Оформление работы сотрудников в нерабочее время (выходные‚ праздничные дни) — одна из самых частых задач кадровика и бухгалтера. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (1С:ЗУП) для этого предусмотрен специальный функционал‚ позволяющий выбрать способ компенсации: повышенная оплата или предоставление отгула (дня отдыха). В статье подробно разберем настройку программы‚ оформление документов‚ нюансы расчета среднего заработка и изменения в законодательстве.
Законодательная база: что говорит ТК РФ
Согласно ст. 153 ТК РФ‚ работа в выходной или праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере (если это не предусмотрено работой по сменному графику‚ где эти дни являются рабочими).
Сотрудник имеет право выбрать способ компенсации:
- Повышенная оплата: за отработанные часы выплачивается двойная ставка (или тарифная ставка + доплата не менее тарифной ставки).
- Отгул (дополнительный день отдыха): работа оплачивается в одинарном размере‚ а сотруднику предоставляется другой день отдыха (отгул) продолжительностью не менее отработанного времени.
Важно: Выбор способа компенсации фиксируется в приказе (распоряжении) о привлечении к работе в выходной/праздничный день и в табеле учета рабочего времени.
Предварительная настройка 1С:ЗУП 3.1
Прежде чем оформлять документы‚ необходимо активировать соответствующие возможности в настройках программы.
Включение учета отгулов
По умолчанию функционал отгулов может быть отключен. Для его активации:
- Перейдите в раздел Настройка → Расчет зарплаты.
- Найдите блок Учет отсутствий.
- Установите галочку Отгулы.
После этого в разделе «Зарплата» появится возможность создавать документы «Отгул» и выбирать способ компенсации «Отгул» в документе «Работа в выходные и праздники».
Настройка видов начислений
Проверьте настройку видов начислений для работы в выходные/праздничные дни:
- Работа в выходные и праздничные дни (повышенная оплата) — для варианта с двойной оплатой.
- Работа в выходные и праздничные дни (оплата в одинарном размере) — используется при компенсации отгулом (базовая оплата)‚ а сам отгул оформляется отдельным документом.
Убедитесь‚ что в настройках видов начислений корректно заполнены базы для расчета среднего заработка (если отгул будет использоваться в период расчета отпуска или больничного).
Основной документ: «Работа в выходные и праздники»
Это ключевой документ для регистрации факта привлечения сотрудника к работе в нерабочее время. Находится в разделе Зарплата → Работа в выходные и праздники.
Заполнение шапки документа
- Организация‚ Подразделение‚ Сотрудник.
- Период: указывается дата выходного/праздничного дня (или диапазон дат).
- График работы: подтягивается автоматически из карточки сотрудника (важно для определения‚ является ли день выходным для данного графика).
Способы компенсации (на вкладке «Основное» или в табличной части)
В программе доступно два основных варианта‚ которые определяют дальнейшую логику расчета:
Вариант А: Повышенная оплата (Двойная оплата)
- Способ компенсации: «Повышенная оплата».
- Результат: Документ создает начисление «Работа в выходные и праздничные дни (повышенная оплата)». Сотрудник получает за эти часы двойную заработную плату. Дополнительный день отдыха не предоставляется.
- Табель: Ставится код «РВ» (Работа в выходной/праздничный день) или «RV» (код 04). Часы заносятся в табель.
Вариант Б: Компенсация отгулом (Одинарная оплата + День отдыха)
- Способ компенсации: «Отгул».
- Результат: Документ создает начисление «Работа в выходные и праздничные дни (оплата в одинарном размере)». Автоматически документ отгула НЕ создается.
- Действие кадровика: Необходимо отдельно оформить документ «Отгул» (раздел Зарплата → Отгулы) на выбранную дату‚ указав основание — ссылку на документ «Работа в выходные и праздники».
- Табель: В день работы, код «РВ». В день отгула — код «О» (Отгул) или «G» (код 28).
Оформление отгула (при способе компенсации «Отгул»)
Документ «Отгул» оформляется в разделе Зарплата → Отгулы.
Ключевые поля:
- Сотрудник‚ Организация.
- Период (Дата начала/окончания): дата предоставляемого дня отдыха.
- Основание: выбирается документ «Работа в выходные и праздники» (это связывает отгул с отработанным днем для корректного расчета среднего).
- Вид отгула: «За работу в выходной/праздничный день».
- Оплата: отгул не оплачивается (оплачивается 0 рублей)‚ так как оплата за отработанный день уже произведена в одинарном размере документом «Работа в выходные и праздники».
Нюанс: Отгул можно присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовать в любое удобное время по заявлению сотрудника (с согласия работодателя).
Особенности работы в командировке (Выходной в командировке)
Если выходной день пришелся на период командировки‚ оформление отличается:
- Документ: «Командировка» (вкладка «Выходные и праздничные дни»).
- Способ компенсации выбирается прямо в командровке: «Повышенная оплата» или «Отгул».
- При выборе «Отгул» программа сама предложит оформить документ отгула на основании командировки.
- Ежедневные суточные выплачиваются за выходные дни в командировке в стандартном порядке (независимо от способа компенсации заработной платы).
Нюансы расчета среднего заработка
Это одна из самых сложных тем‚ вызывающая ошибки при расчете отпускных и больничных.
При повышенной оплате
В средний заработок включается вся сумма начисления (и тарифная часть‚ и доплата до двойной). База для расчета среднего увеличивается.
При компенсации отгулом
- День работы: В средний заработок включается только одинарная оплата (базовая ставка за отработанные часы). Доплата не начислялась‚ значит‚ и включать нечего.
- День отгула: Отгул не оплачивается (сумма 0)‚ поэтому в числителе среднего заработка он не участвует. Однако часы/дни отгула исключаются из знаменателя (из отработанного времени)‚ так как это время нерабочее (отдых).
- Риск ошибки: Если в документе «Отгул» случайно поставить галочку «Оплачиваемый» или выбрать вид начисления с суммой > 0‚ это исказит средний заработок (занизит или завысит его некорректно).
Варианты оплаты в месяце с отгулом: влияние на оклад
Частый вопрос: «Почему при отгуле уменьшился оклад?».
В 1С:ЗУП 3.1 расчет оклада за неполностью отработанное время производится пропорционально отработанным дням/часам по графику.
- День отгула — это нерабочий день (код «Г» в табеле). Он не входит в отработанное время в знаменателе расчета оклада за неполный месяц.
- Следовательно‚ оклад за месяц‚ в котором был отгул‚ будет рассчитан пропорционально фактически отработанным дням (минус день отгула).
Компенсация неиспользованных отгулов при увольнении
Если сотрудник не успел воспользоваться отгулом до увольнения‚ работодатель обязан компенсировать его денежно (ст. 153 ТК РФ‚ Постановление Пленума ВС РФ № 2).
В 1С:ЗУП это оформляется документом «Компенсация неиспользованного отгула» (раздел Зарплата → Компенсации) или автоматически при проведении документа «Увольнение» (если настроено автоматическое заполнение).
- Сумма компенсации = Средний часовой заработок × Количество часов неиспользованного отгула.
- В средний заработок для этой компенсации включаются все начисления за расчетный период по общим правилам.
Типовые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как исправить в 1С:ЗУП |
|---|---|---|
| Выбран способ «Отгул»‚ но документ «Отгул» не оформлен | Сотрудник получил одинарную оплату за выходной‚ но день отдыха не зафиксирован. Нарушение ТК РФ‚ риск претензий инспекции труда. | Обязательно создайте документ «Отгул» на основании документа «Работа в выходные и праздники». |
| В документе «Отгул» стоит галочка «Оплачиваемый» | Двойная оплата: за выходной (в одинарку) + за отгул (как рабочий день). Завышение зарплаты и среднего. | В документе «Отгул» поле «Оплата» должно быть пустым или сумма = 0. Вид отгула: «За работу в выходной/праздничный день». |
| Работа в выходной при сменном графике оформлена как «Работа в выходные»‚ а не как переработка/сверхурочные | Некорректная оплата (двойная вместо 1.5/2 за сверхурочные) и неверный табель. | При сменном графике‚ если день по графику рабочий — оформляйте через табель/документ «Исправление табеля» как работу в обычный день (возможно‚ сверхурочные)‚ а не через «Работа в выходные и праздники». |
| Неверный расчет среднего при отгуле | Неверные отпускные/больничные. | Проверьте отчет «Анализ расчета среднего заработка». Убедитесь‚ что день отгула исключен из знаменателя‚ а в числителе только одинарная оплата за выходной. |
Пошаговая инструкция: Оформление работы в выходной с отгулом (Чек-лист)
- Приказ: Издайте приказ о привлечении к работе в выходной/праздничный день с указанием способа компенсации — «Предоставление отгула».
- Документ «Работа в выходные и праздники»:
- Заполните сотрудника‚ дату выходного дня.
- Способ компенсации: Отгул.
- Проведите документ. Сформируется начисление «Работа в выходные и праздничные дни (оплата в одинарном размере)».
- Документ «Отгул»:
- Создайте на основании документа из п.2 (кнопка «Создать на основании» → «Отгул»).
- Укажите дату предоставления отгула.
- Проверьте: Оплата = 0 (не оплачиваемый)‚ Вид = «За работу в выходной/праздничный день».
- Проведите документ.
- Табель учета рабочего времени:
- В день работы: код «РВ» (часы работы).
- В день отгула: код «О» / «G» (Отгул).
- Расчет зарплаты: Проверьте ведомость начислений: есть начисление за выходной (1 ставка)‚ оклад рассчитан за отработанное время (минус день отгула)‚ отгула в начислениях нет.
Правильное оформление работы в выходные дни в 1С:ЗУП 3.1 требует понимания логики пары документов: «Работа в выходные и праздники» + «Отгул». Главное правило: при выборе способа компенсации «Отгул» программа разделяет процессы — оплату за работу (в одинарку) и предоставление отдыха (бесплатно). Настройка галочки «Отгулы» в параметрах учета отсутствий — обязательное условие для доступа к полному функционалу. Внимательное отношение к расчету среднего заработка в месяцах с отгулами сэкономит время на перерасчетах отпускных и больничных.
Статья подготовлена на основе актуального функционала 1С:ЗУП 3.1 и Трудового кодекса РФ. Перед применением в производстве рекомендуется тестировать сценарии на тестовой базе.