В случае смерти сотрудника необходимо оформить его увольнение и произвести все положенные выплаты (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, пособие по случаю смерти и т.д.). В 1С:ЗУП (или 1С:Бухгалтерия предприятия) это делается через стандартные документы, но требует учёта некоторых нюансов, связанных с налогообложением и страховыми взносами.
Основные шаги оформления
- Увольнение сотрудника – оформляем документ «Увольнение» (или «Расчёт с сотрудником при увольнении») с указанием причины «Смерть».
- Начисление заработной платы за отработанный период – формируем документ «Начисление зарплаты и взносов» за период до даты смерти inclusive.
- Компенсация за неиспользованный отпуск – в том же документе добавляем вид начисления «Компенсация за отпуск» (или используем отдельный документ «Начисление компенсации за неиспользованный отпуск»).
- Пособие по случаю смерти – если организация выплачивает пособие, создаём документ «Начисление и выплата пособия» (тип начисления – «Пособие по случаю смерти»).
- Удержания и налоги – система автоматически рассчитывает НДФЛ и страховые взносы. Проверяем, что:
- НДФЛ удерживается с суммы заработной платы и компенсации за отпуск (пособие по случаю смерти НДФЛ не облагается, если оно не превышает установленный лимит).
- Страховые взносы в ПФР, ФСС и ФОМС начисляются на заработную плату и компенсацию за отпуск, но не на пособие по случаю смерти (если оно выплачивается в пределах норматива).
- Формирование расчётного листка и справки 2‑НДФЛ – после проведения всех начислений генерируем расчётный листок для умершего сотрудника и, при необходимости, справку 2‑НДФЛ за год.
- Перечисление средств – выплачиваем начисленные суммы наследникам или уполномоченным лицам согласно заявлению и документам о праве наследования.
Особенности налогообложения
При начислениях умершему сотруднику важно учитывать следующее:
- НДФЛ – не удерживается с пособия по случаю смерти, если его размер не превышает установленный законодательством лимит (на 2026 год – 100 000 руб.). Суммы заработной платы и компенсации за отпуск облагаются НДФЛ по стандартной ставке 13 %.
- Страховые взносы – начисляются на заработную плату и компенсацию за отпуск. Пособие по случаю смерти не включается в базу для начисления взносов, если оно выплачивается в пределах норматива, установленного законодательством.
- Отчётность – в форме РСВ-1 и 4‑ФСС отражаются только начисления, подлежащие обложению взносами. Пособие по случаю смерти указывается в отдельной строке (если выплачивается сверх норматива).
Пример проведения документа в 1С:ЗУП
Ниже приведён типовой алгоритм действий в интерфейсе программы (скриншоты опущены для brevity).
- Открываем раздел Зарплата → Сотрудники → выбираем нужного сотрудника.
- Нажимаем Уволить → указываем дату смерти, причину Смерть, заполняем сведения о выплатах (заработная плата, компенсация за отпуск).
- После проведения документа переходим в Начисления → Начисление зарплаты и взносов → создаём новый документ за период до даты смерти.
- В табличной части добавляем строки:
- Вид начисления – Оплата труда (сумма за отработанные дни).
- Вид начисления – Компенсация за неиспользованный отпуск (расчёт по среднему заработку).
- При необходимости – Пособие по случаю смерти (указываем сумму, если она выплачивается).
- Проводим документ. Система автоматически заполняет поля НДФЛ и Страховые взносы согласно текущим ставкам и лимитам.
- Проверяем полученные суммы в виде Расчётного листка (отчёт → Расчётный листок сотрудников).
- Если всё верно, проводим выплату через документ Выдача денежных средств или Перевод на счёт.
Что нужно помнить
- Дата смерти считается последним днём работы для начисления заработной платы.
- Компенсация за отпуск рассчитывается исходя из среднего заработка за 12 месяцев, предшествующих месяцу смерти.
- Пособие по случаю смерти выплачивается в соответствии с внутренним нормативным актом организации и/или коллективным договором.
- Все выплаты наследнику оформляются на основании заявления и документов, подтверждающих право на получение средств (свидетельство о смерти, свидетельство о праве на наследство и т.д.).
- После проведения всех начислений рекомендуется сверить данные с налоговой отчётностью (РСВ, 4‑ФСС, 2‑НДФЛ) за соответствующий период.
Оформление начислений умершему сотруднику в 1С требует внимательного отношения к документам увольнения, начисления заработной платы, компенсации за отпуск и возможного пособия; Следуя представленному алгоритму и учитывая особенности налогообложения, вы сможете корректно отразить все выплаты в бухгалтерском и налоговом учёте, минимизировав риски ошибок и штрафов.