Форма 6-НДФЛ остается ключевым отчетом для налоговых агентов‚ подтверждающим правильность расчета‚ удержания и перечисления налога на доходы физических лиц. С вступлением в силу изменений‚ актуальных для отчетности за 2024–2026 годы‚ принципы заполнения строк‚ отражающих суммы налога‚ претерпели существенные корректировки. В данной статье подробно разберем‚ чем отличаются «исчисленный»‚ «удержанный» и «перечисленный» НДФЛ‚ в какие строки их заносить и как избежать ошибок при сдаче отчета за 3 квартал 2026 года и годового отчета.

Основные понятия: в чем разница между исчисленным‚ удержанным и перечисленным НДФЛ

Понимание терминологии, основа правильного заполнения формы. Налоговый кодекс (ст. 226 НК РФ) и порядок заполнения 6-НДФЛ четко разделяют эти стадии:

• Исчисленный налог (Строка 140) — это сумма НДФЛ‚ которая рассчитана налоговым агентом от налоговой базы (дохода сотрудника) с применением соответствующей ставки (13%‚ 15%‚ 30% и др.) с учетом предоставленных налоговых вычетов. Важно: налог исчисляется в момент фактической выплаты дохода (перечисления денежных средств‚ вручения иного имущества)‚ а не в момент начисления зарплаты в бухгалтерии.
• Удержанный налог (Строка 160) — это часть исчисленного налога‚ которая фактически удержана у получателя дохода при выплате. В идеале (при выплате в текущем периоде) исчисленный и удержанный налог совпадают. Однако расхождения возможны‚ например‚ при невозможности удержания (недостаточно средств‚ выплата в натуральной форме) или при удержании задолженности за прошлые периоды.
• Перечисленный налог (Строка 020 в Разделе 1‚ Строки 161–166 в Разделе 2) — это сумма‚ которая фактически поступила в бюджет (перечислена платежным поручением в кассу ФНС). Сроки перечисления строго регламентированы: не позднее следующего дня после выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Ключевое правило 2026 года: «Исчисленный НДФЛ включайте в поле 140 в периоде выдачи (выплаты)‚ удержанный налог — в поле 160 в периоде‚ когда выплатите доход в денежной форме и удержите НДФЛ».

Структура отчета: где отражаются суммы (Раздел 1 и Раздел 2)

Форма 6-НДФЛ состоит из двух разделов‚ которые заполняются по разным правилам:

Раздел 1: Сводные данные по налоговому агенту (Нарастающим итогом)

Заполняется за отчетный период (квартал‚ полугодие‚ 9 месяцев‚ год). Суммы показываются нарастающим итогом с начала года.

• Строка 010 — КБК (Код бюджетной классификации)‚ по которому перечислялся налог.
• Строка 020 — Общая сумма НДФЛ‚ исчисленная‚ удержанная и подлежавшая перечислению по указанному КБК. Контрольное соотношение: значение строки 020 должно соответствовать сумме значений всех заполненных строк 021–026 за все отчетные периоды (кварталы).
• Строка 030 — Общая сумма возвращенного налога с начала года (если были переплаты‚ возвращенные сотрудникам).
• Строки 021–026 — Суммы НДФЛ‚ подлежавшие перечислению в бюджет по каждому из сроков (кварталам) отчетного периода.

Раздел 2: Данные по каждому налогоплательщику (Индивидуально)

Заполняется по каждому получателю дохода. Здесь фиксируются конкретные даты и суммы.

• Строка 140 — Сумма налога‚ исчисленная за отчетный (налоговый) период. Отражается в строке‚ соответствующей дате фактической выплаты дохода.
• Строка 150 — Сумма налога‚ не удержанная (если удержать не удалось полностью или частично).
• Строка 160 — Общая сумма удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала года. Включает налог‚ удержанный за текущий период и погашенную задолженность за прошлые периоды.
• Строки 161–166 — Суммы удержанного налога‚ перечисленные в бюджет по каждому из шести сроков перечисления (по кварталам). Заполнение строк 161–166 сверяется с уведомлениями об исчисленных суммах налога‚ сдаваемыми отдельно.

Порядок заполнения на примерах (Ситуации 2026 года)

Ситуация 1: Стандартная выплата зарплаты в отчетном периоде

Условие: Зарплата за июнь 2026 г. выплачена 28 июня 2026 г. НДФЛ удержан и перечислен 29 июня 2026 г.

• Раздел 2‚ Строка 140 (за 2 кв.): Сумма исчисленного НДФЛ.
• Раздел 2‚ Строка 160: Нарастающий итог удержанного налога (включает эту сумму).
• Раздел 2‚ Строка 161 (срок 1 кв. — нет‚ это 2 кв.‚ срок перечисления за июнь — 5-е число июля‚ но в отчете за 2 кв. это строка 163 или 164 в зависимости от месяца выплаты‚ см. приказ ФНС). Сумма перечисленного налога.
• Раздел 1‚ Строка 020: Увеличивается на сумму исчисленного налога.

Ситуация 2: Выплата за прошлый год в январе 2026 г. (Годовой бонус)

Условие: Бонус за 2025 год начислен в декабре 2025‚ но выплачен 15 января 2026 г.

• Исчисление (Строка 140): Отражается в отчете за 1 квартал 2026 года (период выплаты).
• Удержание (Строка 160): Отражается в отчете за 1 квартал 2026 года.
• Перечисление (Строки 161–166): Отражается в строке‚ соответствующей сроку перечисления за январь (обычно строка 161).
• Важно: В годовом отчете за 2025 год этот доход и налог не отражаются‚ так как выплата не состоялась.

Ситуация 3: Невозможность удержания налога (Строка 150)

Условие: Сотрудник уволен‚ оконечный расчет произведен‚ но средств на карте недостаточно для удержания полного НДФЛ (или выплата в натуральной форме).

• Строка 140: Полная сумма исчисленного налога.
• Строка 150: Сумма‚ которую не удалось удержать.
• Строка 160: Только фактически удержанная сумма.
• Дальнейшие действия: Налоговый агент обязан уведомить налогоплательщика и ИФНС о невозможности удержания (в течение 1 месяца). В будущем‚ при поступлении средств к сотруднику‚ агент удерживает долг и отражает в строке 160 (повышая нарастающий итог) и в соответствующей строке 161–166 перечисления.

Контрольные соотношения и проверки перед сдачей (Актуально на 2026 год)

ФНС использует автоматизированные алгоритмы проверки (внутреннее контрольное соотношение 1.26). Главные правила‚ нарушение которых приведет к отказу в приеме или требованию исправления:

1. Строка 020 (Раздел 1) = Сумма строк 021–026 (Раздел 1) за все отчетные периоды‚ входящие в сдаваемую форму (для квартального — за 1 кв.‚ за полугодие, за 1 и 2 кв. и т.д.).
2. Сумма строки 140 (Раздел 2) по всем сотрудникам = Строка 020 (Раздел 1) (с точностью до копейки‚ по каждому КБК).
3. Строка 160 (Раздел 2) >= Строка 140 (Раздел 2) за текущий период? Не обязательно. Строка 160 — нарастающий итог. Она может быть больше строки 140 (если погашали долги прошлых периодов) или меньше (если есть неудержанный налог по строке 150). Но Строка 160 = Строка 140 ⎯ Строка 150 + Удержанное за прошлые периоды.
4. Сумма строк 161–166 (Раздел 2) по всем сотрудникам = Сумма строк 021–026 (Раздел 1) (перечисленные суммы должны сходиться со сводом).
5. Сверка с Уведомлениями об исчисленных суммах: Данные строк 161–166 Раздела 2 должны соответствовать суммам‚ заявленным в сданных Уведомлениях за соответствующие сроки (дедлайны 25-го и 28-го числа).

Изменения в форме 6-НДФЛ‚ актуальные для 2026 года

При заполнении отчета за 2026 год (сдаваемого в 2027 г.‚ а также квартальных за 2026 г.) необходимо учитывать:

• Единый налоговый платеж (ЕНП) и Единый налоговый счет (ЕНС): Перечисление НДФЛ осуществляется единым платежом. В строке 010 указывается КБК 1###11000110 (основной КБК НДФЛ в составе ЕНП). Отдельные КБК по ставкам (13%‚ 30% и др.) в строке 010 не указываются (разбивка по ставкам происходит только в Разделе 2 по строкам 140‚ 160 и т.д. через коды вида дохода).
• Строки 161–166 (Сроки перечисления): Привязка к конкретным датам перечисления (5-е число следующего месяца для зарплаты‚ начисленной за прошлый месяц‚ и день выплаты — для авансов/прочих выплат). В 2026 году дедлайны: 28 февраля (за янв)‚ 28 марта (за фев)‚ 28 апреля (за мар) и т.д. (с учетом переноса на рабочие дни).
• Справка о доходах (бывш. 2-НДФЛ): С 2024 года в справке исключена строка «Сумма налога перечисленная». Остаются только «Исчислено» и «Удержано/Перечислено» (единая колонка). 6-НДФЛ остается единственным отчетом‚ детализирующим этапы перечисления по срокам.
• Порог 50 млн руб.: Организации‚ сумма выплат которым превышает 50 млн руб. в год‚ обязаны сдавать отчет только в электронном виде (что актуально для большинства средних и крупных компаний).

Типичные ошибки и как их избежать

Сроки сдачи отчета 6-НДФЛ в 2026 году

• За 1 квартал 2026 г.: до 25 апреля 2026 г.
• За полугодие (1–2 кв.) 2026 г.: до 25 июля 2026 г.
• За 9 месяцев (1–3 кв.) 2026 г.: до 26 октября 2026 г. (25 октября — воскресенье).
• Годовой за 2026 год: до 25 февраля 2027 г;

Важно: Уведомления об исчисленных суммах сдаются чаще — ежемесячно (до 25-го числа месяца‚ следующего за месяцем выплаты‚ и до 28-го числа для последнего месяца квартала). Данные Уведомлений и 6-НДФЛ должны быть идеально синхронизированы.

Правильное заполнение сумм «исчислено — удержано — перечислено» в 6-НДФЛ, это не просто формальность‚ а гарантия отсутствия претензий ФНС к налоговому агенту и корректного формирования предзаполненных деклараций 3-НДФЛ для сотрудников.

Чек-лист перед нажатием кнопки «Отправить»:

1. Все выплаты за период отражены в Разделе 2 по дате выплаты (Строка 140).
2. Суммы строки 140 по всем сотрудникам сходятся со строкой 020 Раздела 1 (по каждому КБК).
3. Строка 160 (нарастающий итог удержанного) корректно учитывает погашение долгов прошлых периодов и неудержанные суммы (Строка 150).
4. Строки 161–166 заполнены строго по датам фактического перечисления денег в бюджет (по выпискам ЕНС).
5. Суммы строк 161–166 по всем сотрудникам = Сумма строк 021–026 Раздела 1.
6. Данные строк 161–166 идентичны сданным Уведомлениям об исчисленных суммах.
7. Указан верный КБК 1###11000110 в строке 010.

Использование актуального ПО для отчетности (Контур.Экстерн‚ СБИС‚ 1С:Предприятие 8.3 с последними обновлениями) позволяет автоматизировать большинство контрольных соотношений‚ однако ответственность за правильность первичных данных (даты выплат‚ суммы вычетов‚ ставки налога) полностью лежит на налоговом агенте.