Статья посвящена организации хранения актов в организациях, основанной на действующем законодательстве и типовых перечнях архивных документов. В ней приведены нормативные основы, сроки хранения различных видов актов, а также примерный образец оформления акта о хранении (или уничтожении) документов.
Нормативная база
Основными источниками, регулирующими порядок хранения актов, являются:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Министерства культуры РФ «Об утверждении Перечня архивных документов организации» (п. 402 Перечня);
- Статьи 22 и 22;1 Федерального закона № 125‑ФЗ, регламентирующие установление и исчисление сроков хранения;
- Налоговый кодекс РФ (ст. 120) – ответственность за нарушение правил учёта и хранения документов;
- Методические рекомендации КонсультантПлюс и другие официальные разъяснения.
Сроки хранения актов
Сроки зависят от вида акта и от того, к какой категории документов он относится. Ниже приведены типовые сроки, указанные в Перечне архивных документов организации и в статье 22 ФЗ‑125:
- Акты ревизий финансово‑хозяйственной деятельности – 5 лет с даты проведения проверки (п. 402 Перечня);
- Акты о выполненных работах, договорах и актах приёмки‑передачи – 5 лет после исполнения обязательств (по аналогии с актами списания основных средств);
- Акты на списание материалов и основных средств – 5 лет после выбытия материала или основного средства;
- Акты об уничтожении документов с истёкшим сроком хранения – срок хранения не ограничен, считается постоянным (документ хранится бессрочно как подтверждение факта уничтожения);
- Акты о проведении инвентаризации иных видов имущества – 5 лет;
- Акты о проведении контрольно‑ревизионной работы (проверка кассы, налогов и т.д.) – 5 лет.
Примечание: если акт относится к категории «научной документации», срок увеличивается до 15 лет; для патентов – до 20 лет; для видео‑ и аудиодокументов – до 3 лет и т.д. (см. ст. 22 ФЗ‑125).
Порядок составления акта о хранении (или уничтожении) актов
Для оформления акта необходимо соблюдать следующие шаги:
- Определить перечень актов, подлежащих хранению или уничтожению, и проверить их сроки хранения согласно нормативным актам.
- Составить акт в письменной форме, указав:
- название организации;
- номер и дату акта;
- основание (нормативный акт, внутренний приказ);
- перечень документов (наименование, номер дела, дата составления, срок хранения);
- решение о хранении или уничтожении;
- подписи ответственных лиц (руководитель, главный бухгалтер, специалист по делопроизводству) и печать организации (при наличии);
- При решении об уничтожении – приложить акт к списку документов, подлежащих уничтожению, и обеспечить его выполнение в присутствии комиссии.
- Хранить сам акт о хранении/уничтожении в течение срока, установленного для данного вида документов (например, для актов ревизий – 5 лет, для актов об уничтожении – постоянно).
Образец акта о хранении актов ревизий (5 лет)
Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под нужды конкретной организации. Все персональные данные (ФИО, телефоны, адреса) заменены условными обозначениями.
АКТ
№ ______ от «__» __________ 20__ г.
Наименование организации: ООО «Пример»
Основание: Приказ Минкультуры РФ от ___.__.____ № ___ «Об утверждении Перечня архивных документов организации» (п. 402 Перечня); внутренний приказ № ___ от «__» __________ 20__ г. «О порядке хранения актов ревизий».
Мы, нижеподписавшиеся:
- Иванов Иван Иванович – генеральный директор;
- Петрова Мария Сергеевна – главный бухгалтер;
- Сидорова Анна Vladimirovna – ведущий специалист по делопроизводству.
установили:
- Настоящим актом подтверждается хранение следующих актов ревизий финансово‑хозяйственной деятельности:
- Акт ревизии за 2020 год, № РВ‑2020‑01, составлен , срок хранения – 5 лет (до );
- Акт ревизии за 2021 год, № РВ‑2021‑03, составлен , срок хранения – 5 лет (до );
- Акт ревизии за 2022 год, № РВ‑2022‑07, составлен , срок хранения – 5 лет (до ).
- Хранение указанных актов осуществляется в архиве организации (кабинет № 5, стеллаж «А») в условиях, обеспечивающих их сохранность (сухое, темное помещение, защита от прямых солнечных лучей и механических повреждений).
- Контроль за соблюдением условий хранения возлагается на специалиста по делопроизводству Сидорову А.В.
Настоящий акт составлен в двух экземплярах: один остаётся в архиве организации, второй – в отделе бухгалтерии.
Подписи:
____________________ /Иванов И.И./
____________________ /Петрова М.С./
____________________ /Сидорова А.В./
М.П. (при наличии печати)
Соблюдение правил хранения актов является важным элементом обеспечения юридической и операционной безопасности организации. Правильное определение сроков хранения, оформление актов и их последующее хранение позволяют избежать штрафов по ст. 120 НК РФ, обеспечить готовность к проверкам контролирующих органов и сохранить корпоративную память. Представленный выше образец акта можно использовать как основу для разработки внутренних нормативных документов, адаптировав его под специфику вашей организации и виды актов, с которыми вы работаете.