Смерть работника — это безусловное основание для прекращения трудового договора по инициативе ни одной из сторон (ст. 83 ТК РФ). Оформление такого увольнения в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) или «1С:Зарплата и кадры государственное учреждение» (ЗГУ) имеет свои нюансы, связанные с разницей дат, начислением компенсаций и отчетностью в СФР. Ниже приведен подробный алгоритм действий.

Нормативная база и общие принципы

• Основание: Статья 83 ТК РФ (прекращение трудового договора в связи со смертью работника).
• Дата увольнения: Устанавливается днем смерти сотрудника (дате, указанной в медицинском свидетельстве о смерти или решении суда о признании умершим).
• Дата приказа: Дата издания приказа (документа-основания) может быть позже даты смерти, в день обращения родственников или получения свидетельства о смерти.
• Форма приказа: Унифицированная форма № Т-8 (или собственная форма, утвержденная локальным нормативным актом).
• Выплаты: Вся заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск и иные выплаты выдаются родственникам/наследникам на основании письменного заявления.

Пошаговый алгоритм в 1С:ЗУП (ред. 3.1) и 1С:ЗГУ

Шаг 1. Создание документа «Увольнение»

Перейдите в раздел Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Увольнение (или Кадры → Увольнение).

1. Нажмите Создать.
2. Сотрудник: Выберите умершего работника.
3. Дата увольнения: Укажите дату смерти (например, ).
4. Дата документа (приказа): Укажите реальную дату оформления приказа (например, — дата обращения родственника).
5. Основание: Выберите «Смерть работника» (Код ТК РФ: 83, п. 6). В поле «Основание» автоматически подтянется формулировка: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника».
6. Документ-основание: Укажите реквизиты свидетельства о смерти (серия, номер, дата выдачи, кем выдано) или решения суда.
7. На закладке Расчеты при увольнении программа автоматически определит необходимые начисления: зарплата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск, иные выплаты по ТК РФ/коллективному договору.
8. Проведите документ.

Шаг 2. Начисление заработной платы и компенсаций

Обычно начисления рассчитываются автоматически при проведении документа «Увольнение». При необходимости можно создать документ «Начисление заработной платы» вручную (раздел Зарплата → Начисления), выбрав вид расчета «Основная заработная плата», «Компенсация за неиспользованный отпуск» и т.д. Период действия — до даты смерти включительно.

Шаг 3. Оформление выплаты в пользу третьего лица (родственника)

Поскольку сотрудник умер, деньги получает родственник на основании заявления. В 1С это оформляется через Удержание в пользу третьего лица (если зарплата уже начислена на «виртуальный» счет умершего) или напрямую через кассу/банк с указанием получателя.

1. Раздел Зарплата → Удержания в пользу третьих лиц (или через документ «Выплата заработной платы» с указанием получателя).
2. Создайте документ Удержание в пользу третьего лица.
3. Сотрудник: Умерший работник.
4. Вид удержания: «Выплата заработной платы третьему лицу» (или аналогичный).
5. Получатель: Введите ФИО родственника, данные паспорта, банковские реквизиты (или выплату через кассу).
6. Сумма: Полная сумма к выплате (заработная плата + компенсация за отпуск + материальная помощь и т.д.).
7. Проведите документ. Это спишет задолженность перед умершим сотрудником и сформирует задолженность перед родственником для выплаты через кассу/банк.

Шаг 4. Выплата денежных средств (Касса / Банк)

• Через кассу: Документ «Расходный кассовый ордер» (РКО). Основание: Приказ об увольнении, Заявление родственника. Получатель: ФИО родственника. Не забудьте оформить доверенность, если получает не наследник по закону, а доверенное лицо.
• Через банк: Документ «Платежное поручение» (списание с расчетного счета) или реестр зарплаты с измененными реквизитами получателя.

Отчетность в СФР (ЕФС-1, СЗВ-ТД)

Форма ЕФС-1 (Сведения о застрахованном лице)

Сдается в течение следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

• Заполняется Раздел 1. Подраздел 1.1 «Сведения о прекращении трудового договора».
• Причина прекращения: Код «СМЕРТЬ» (или соответствующий код по справочнику СФР).
• Дата прекращения: Дата смерти.
• Если сотрудник был на больничном вплоть до смерти, также заполняется Подраздел 1.2 «Сведения о временной нетрудоспособности» за соответствующий период.

Форма СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)

Сдается в составе ЕФС-1 или отдельно (в зависимости от сроков) не позднее следующего рабочего дня после приказа.

• Заполняется запись о прекращении работы.
• Основание: «Смерть работника», ст. 83 ТК РФ.
• Дата записи: Дата приказа об увольнении.

Особенности налогообложения (НДФЛ) и страховых взносов

Работа с Трудовой книжкой (СТК / ЭТК)

• Бумажная ТК: Запись вносится на основании приказа. Текст: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника. Ст. 83 ТК РФ». Дата записи, дата приказа. Подпись работодателя, печать (при наличии). ТК вручается родственнику по расписке или отправляется почтой с уведомлением.
• Электронная ТК (СТК): Информация уходит в СФР автоматически через СЗВ-ТД (ЕФС-1). Отдельного действия в программе для «закрытия» СТК не требуется, достаточно корректно сдать отчетность.

Уведомление военкомата

Если умерший сотрудник состоял на воинском учете, работодатель обязан уведомить военный комиссариат об увольнении в течение установленного срока (обычно 5 дней) по форме, утвержденной Приложением 2 к Положению о воинском учете (Постановление Правительства РФ № 719). В 1С можно распечатать уведомление на основании документа «Увольнение».

Типичные ошибки и их решение

1. Ошибка «Дата выплаты меньше даты документа»: Установите в документе «Увольнение» Дату расчета (дату начисления) равной или большей Даты документа (приказа). Дату увольнения оставьте как дату смерти.
2. Сумма висит «Невыплаченной»: Проверьте, создан ли документ «Удержание в пользу третьего лица» и проведен ли РКО/Платежное поручение с получателем — родственником. Без удержания в пользу 3-го лица программа считает, что деньги должны получить на руки сам сотрудник.
3. Не сдан ЕФС-1: Проверьте, что в разделе «Отчеты в СФР» сформирован и отправлен отчет с Подразделом 1.1. Часто забывают сдать его отдельно от регулярной сдачи ЕФС-1 за месяц.
4. Неверная формулировка в приказе: Обязательно используйте формулировку: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника». Не пишите «по собственному желанию» или «по соглашению сторон».

Чек-лист для кадровика/бухгалтера

• [ ] Получено Свидетельство о смерти (оригинал/нотариальная копия) или Решение суда.
• [ ] Написано Заявление родственника о выплате сумм, причитавшихся умершему.
• [ ] Подготовлен и подписан Приказ (форма Т-8) с датой смерти как датой увольнения.
• [ ] В 1С создан и проведен документ «Увольнение» (Дата увольнения = Дата смерти, Дата документа = Дата приказа).
• [ ] Рассчитаны начисления (ЗП, компенсация отпуска, пособия).
• [ ] Оформлено «Удержание в пользу третьего лица» на родственника.
• [ ] Выпущены РКО / Платежные поручения на выплату родственнику.
• [ ] Сдан ЕФС-1 (Подраздел 1.1) в СФР в следующий рабочий день после приказа.
• [ ] Сдана СЗВ-ТД (через ЕФС-1).
• [ ] Внесена запись в бумажную ТК (если есть) и вручена родственнику.
• [ ] Уведомлен военкомат (если призывник/военнообязанный).
• [ ] Рассчитаны и удержан/перечислен НДФЛ и взносы в установленные сроки.

Ключевой момент при работе в 1С — правильная разделение дат: Дата увольнения = Дата смерти (юридический факт), Дата документа/приказа = Дата оформления (административный факт). Корректное оформление «Удержания в пользу третьего лица» позволяет закрыть взаиморасчеты с умершим сотрудником и легально выплатить средства родственникам, избежав ошибок в отчетности по форме ЕФС-1 и налоговом учете.