В деловой практике и сфере технического регулирования отказное письмо — это официальный документ, подтверждающий, что определенная продукция не подлежит обязательной оценке соответствию (сертификации или декларированию) в соответствии с действующим законодательством РФ и ЕАЭС. Наличие этого документа часто требуется при таможенном оформлении, участии в тендерах, поставках в розничные сети или при проверках контролирующих органов.

Ниже представлена подробная инструкция по подготовке, оформлению и получению отказного письма.

Что такое отказное письмо и зачем оно нужно

Отказное письмо — это информационный документ, выдаваемый аккредитованным органом по сертификации. Он содержит обоснование того, почему на конкретную продукцию не распространяются действия технических регламентов, требующих обязательного подтверждения соответствия.

Основные случаи, когда требуется отказное письмо:

• Таможенное оформление: для подтверждения кода ТН ВЭД и отсутствия необходимости сертификата/декларации при ввозе товара.
• Торговые сети и маркетплейсы: для заведения карточки товара (Ozon, Wildberries, КСЭН и др.).
• Государственные закупки (44-ФЗ, 223-ФЗ): для подтверждения соответствия закупаемой продукции требованиям документации закупки.
• Проверки Роспотребнадзора и иных контролирующих органов: как доказательство законности оборота продукции без сертификата.
• Ввоз образцов для испытаний/сертификации: для оформления временного ввоза без оплаты пошлин.

Нормативная база и правовые основания

Законом (ФЗ «О техническом регулировании» № 184-ФЗ, ТР ТС/ЕАЭС) не установлен единый обязательный бланк или форма отказного письма. Однако документ должен соответствовать требованиям к деловым документам (ГОСТ Р 7.0.97-2016) и содержать обязательные реквизиты.

Обоснованием в письме служат ссылки на:

• Технические регламенты Таможенного союза / ЕАЭС (перечни продукции, подлежащей обязательной оценке).
• Постановление Правительства РФ № 2425 (единый перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации).
• Коды ТН ВЭД ЕАЭС и Коды ОКПД 2 — для точной идентификации товара.
• Пояснительные письма ФСА, Росаккредитации, Таможенного союза.

Обязательные реквизиты отказного письма

Чтобы документ имел юридическую силу и был принят таможней или заказчиком, в нем обязательно должны быть следующие элементы:

1. Наименование документа: «Отказное письмо».
2. Дата составления и регистрационный номер (присваивается органом по сертификации).
3. Наименование органа по сертификации: полное юр. название, адрес, ОГРН, ИНН, номер аккредитации в реестре Росстандарта/Росаккредитации.
4. Сведения о заявителе: полное наименование организации или ФИО ИП, ИНН, ОГРН/ОГРНИП, юридический адрес.
5. Сведения о продукции: наименование, назначение, код ТН ВЭД ЕАЭС (10 знаков), код ОКПД 2, технические характеристики, состав (для пищевой/химической продукции).
6. Информация о производителе: если заявитель не является производителем (импортер/продавец).
7. Обоснование (мотивированный вывод): подробное описание причины, по которой продукция не попадает под действие ТР ТС/ЕАЭС или Постановления № 2425. Ссылки на конкретные пункты перечней, исключения, определения ТР.
8. Ссылки на нормативные акты: номера и названия ТР ТС, Постановлений, Письмов ведомств.
9. Подпись руководителя органа по сертификации (или уполномоченного лица) и печать организации (если предусмотрена уставом).
10. Указание на бланк: документ составляется на официальном бланке органа по сертификации.

Пакет документов для подачи заявки

Для оформления отказного письма «под ключ» в сертификационный центр необходимо предоставить:

• Заявление на оформление отказного письма (по форме органа по сертификации).
• Уставные документы: свидетельство о госрегистрации (лист записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП), Устав (для юрлиц), ИНН, ОГРН.
• Техническая документация на продукцию: ТУ, ГОСТ, СТО, техническое описание, инструкция по эксплуатации, паспорт изделия.
• Состав продукции / рецептура (обязательно для пищевых продуктов, БАДов, косметики, химии).
• Этикетка / фото упаковки / фото товара (для идентификации).
• Контракты, счета, спецификации (если письмо нужно для конкретной поставки/таможни).
• Документы на производителя (если заявитель — импортер): уставной документ завода-изготовителя, доверенность/договор дистрибуции.

Пошаговый алгоритм получения отказного письма

Шаг 1: Подготовка и анализ продукции

Соберите полную техническую информацию. Определите коды ТН ВЭД и ОКПД 2. Важно: эксперты сертификационного центра проанализируют назначение, состав и свойства товара, чтобы точно определить, подпадает ли он под действие какого-либо Технического регламента.

Шаг 2: Выбор аккредитованного органа по сертификации

Обратитесь только в организацию, включенную в Единый реестр органов по сертификации и испытательных лабораторий (Росаккредитация). Проверьте сферу аккредитации центра — она должна покрывать вашу продукцию.

Шаг 3: Подача заявки и документов

Заполните заявку (часто можно сделать онлайн на сайте центра) и передайте пакет документов (оригиналы или нотариально заверенные копии, сканы с ЭЦП).

Шаг 4: Экспертиза документации

Эксперт центра изучает предоставленные материалы, сверяет коды ТН ВЭД с перечнями ТР ТС/ЕАЭС и Постановления № 2425. При необходимости запрашивает доп. информацию.

Шаг 5: Выпуск отказного письма

При положительном решении (подтверждении того, что сертификат/декларация не нужны) формируется документ на бланке центра, подписывается директором и заверяется печатью.

Шаг 6: Получение оригинала

Оригинал выдается заявителю против росписи или отправляется почтой/курьером. Срок действия обычно не ограничен (бессрочно), но действует до изменения законодательства или характеристик продукции.

Виды отказных писем и образцы формулировок

Хотя единого образца нет, в практике выделяют несколько типовых ситуаций:

А. Отказное письмо на продукцию (для таможни/продаж)

Самый частый вариант. Содержит вывод: «На продукцию [Наименование], код ТН ВЭД [Код], код ОКПД 2 [Код] не распространяется действие Технических регламентов Таможенного союза/ЕАЭС и Постановления Правительства РФ от № 2425, обязательная оценка соответствия не требуется».

Б. Письмо-отказ поставщику / партнеру (деловой отказ)

Это не сертификационный документ, а деловая переписка. Используется для отказа от сотрудничества, участия в тендере, предложения о работе.

Принципы написания:

• Лаконичный и сдержанный деловой стиль.
• Отсутствие эмоциональных формулировок и оценочных суждений.
• Ссылка на экономические, организационные или стратегические причины.
• Сохранение деловой репутации и отношений.

Пример стандартной фразы: «Благодарим за проявленный интерес / за направленное предложение. Мы внимательно рассмотрели ваше предложение, однако в текущий момент принято решение отказать в сотрудничестве / участии по причине [причина: несоответствие ценовой политики / изменение стратегии закупок / наличие текущего поставщика]».

В. Отказ на участие в мероприятии / предложение о работе

Аналогичны деловому отказу. Важно уведомить в разумные сроки, чтобы контрагент мог скорректировать планы.

Типичные ошибки при оформлении

1. Неверный код ТН ВЭД: ошибка в коде ведет к неверному выводу о необходимости сертификации. Таможня не примет письмо с неверным кодом.
2. Отсутствие мотивированного обоснования: фраза «сертификат не нужен» без ссылок на статьи ТР ТС не имеет юридической силы.
3. Обращение в неаккредитованную организацию: письмо от «фирмы-посредника» без аккредитации в Росаккредитации недействительно.
4. Использование устаревших перечней: ссылки на отмененные ТР ТС или старые версии Постановления № 2425.
5. Путаница с Письмом-информацией: для некоторых товаров (например, вторая рука, некоммерческий ввоз) может потребоваться не отказное письмо, а Письмо-информация (Explanatory Letter) для таможни.

Сроки и стоимость

• Сроки: стандартные — 1–3 рабочих дня после подачи полного пакета документов. Срочно — за 1 день (в некоторых центрах).
• Стоимость: формируется индивидуально. Зависит от сложности продукции, количества кодов ТН ВЭД, срочности. Обычно диапазон: от 3 000 до 15 000 руб. за одно письмо на одну позицию товара.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли написать отказное письмо самостоятельно?

Юридически — вы можете составить любое письмо. Но юридической силы для таможни, банков, госзаказчиков и Розпотребнадзора имеет только документ, выпущенный аккредитованным органом по сертификации на своем бланке с регистрационным номером. Самостоятельно написанное письмо не будет принято.

Каков срок действия отказного письма?

Бессрочный. Действует до момента изменения технического регламента, перечней продукции или изменения характеристик самой продукции (состава, назначения).

Нужно ли отказное письмо на каждую поставку?

Нет, одно письмо на одну номенклатурную позицию (группу однородных товаров) действует на неограниченное количество поставок, пока не меняются условия.

Что делать, если таможня не принимает отказное письмо?

Проверить: верен ли код ТН ВЭД в письме и в ДТ; актуальна ли версия ТР ТС; является ли орган по сертификации аккредитованным на текущую дату. При необходимости заказать уточненное письмо или получить декларацию/сертификат, если экспертиза покажет ошибку в кодировке.

Отличается ли отказное письмо для маркетплейсов (Ozon, WB) от таможенного?

Суть одна — подтверждение отсутствия обязательной сертификации. Но маркетплейсы часто требуют, чтобы в письме был указан конкретный код ОКПД 2 и наименование товара, идентичное карточке товара. Лучше заказать письмо сразу с учетом требований конкретной площадки.

Чек-лист перед обращением в сертификационный центр

• [ ] Точно определено наименование товара (как в документах производителя).
• [ ] Подобраны коды ТН ВЭД ЕАЭС (10 знаков) и ОКПД 2.
• [ ] Есть техническая документация (ТУ/ГОСТ/СТО), инструкция, паспорт.
• [ ] Для пищи/химии/косметики — полный состав (рецептура) с процентами.
• [ ] Есть фото товара, упаковки, этикетки (на русском языке).
• [ ] Подготовлены уставные документы компании-заявителя.
• [ ] Выбран аккредитованный ОС (проверен по реестру Росаккредитации).

Резюме: Отказное письмо — это экспертное заключение аккредитованного органа. Ключ к успеху, грамотная классификация товара (коды ТН ВЭД/ОКПД 2) и полный пакет технических документов. Обращение к профессионалам в аккредитованном центре сэкономит время и исключит риски отказа таможни или контрагентов в принятии документа.