Оформление трудовой книжки при прекращении трудового договора — одна из самых ответственных процедур в кадровой работе. Ошибка в формулировке основания, неверная дата или отсутствие ссылки на статью ТК РФ могут привести к трудовым спорам, штрафам для работодателя и проблемам у сотрудника при будущем трудоустройстве или назначении пенсии.

В данной статье подробно разбираем правила заполнения, стандартные формулировки для всех оснований увольнения, актуальные изменения и частые ошибки.

Общие правила заполнения записи об увольнении

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 645 «О трудовой книжке» (Правила ведения трудовых книжек), запись о прекращении трудового договора вносится в раздел «Сведения о работе» в день прекращения работы (последний рабочий день сотрудника).

Обязательные элементы записи:

1. Порядковый номер, продолжает сквозную нумерацию записей в разделе «Сведения о работе».
2. Дата — день, месяц, год прекращения трудового договора (формат ДД.ММ.ГГГG). Это последний день фактической работы сотрудника (или день окончания отработки предупреждения/отпуска).
3. Текст записи — состоит из двух частей:
   • Формулировка основания увольнения (согласно ТК РФ).
   • Ссылка на соответствующий пункт, часть, статью Трудового кодекса РФ.
4. Сведения о документе-основании — номер, дата и название приказа (распоряжения) об увольнении.

Стандартные формулировки по статьям ТК РФ (Шпаргалка)

Ниже приведены наиболее распространенные основания и правильные формулировки для столбца «Сведения о работе».

Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

Запись: «Уволен по собственному желанию» (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Примечание: Если сотрудник отработал предупреждение (14 дней) или стороны договорились о более ранней дате, дата увольнения — последний отработанный день.

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Запись: «Уволен в связи с прекращением трудового договора по соглашению сторон» (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Примечание: Дата увольнения устанавливается в соглашении. Выплаты (возмещение за неиспользованный отпуск, выходное пособие) также фиксируются в соглашении, но в ТК записывается только факт прекращения.

Увольнение по инициативе работодателя (ликвидация, штатное сокращение)

• Ликвидация организации/ИП: «Уволен в связи с ликвидацией организации (предпринимателем — физическим лицом)» (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
• Сокращение численности/штата: «Уволен в связи со сокращением численности (штата) работников» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Увольнение за неудовлетворительные результаты испытательного срока (ст. 71 ТК РФ)

Запись: «Уволен в связи с неудовлетворительными результатами испытательного срока» (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — прекращение по инициативе работодателя на основании ст. 71 ТК РФ). В ссылке на документ-основание указывается приказ об увольнении со ссылкой на ст. 71 ТК РФ.

Увольнение за прогулы и грубые нарушения дисциплины (ст. 81 ТК РФ)

• Прогул (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ): «Уволен за отсутствие на работе целый рабочий день (смену) без уважительной причины» (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
• Явка в состоянии опьянения (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ): «Уволен за явку на работу в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения» (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
• Грубое нарушение трудовых обязанностей (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ): «Уволен за грубое нарушение трудовых обязанностей» (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Увольнение в связи с выходом на пенсию

Согласно разъяснениям Роструда, при увольнении в связи с выходом на пенсию (впервые осуществляющем право на страховую пенсию по старости) запись вносится по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию) с указанием основания:

Запись: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию» (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Это дает сотруднику право на выходное пособие (средний заработок за 2 недели) и сохранение среднего заработка на период трудоустройства до 3 месяцев.

Истечение срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ)

Запись: «Уволен в связи с истечением срока трудового договора» (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Перевод к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Запись: «Уволен в связи с переходом к другому работодателю» (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Обстоятельства, не зависящие от воли сторон (п. 4 ч; 1 ст. 77 ТК РФ)

• Призыв на срочную военную службу.
• Вступление в законную силу приговора суда с назначением наказания, исключающим продолжение работы.
• Восстановление на работе ранее работавшего лица по судебному решению.
• Признание работника полностью нетрудоспособным (МСЭ).
• Смерть работника.

Образец записи: «Уволен в связи с [обстоятельство, напр.: призывом на срочную военную службу / вступлением в законную силу приговора суда / признанием полностью нетрудоспособным» (п. 4 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Особенности оформления при отпуске с последующим увольнением

Частая ситуация: сотрудник пишет заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск с последующим увольнением (по ст. 127 ТК РФ).

Порядок действий и даты:

1. Издается приказ об отпуске с последующим увольнением.
2. Последний день отпуска = День увольнения = Дата записи в ТК.
3. В день увольнения выдается ТК, производится расчет.

Формулировка в ТК: Запись делается по тому основанию, которое указано в приказе (например, «Уволен по собственному желанию» — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Отдельной записи об «отпуске» в разделе «Сведения о работе» не делается (отпуск отражается только в табеле учета рабочего времени и личном счете).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году: нюансы

С 2020 года большинство сотрудников переведено на ЭТК. При увольнении работодатель обязан:

• Сформировать Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) с кодом основания прекращения (СПРАВОЧНИК 1.1 формы СТД-Р).
• Отправить отчет в СФР (бывший ПФР/ФСС) в срок не позднее следующего рабочего дня после дня прекращения работы.
• Выдать сотруднику бумажную выписку из ЭТК (если сотрудник просит) или распечатку СТД-Р.

Коды оснований (Справочник 1.1) для ЭТК:

• 10 — По собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
• 11 — По соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
• 20 — В связи с ликвидацией организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
• 21 — В связи со сокращением штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
• 30 — За прогул (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
• 40, В связи с истечением срока договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
• 50 — В связи с выходом на пенсию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
• …и другие согласно Приказу Минтруда от № 821н.

Частые ошибки и как их избежать

Процедура выдачи трудовой книжки в день увольнения

Согласно ст. 84.1 ТК РФ и ПП РФ № 645:

1. Запись вносится не позднее дня прекращения работы.
2. ТК выдается работнику в день прекращения работы под роспись в журнале учета движения трудовых книжек (или в личной карточке Т-2).
3. Если работник отсутствует (больничный, отпуск, отказ забирать), работодатель в день увольнения направляет письменное уведомление (почтой с уведомлением о вручении) о необходимости получить ТК. До получения ТК она хранится у работодателя под ответственностью.

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

Если к моменту увольнения у сотрудника нет ТК (утеряна, порвана, сгорела):

1. Сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель выдает дубликат в течение 15 дней (п. 43 Правил № 645).
3. В дубликате переносятся все записи за стаж у данного работодателя + запись об увольнении.
4. На титульном листе дубликата ставится отметка «ДУБЛИКАТ».

Резюме: чек-лист для кадровика перед выдачей ТК

• [ ] Порядковый номер записи верный (сквозной).
• [ ] Дата увольнения = последний рабочий день = дата приказа.
• [ ] Текст записи: формулировка + ссылка на статью/пункт/часть ТК РФ (в точности как в приказе).
• [ ] Колонка «Документ-основание» заполнена полностью (№ приказа, дата, название).
• [ ] Подпись ответственного лица (директора или уполномоченного) и печать организации (если предусмотрена уставом) на записи.
• [ ] Запись в журнале учета движения ТК (выдача) с росписью сотрудника.
• [ ] Отправлен отчет СТД-Р в СФР (для ЭТК).
• [ ] Выдан расчетный лист (показатель формы Т-51/Т-51а или свой бланк) и все выплаты произведены.

Грамотное оформление записи об увольнении в трудовой книжке, залог отсутствия претензий со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ) и судов. Главное правило: единообразие приказа, записи в ТК и данных в СФР. Используйте приведенные выше формулировки как шаблоны, но всегда сверяйтесь с актуальным текстом Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда № 821н при работе с электронными трудовыми книжками.

Данная статья носит информационный характер. В сложных или спорных ситуациях рекомендуется консультироваться с трудовой инспекцией или юристом по трудовому праву.