Отчет «Начисления и выплаты» — это один из основных инструментов аналитики в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Он позволяет получить сводную или детализированную информацию о движении средств по персоналу за выбранный период. Актуально на .
Назначение и возможности отчета
Данный отчет решает следующие ключевые задачи:
- Контроль расчетов: сверка начисленных сумм с выплаченными (через кассу, банк).
- Анализ фонда оплаты труда (ФОТ): оценка затрат на персонал в разрезе подразделений, статей затрат, видов начислений.
- Подготовка данных для отчетности: формирование базы для отчетов в СФР (бывший ПФР/ФСС), налоговой инспекции, внутренней отчетности перед руководством.
- Выявление задолженностей: обнаружение сотрудников, которым начислено, но не выплачено (или перевыплачено).
Где найти отчет в интерфейсе
Путь к отчету может незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации (3.1.x) и настроек панели навигации, но общий алгоритм следующий:
- Раздел «Зарплата и кадры» (или «Персонал»).
- Панель «Отчеты и анализ».
- Группа «Анализ зарплаты» или «Взаиморасчеты с персоналом».
- Выбор «Начисления и выплаты».
Примечание: В режиме «Управление персоналом» (упрощенный) отчет может находиться в разделе «Отчеты» -> «Зарплата».
Настройка отчета (СКД)
Отчет построен на Системе компоновки данных (СКД), что дает гибкие возможности настройки без программирования.
Основные параметры отбора (Вкладка «Отбор»):
- Период: месяц, квартал, год или произвольный интервал.
- Организация: одна или несколько (если ведется учет по нескольким юрлицам).
- Подразделение: для анализа по структуре компании.
- Сотрудник: для точечной проверки расчетов конкретного физлица (ФИО скрыто: <ФИО>).
- Вид начисления / Выплаты: фильтр по конкретным статьям (Оклад, Премия, Материальная помощь и т.д.).
- Статья затрат / Подразделение затрат: для управленческого учета.
Структура отчета (Вкладка «Структура» / «Поля»):
Рекомендуемые колонки для полноценного анализа:
| Группа полей | Ключевые колонки | Описание |
|---|---|---|
| Измерения (Строки) | Организация, Подразделение, Сотрудник, Вид начисления | Группировка данных. Обычно: Организация -> Подразделение -> Сотрудник -> Вид начисления. |
| Ресурсы (Суммы) | Начислено, Удержано НДФЛ, Удержано иное (алименты, исполнительные листы), К выплате, Выплачено, Задолженность / Переплата | Числовые показатели. Задолженность = К выплате ⸺ Выплачено. |
| Дополнительно | Статья затрат, Проект, Номер документа-основания, Дата документа | Для детализации и поиска первички. |
Логика формирования данных
Понимание того, откуда берутся цифры, критически важно для правильной интерпретации:
Поле «Начислено»
Суммирует данные по документам «Начисление зарплаты», «Начисление отпускных», «Начисление больничных», «Взаиморасчеты с сотрудниками» (тип «Начисление») и др. Учитываются только проведенные документы за период действия отчета.
Поле «К выплате»
Рассчитывается как: Начислено ⸺ Удержано НДФЛ ⎼ Удержано иное (алименты, зачеты авансов, корректировки).
Поле «Выплачено»
Заполняется на основании документов выплаты:
- Через кассу: «Расходный кассовый ордер» (РКО), «Выплата зарплаты за период» (выплата через кассу).
- Через банк: «Платежное поручение» (исходящее), «Выплата зарплаты за период» (выплата на карты), «Реестр на зачисление зарплаты».
- Иные способы: «Взаиморасчеты с сотрудниками» (тип «Выплата»), «Оплата от покупателей» (зачет зарплаты в счет дебиторки).
Важно: Отчет учитывает дату документа выплаты. Если реестр отправлен в банк 30-го числа, а деньги пришли сотрудникам 1-го следующего месяца, в отчете за текущий месяц выплата отобразится, если дата документа в периоде.
Поле «Задолженность»
Показывает сальдо на конец периода. Положительное значение — компания должна сотруднику. Отрицательное — переплата (аванс больше начислений или ошибка в удержаниях).
Типовые сценарии использования
Сценарий А: Сверка перед зарплатным проектом (Выгрузка в банк)
- Сформировать отчет за расчетный период (месяц).
- Отбор: «К выплате» > 0.
- Проверить колонку «К выплате» с реестром, сформированным в документе «Реестр на зачисление зарплаты».
- Обратить внимание на сотрудников с нулевой или отрицательной суммой «К выплате» (полностью удержан НДФЛ/алименты или есть переплата).
Сценарий Б: Анализ задолженности по организации (Салдо на дату)
- Период: «Начало года» — «Текущая дата».
- Структура: Организация -> Сотрудник.
- Ресурсы: Начислено, Выплачено, Задолженность.
- Отбор: Задолженность <> 0.
- Результат: список должников и переплат для принятия решений (выплата, зачет, возврат).
Сценарий В: Контроль ФОТ по статьям затрат (Управленческий учет)
- Период: Квартал / Год.
- Структура: Статья затрат -> Подразделение затрат -> Вид начисления.
- Ресурсы: Начислено (в т.ч. страховые взносы, если включен флаг «С страховыми взносами» в настройках варианта отчета).
- Сравнение с бюджетом (планом).
Взаимосвязь с отчетностью в СФР (1С-Отчетность)
Данные отчета «Начисления и выплаты» являются базой для заполнения отчетов в СФР (Социальный фонд России):
- Единая ведомость (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ): данные о стаже и заработках берутся из начислений.
- Расчет страховых взносов (РСВ): база взносов формируется на основании начислений, отраженных в этом отчете (с учетом лимитов и кодов доходов).
- Сведения о доходах (ЕДВ / 6-НДФЛ): доходы и удержанный НДФЛ сверяются именно с этим отчетом.
Сервис 1С-Отчетность позволяет прямо из интерфейса программы (раздел «Отчеты в госорганы») отправить сгенерированные декларации, предварительно сверив итоги с отчетом «Начисления и выплаты».
Типичные ошибки и способы их устранения
| Симптом | Причина | Решение |
|---|---|---|
| В отчете есть «Начислено», но нет «Выплачено», хотя деньги ушли. | Документ выплаты (РКО/Платежка) не проведен или дата документа вне периода отчета. | Провести документы выплаты. Проверить дату операции в банке/кассе. Расширить период отчета. |
| Отрицательная «Задолженность» (переплата) у уволенного. | Выплачен аванс, но расчетный лист при увольнении не сформирован или сформирован с ошибкой (недоначисление). | Сформировать/перепровести «Расчет при увольнении». Проверить настройки удержаний НДФЛ по авансу. |
| Не совпадает «К выплате» в отчете и в «Реестре на зачисление». | В реестре отобраны не все сотрудники или ручно изменены суммы. Есть документы «Взаиморасчеты» типа «Удержание» после формирования реестра. | Переформировать реестр на зачисление на основании актуальных данных. Проверить даты документов удержаний. |
| Суммы по «Страховым взносам» не совпадают с РСВ. | В отчете «Начисления и выплаты» по умолчанию взносы не показаны. Нужно включить вариант отчета «С страховыми взносами» или использовать отчет «Расчет страховых взносов». | Использовать отчет «Расчет страховых взносов» (Раздел «Отчеты в госорганы» -> «СФР») для сверки РСВ. |
Резерв на оплату отпусков (Контекст управленческого учета)
Как отмечено в актуальных материалах, резерв на оплату отпусков создается для покрытия будущих расходов. В 1С:ЗУП это реализуется через документ «Начисление резерва на отпуска» (раздел «Зарплата» -> «Все начисления»).
- Данный документ формирует расход (Дебет 20/26/44 — Кредит 96/70) и обязательство (Кредит 96).
- В отчете «Начисления и выплаты» резерв обычно не отображается в начислениях сотрудникам (это управленческая/бухгалтерская проводка), если не настроен специальный вид начисления «Резерв отпуска» с учетом в зарплате (что редко).
- При уходе сотрудника в отпуск списывается резерв (Дт 96 — Кт 70), и уже тогда появляется начисление «Оплата отпуска» в отчете.
Советы по эффективной работе
- Сохраняйте варианты отчета: Настройте структуру и отборы под свои задачи (например, «Сверка для банка», «Анализ ФОТ по отделам», «Долги перед сотрудниками») и сохраните как «Вариант отчета» (кнопка «Сохранить вариант» в командной панели СКД).
- Используйте условное оформление: Подсвечивайте красным строки, где «Задолженность» < 0 (переплата) или > порогового значения.
- Автоматизация: Настройте регламентное задание «Обновление итогов регистров» (если используется управляемые блокировки) или просто регулярно проводите документы, чтобы отчет всегда был актуален.
- Права доступа: Ограничьте доступ к отчету для ролей, не связанных с зарплатой (ГДПР/152-ФЗ), так как он содержит конфиденциальные данные (доходы, алименты, ФИО, <ФИО>).
Отчет «Начисления и выплаты» в 1С:ЗУП 3.1 — это «рентген» вашей зарплатной системы. Грамотная настройка СКД, понимание логики заполнения полей («Начислено» -> «К выплате» -> «Выплачено») и регулярная сверка с банковскими выписками и отчетностью в СФР позволяют избежать штрафов, ошибок в НДФЛ и недовольства сотрудников. Используйте сервис 1С-Отчетность для бесшовной передачи проверенных данных в госорганы.
Статья подготовлена на основе функционала 1С:ЗУП 3.1 (актуально на ). Интерфейс и названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от версии платформы и установленных расширений.