Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Служебная записка – внутренний документ, которым работник подтверждает факт совершения служебных поездок на личном транспорте и просит возместить связанные с ними расходы (стоимость топлива, платные дороги, парковку, амортизацию транспортного средства и т․д․)․ Ниже представлен подробный разбор оформления, правовой основы и практических рекомендаций по составлению такой записки․

Когда требуется служебная записка на возмещение затрат на дорогу

Работник использует собственный автомобиль (или мотоцикл) для выполнения служебных заданий (командировки, выезды к клиентам, посещение объектов и т;п․)․
В поездке возникают платные участки автодорог, мосты, тоннели, платные парковки․
Необходимо компенсировать затраты на ГСМ (бензин, дизель, газ) и износ транспортного средства․
Сотрудник хочет получить возмещение за проезд на такси или общественный транспорт, если это связано с выполнением служебных функций․

Правовая база

Трудовой кодекс РФ, ст․ 168 – право работника на возмещение расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей․
Внутренние локальные нормативные акты организации (Положение о командировках, Политика возмещения расходов, Договор о материальной ответственности)․
Налоговый кодекс РФ – учёт расходов на ГСМ и амортизацию при налогообложении прибыли․

Структура служебной записки

Шапка документа – реквизиты организации (название, ИНН, КПП, адрес)․
Заголовок – «Служебная записка на возмещение затрат на дорогу»․
Дата и номер – дата составления и регистрационный номер (по внутренней нумерации)․
Адресат – руководитель подразделения или служба, ответственная за возмещение расходов (например, «Начальнику отдела логистики»)․
Инициатор – ФИО сотрудника, должность, подразделение (данные можно скрыть, указав «Сотрудник ООО «Пример»»)․
Основная часть:
- Цель поездки (кратко: «Выезд на объект заказчика для проведения пуско‑наладочных работ»)․
- Маршрут и даты (например: « г․ – г․ Москва → г․ Владимир → г․ Москва»)․
- Перечень платных участков (название дороги, стоимость проезда, количество проездов)․
- Расходы на ГСМ (пробег, средний расход топлива, цена за литр, итоговая сумма)․
- Амортизация транспортного средства (если предусмотрена внутренней политикой)․
Приложения – перечень документов, подтверждающих расходы (чеки, квитанции, счета‑фактуры, распечатки из систем электронной оплаты проезда, журнал маршрута)․
Подпись инициатора и подпись утверждающего лица (с расшифровкой)․

<h2>СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА</h2>

<p>№ ___ от «__» __________ 2026 г․</p>
<p>Начальнику отдела логистики</p>
<p>От: сотрудник ООО «Пример» (ФИО скрыто)</p>
<p>Должность: инженер‑проектировщик</p>
<p></p>
<h3>Описание служебной поездки</h3>
<p>Цель поездки: выезд на объект заказчика в г․ Владимир для проведения пуско‑наладочных работ систем автоматизации․</p>
<p>Маршрут и даты:  г․ – г․ Москва → г․ Владимир → г․ Москва (обратный путь  г․)․</p>
<p>Платные участки автодорог:</p>
<ul>
 <li>М‑12 «Восток» – участок с 105‑го по 130‑й км, стоимость проезда 250 руб․ (2 проезда) = 500 руб․;</li>
 <li>Платный мост через Оку – стоимость 120 руб․ (1 проезд) = 120 руб․;</li>
</ul>
<p>Расходы на ГСМ:</p>
<ul>
 <li>Пробег по маршруту – 380 км;</li>
 <li>Средний расход топлива – 8 л/100 км;</li>
 <li>Цена бензина АИ‑95 – 55 руб․/л;</li>
</ul>
<p>Амортизация транспортного средства (по внутренней норме 2 руб․/км): 380 км × 2 руб․ = 760 руб․;</p>
<p></p>
<h3>Приложения</h3>
<ul>
 <li>Чеки за проезд платных участков (М‑12, мост через Оку);</li>
 <li>Таблица расчёта ГСМ (пробег, расход, цена);</li>
 <li>Журнал маршрута с отметками дат и времени;</li>
 <li>Копия полиса ОСАГО (при необходимости)․</li>
</ul>
<p></p>
<p>Прошу утвердить данную служебную записку и выдать мне возмещение в размере 3 052 руб․ наличными либо перечислить на расчётный счёт № ____․</p>
<p></p>
<p>Подпись инициатора: _____________ / ФИО скрыто /</p>
<p>Подпись утверждающего лица: _____________ / Должность /</p>

Пошаговая инструкция по оформлению и согласованию

Сбор подтверждающих документов сразу после поездки: чеки, квитанции, выписки из банка по оплате проезда, данные одометра․
Заполнение шаблона служебной записки (можно использовать готовый формуляр в Word или Google Docs, предварительно скрыв персональные данные)․
Проверка соответствия внутренним нормативам (лимиты на суточные расходы, нормы амортизации, необходимость приложения оригиналов документов)․
Согласование с непосредственным руководителем – он ставит подпись и указывает своё согласие на возмещение․
Передача в бухгалтерию для проведения расчёта и последующей выплаты средств․
Оплата – выдача наличными из кассы или безналичный перевод на счёт сотрудника в течение установленного срока (обычно 3–5 рабочих дней)․
Архивирование – оригинал служебной записки с приложениями хранится в личном деле сотрудника и в бухгалтерском архиве не менее 5 лет․

Частые ошибки и как их избежать

Отсутствие подтверждающих документов – без чека или квитанции бухгалтерия откажет в возмещении․ Решение: сразу сохранять все платёжные документы, делать фото или скан․
Неправильный расчёт пробега – использование приблизительных данных ведёт к спорам․ Решение: фиксировать показания одометра перед выездом и после возврата, либо пользоваться данными навигационных систем (экспорт маршрута)․
Нарушение лимитов по суточным нормам – если организация устанавливает максимальную сумму за сутки, превышение приводит к частичному отказу․ Решение: заранее ознакомиться с внутренней политикой и планировать маршрут соответственно․
Смешивание личных и служебных расходов – например, заправка автомобиля по пути домой․ Решение: чётко разделять заправки, связанные исключительно с служебной поездкой․
Несвоевременная подача записки – просрочка может привести кLoss of право на возмещение․ Решение: подавать записку не позднее 3 рабочих дней после завершения поездки․

Оформление служебной записки на возмещение расходов по служебным поездкам на личном транспорте