процедура несложная, но требующая внимания к категориям работников и срокам. Главное правило 2026 года: для льготных категорий (ст. 128 ТК РФ) отказ недопустим, для остальных — требуется взаимное согласие. Грамотно составленное заявление и своевременный приказ защитят права обеих сторон и исключат споры с инспекцией труда.

Примечание: Данная статья носит информационный характер. При оформлении конкретных документов рекомендуется учитывать локальные нормативные акты организации (Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка) и при необходимости консультироваться с трудовой инспекцией или юристом.