Отчёт по постоянным начислениям в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) позволяет получить сводную информацию о регулярных выплатах сотрудникам (оклад, премии, надбавки и др.), которые начисляются каждый расчётный период без изменений. Такой отчёт удобно использовать для:
- анализа фонда оплаты труда;
- подготовки бюджета на следующий период;
- контроля соблюдения трудового законодательства;
- формирования данных для бухгалтерского и налогового учёта.
Что такое постоянные начисления?
Постоянные начисления – это виды выплат, которые:
- устанавливаются в трудовом договоре или внутренних локальных актах организации;
- не зависят от выработки, качества работы или других переменных показателей;
- начисляются в каждый расчётный период (месяц, квартал и т.д.) в фиксированном размере или по заранее определённой формуле.
К типичным постоянным начислениям относятся:
- оклад (тарифная ставка);
- надбавки за выслугу лет, вредность, сложность условий труда;
- регулярные премии (например, за выполнение плановых показателей);
- компенсационные выплаты (за ночную работу, за работу в выходные и праздничные дни).
Где в ЗУП формируется отчёт по постоянным начислениям?
В типовой конфигурации ЗУП 3.1 готового отчёта, который сразу выводил бы список всех сотрудников с их постоянными начислениями, нет. Однако можно получить необходимые данные двумя способами:
- С использованием универсального отчёта (или конструктора отчётов) с выбором нужных регистров накопления и измерений.
Пошаговая настройка отчёта по плановым начислениям (постоянным)
Ниже приведён пример настройки отчёта через пункт меню Отчёты → Стандартные → Плановые начисления сотрудников. Если такого пункта нет, его можно добавить через Настройка → Отчёты и обработки → Добавить.
Шаг 1: Открытие конструктора отчёта
Зайдите в раздел Главное → Отчёты.
Нажмите кнопку Создать → Отчёт.
В открывшемся окне выберите тип Отчёт по регистру накопления.
Шаг 2: Выбор источника данных
Для постоянных начислений подходят следующие регистры:
- Регистр накопления «Начисления» – хранит все виды начислений по сотрудникам;
- Регистр сведений «Сотрудники» – для получения ФИО, должности, подразделения;
- Регистр сведений «Виды начислений» – чтобы отфильтровать только постоянные виды.
В конструкторе отчёта добавьте указанные регистры как источники данных.
Шаг 3: Настройка измерений и ресурсов
Измерения (группировки):
- Сотрудник (ФИО);
- Подразделение;
- Должность;
- Период (месяц, год).
Ресурсы (показатели, которые будут суммироваться):
- Сумма начисления.
Шаг 4: Условие фильтрации (отбор только постоянных начислений)
В блоке Отбор добавьте условие:
ВидыНачислений.Постоянный = ИстинаЕсли в вашей конфигурации признак «Постоянный» хранится иначе (например, через классификатор видов начислений), уточните соответствующее поле и задайте нужное значение.
Шаг 5: Форматирование вывода
На вкладке Оформление задайте:
- Шапку отчёта: «Отчёт по постоянным начислениям за период …»;
- Колонки: Сотрудник, Подразделение, Должность, Вид начисления, Сумма;
Шаг 6: Сохранение и запуск
Нажмите Записать и закрыть;
Отчёт появится в списке пользовательских отчётов.
Выберите нужный период и нажмите Сформировать.
Результат – таблица, где каждая строка соответствует одному сотруднику и одному виду постоянного начисления, а в колонке «Сумма» отражён размер выплаты за выбранный период.
Полезные советы по работе с отчётом
- Автоматизация: отчёт можно добавить в расписание задач, чтобы он формировался автоматически в первый день каждого месяца и отправлялся на электронную почту руководителю отдела кадров.
- Сравнение периодов: используйте функцию Сравнить с предыдущим периодом (если доступна) для анализа динамики изменений в постоянных выплатах.
- Экспорт: полученные данные удобно экспортировать в Excel (Файл → Экспорт) для дальнейшего анализа или подготовки управленческой отчётности.
- Проверка корректности: перед использованием отчёта в бухгалтерии сверьте суммы с данными из регистра накопления «Начисления» без фильтра – они должны совпадать по сумме постоянных начислений.
Пример итоговой таблицы (имитация)
| Сотрудник | Подразделение | Должность | Вид начисления | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|---|
| Иванов Иван Иванович | Отдел продаж | Менеджер | Оклад | 45 000 |
| Иванов Иван Иванович | Отдел продаж | Менеджер | Надбавка за выслугу лет | 3 000 |
| Петрова Мария Сергеевна | Бухгалтерия | Бухгалтер | Оклад | 38 000 |
| Петрова Мария Сергеевна | Бухгалтерия | Бухгалтер | Премия за выполнение плана | 5 000 |
| 48 000 | ||||
| 43 000 | ||||
| Общий итог | 91 000 | |||
Примечание: данные в таблице приведены лишь для иллюстрации и не содержат реальных персональных сведений.
Отчёт по постоянным начислениям в 1С:ЗУП – незаменимый инструмент для управления фондом оплаты труда и планирования бюджета. Несмотря на отсутствие готового отчёта в типовой поставке, его можно быстро настроить с помощью конструктора отчётов, используя регистры накопления и сведений. Правильно настроенный отчёт обеспечивает прозрачность начислений, упрощает контроль соблюдения трудовых норм и способствует принятию обоснованных управленческих решений.
Если понадобится более сложная аналитика (например, распределение постоянных начислений по проектам или видам деятельности), достаточно добавить дополнительные измерения из регистров аналитики и повторить описанные шаги.