Отдел архивной службы является структурным подразделением Администрации Баганского района Новосибирской области, осуществляющим полномочия по управлению архивным делом на территории муниципального образования. Деятельность отдела регулируется федеральным законодательством, законами Новосибирской области и нормативными правовыми актами администрации района.

Правовая основа деятельности

Основой для работы отдела служат:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Закон Новосибирской области от № 99-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области»;
• Постановления Правительства Российской Федерации и Правительства Новосибирской области по вопросам архивного дела;
• Устав Баганского района и административные распоряжения главы администрации района;
• Типовое положение об отделе архивной службы (утвержденное администрацией района).

Основные функции и полномочия

В соответствии с нормативными актами, Отдел архивной службы решает следующие ключевые задачи:

Государственное управление в сфере архивного дела

• Организация реализации государственной политики в области архивного дела на территории района.
• Методическое руководство и контроль за деятельностью архивов, архивных отделений (комнат) организаций, расположенных на территории района (вне зависимости от форм собственности и ведомственной подчиненности, за исключением федеральных органов).
• Ведение учета архивных фондов, находящихся на территории района.

Обеспечение сохранности архивных документов

• Контроль за соблюдением сроков хранения документов, установленных едиными типовыми номенклатурами и перечнями типовых управленческих архивных документов.
• Организация экспертизы документов на предмет их исторической, научной, культурной ценности (присвоение категорий ценности и сроков хранения).
• Контроль за состоянием архивных фондов, условий их хранения, учета и использования.
• Принятие мер по предотвращению утраты, порчи, несанкционированного уничтожения и хищения архивных документов.

Работа с архивами организаций района

• Проведение проверок (плановых и внеплановых) состояния делопроизводства и архивного дела в организациях района.
• Согласование актов отбора (экспертизы) документов организаций перед их уничтожением или передачей в архив.
• Методическая помощь руководителям организаций и ответственным за архивное дело работникам: консультации, проведение семинаров, обучающих мероприятий.
• Контроль за формированием архивных фондов ликвидированных и реорганизованных юридических лиц (передача дел в государственный архив или к правопреемнику).

Обеспечение доступа к архивной информации

• Организация выдачи архивных справок, выписок и копий документов гражданам и организациям в установленном законом порядке.
• Обеспечение прав граждан на доступ к архивным документам, касающимся их прав и законных интересов (пенсионные права, стаж, награды, репрессии и т.д.).
• Взаимодействие с Государственным архивом Новосибирской области и иными архивными учреждениями по вопросам приема документов на государственное хранение и выдачи информации.

Внедрение информационных технологий

• Участие в формировании единой государственной архивной фондовой информации.
• Содействие перевода делопроизводства организаций на электронный вид с соблюдением требований к сохранности электронных документов и архивов.
• Ведение электронных баз данных (описаний, путеводителей, справочников) для ускорения поиска документов.

Структура и состав отдела

Штатная численность и структура отдела утверждаются распоряжением главы Администрации Баганского района. Типичная структура включает:

• Начальника отдела — руководит работой подразделения, несет персональную ответственность за исполнение возложенных обязанностей.
• Старших архивистов / архивистов — осуществляют непосредственную работу с фондами: прием, учет, хранение, комплектование, описание, выдачу документов, проведение экспертиз.
• Специалистов по делопроизводству и архивному делу, курируют вопросы документооборота в администрации и методическую работу с организациями района.

Примечание: Персональные данные сотрудников (ФИО, контактные телефоны служебных телефонов конкретных специалистов) являются ограниченным доступом и не публикуются в открытых источниках в соответствии с законодательством о персональных данных. Для связи с конкретным специалистом рекомендуется использовать общий контактный телефон администрации или официальный сайт.

Порядок обращения граждан и организаций

Виды предоставляемых услуг

1. Выдача архивных справок о стаже, заработной плате, награждениях (для назначения пенсий, льгот).
2. Выдача выписок и копий документов из архивных фондов.
3. Подтверждение факта работы/обучения в ликвидированных/реорганизованных организациях района.
4. Методические консультации по вопросам делопроизводства, сроков хранения, экспертизы документов.
5. Прием обращений (жалоб, заявлений, предложений) в сфере архивного дела.

Способы обращения

• Личный прием: в здании Администрации Баганского района (по предварительной записи или в часы приема граждан).
• Почтовое обращение: по адресу Администрации Баганского района (с пометкой «Отдел архивной службы»).
• Электронное обращение: через систему «Электронное правительство» (портал госуслуг), официальный сайт Администрации Баганского района (раздел «Обращения граждан» / «Архивная служба») или на официальный электронный адрес администрации.
• Телефон: по единому справочному телефону Администрации Баганского района (оператор соединит с отделом).

Необходимые документы для получения справки

Для получения архивной справки гражданин, как правило, должен предъявить:

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Документы, подтверждающие изменение фамилии (свидетельство о браке/разводе и т.д.), при необходимости.
• Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее).
• Доверенность (если обращается представитель).

Срок выдачи справки устанавливается законодательством (обычно до 30 календарных дней со дня обращения, в сложных случаях срок может быть продлен).

Взаимодействие с вышестоящими и иными организациями

• Управление архивного дела Новосибирской области — методическое курирование, согласование кадровых вопросов, участие в региональных программах.
• Государственный архив Новосибирской области (ГАНО) — передача документов на постоянное хранение (фонды ликвидированных организаций, документы исторической ценности), получение дубликатов документов для выдачи справок.
• Пенсионный фонд России (СФР) в Новосибирской области — взаимодействие при подтверждении стажей для пенсионного обеспечения.
• Суды, прокуратура, органы МВД, ЗАГС — предоставление архивных документов по официальным запросам в рамках уголовных, гражданских, административных дел.
• Организации района (бюджетные, автономные, коммерческие) — методическое сопровождение, проверки, прием архивов ликвидированных юрлиц.

Актуальные направления развития (Модернизация)

В текущей деятельности Отдел архивной службы Баганского района делает акцент на:

• Цифровизации архивных фондов: сканирование наиболее востребованных фондов (личные дела, наградные листы, метрические книги) для удаленной выдачи копий и сохранности оригиналов.
• Переходу на электронное делопроизводство: сопровождение внедрения СЭД (систем электронного документооборота) в администрации и подведомственных организациях с соблюдением архивных требований к электронным документам.
• Повышению квалификации кадров: прохождение сотрудников обучения по программам повышения квалификации в сфере архивного дела и записей управления.
• Информированию населения: размещению актуальной информации о составе фондах, порядке получения услуг на официальном сайте Администрации района и информационных стендах.

Контактная информация (Общая)

Точные актуальные реквизиты (адрес здания, общий телефон администрации, официальный сайт, электронная почта приемной) рекомендуется уточнять на официальном сайте Администрации Баганского района Новосибирской области в разделе «Структура администрации» → «Отдел архивной службы» или «Контакты».