Оформление декретного отпуска (по беременности и родам — БиР) в 2026 году максимально автоматизировано благодаря системе проактивных выплат и электронным больничным листам. Однако работодатели и сотрудницы часто имеют вопросы по нюансам: как считаются сроки, что делать при переходе на АУСН, можно ли работать удаленно и как получить все положенные выплаты. В этой статье подробно разберем процедуру пошагово.

Нормативная база и ключевые изменения 2026 года

Основным документом регулирующим отношения является ТК РФ (ст. 255, 256) и ФЗ-255 «Об обязательном социальном страховании…». Ключевые моменты на 2026 год:

• Проактивное назначение: Пособие по БиР назначается автоматически на основании данных электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН) и сведений о заработке, переданных в СФР. Заявление писать не нужно.
• Электронный больничный (ЭЛН): Бумажные листы нетрудоспособности практически вышли из обращения. Врач оформляет ЭЛН в АИС «Соцстрах» / ЕРАИС, работодатель получает уведомление в личном кабинете СФР или через ЭДО.
• Переход на АУСН (Автоматизированную УСН): С 1 января 2026 года организации на УСН могут переходить на АУСН. Для расчета пособий база определяется по тем же правилам (доходы за 2 календарных года, предшествующие году страхового случая), но отчетность сдается в налоговую, а взносы платятся единым платежом. Важно: сроки сдачи сведений о заработке в СФР остаются неизменными.
• Индексация лимитов: Максимальная база для расчета взносов и пособий за 2024–2025 годы (расчетный период для декрета 2026 г.) установлена в размере 2 225 000 руб. и 2 465 000 руб. соответственно.

Сроки выхода в декретный отпуск (БиР)

Стандартная продолжительность отпуска по БиР зависит от обстоятельств:

1. Одиночные роды: 140 календарных дней (70 до родов + 70 после).
2. Сложные роды: 156 календарных дней (70 + 86).
3. Рождение двух и более детей: 194 календарных дня (84 + 110).

Важно: Женщина имеет право выйти в отпуск позже установленного врачом срока (продолжить работать), но тогда дни «перегора» не восстанавливаются, отпуск просто начнется позже, а общая продолжительность сократится. Досрочный выход в отпуск (раньше 30 недель/28 недель при многоплодной беременности) возможен только по медицинским показаниям (выдается ЭЛН).

Пошаговая процедура оформления для работодателя

Этап 1: Получение ЭЛН (Уведомление от СФР)

С 2026 года работодатель не запрашивает больничный у сотрудницы. Врач женской консультации/родильного дома оформляет ЭЛН по 30 неделе беременности (28 недель при многоплодной). Информация автоматически попадает в СФР и в личный кабинет работодателя (или по ЭДО).

Действия бухгалтера/Кадров:

• Проверить корректность данных ЭЛН (ФИО, СНИЛС, сроки, диагноз/код причины нетрудоспособности «БиР»).
• Убедиться, что за расчетный период (2024 и 2025 годы) переданы Сведения о заработке (СЗВ-ТД / СЗВ-СТАЖ / Сведения о заработке для пособий); Без них СФР не сможет рассчитать пособие проактивно.

Этап 2: Издание приказа (Распоряжения)

На основании ЭЛН издается приказ по форме Т-6 (или собственной формы с обязательными реквизитами).

Обязательные реквизиты приказа:

• Основание: ЭЛН № [номер] от [дата].
• Срок отпуска: с [дата начала по ЭЛН] по [дата окончания по ЭЛН].
• Вид отпуска: «По беременности и родам».
• Должность, структурное подразделение.

Примечание: Приказ подписывается руководителем. В личную карточку сотрудника (Т-2) запись вносится на основании приказа.

Этап 3: Расчет и выплата пособия

В 2026 году существует два сценария:

Сценарий А: Проактивное назначение (Стандартный)

1. СФР автоматически рассчитывает пособие на основании ЭЛН и сведений о заработке.
2. Работодатель получает уведомление от СФР о назначении/размере пособия.
3. Работодатель выплачивает пособие сотруднице в день ближайшей выплаты заработной платы (аванса/зарплаты) после получения решения СФР.
4. Сумма пособия уменьшает сумму страховых взносов, подлежащих уплате за текущий период (ст. 15 ФЗ-255).

Сценарий Б: Расчет работодателем (Исключительные случаи)

Работодатель рассчитывает и платит сам, если:

• СФР не назначило пособие проактивно (нет данных о заработке, ошибка в СНИЛС и т.д.).
• Сотрудница обратилась за пособием к работодателю (право выбора до 2023 г., сейчас редкость).
• Организация, плательщик взносов за себя (ИП за себя, нотариусы, адвокаты и др.).

Формула расчета (ручной):

Пособие = (Сумма заработка за 2024 г. + Сумма заработка за 2025 г.) / 730 * Число дней БиР

Ограничения 2026 г. (база 2024-2025 гг.):

• Мин. пособие (при стаже < 6 мес. или зарплата < МРОТ): расчет от МРОТ 2026 г. (19 242 руб.) с учетом регионального коэффициента.
• Макс. пособие (одиночные роды 140 дней): ~ 565 562 руб; (база 2024: 2 225 000 + база 2025: 2 465 000 = 4 690 000 / 730 * 140).

Этап 4: Отчетность в СФР

Даже при проактивном назначении работодатель обязан сдать:

• Сведения о заработке за 2024 и 2025 гг. (если не сдавались ранее) — до дня направления сведений о выплаченном пособии.
• Сведения о выплаченном пособии (форма СЗВ-ВЫПЛАТА / ЕФС-1 раздел 1.1) — в течение 5 рабочих дней после выплаты;

Работа во время отпуска по БиР: правовые нюансы

Согласно ст. 256 ТК РФ, женщина, находящаяся в отпуске по БиР, не может быть привлечена к работе (даже с ее согласия) в период:

• Отпуска по БиР (те самые 140/156/194 дней).
• Отпуска по уходу за ребенком до 1,5 или 3 лет (если она оформила именно этот отпуск).

Что ДОЗВОЛЕНО (Исключения):

1. Удаленная работа / Внутреннее совместительство: Если сотрудница НЕ оформляла отпуск по уходу за ребенком (после БиР), а продолжает работать (например, удаленно или на условиях внутреннего совместительства), она сохраняет статус работающей. Но в период действия ЭЛН по БиР она считается временно нетрудоспособной. Работать по трудовому договору в дни действия ЭЛН нельзя (двойная оплата: зарплата + пособие по нетрудоспособности недопустима).
2. Гражданско-правовые отношения (ГПХ): Во время декретного отпуска (БиР) женщина может заключать ГПХ-контракты (Договоры подряда, ГПА) с текущим или иным работодателем. Это не запрещено ТК РФ, так как это не трудовые отношения. Важно: по таким доходам взносы в СФР не платятся (кроме травмоопасных работ), и они не учитываются в стаже/заработке для будущих пособий.
3. Самозанятость (НПД): Разрешено оформить статус самозанятого и получать доход от профессионального дохода. Взносы платит сама сотрудница (4%/6%).

Что ЗАПРЕЩЕНО:

• Вызывать на работу по основному трудовому договору в дни действия ЭЛН (БиР).
• Оформлять командировки, сменный график, ночные смены в этот период.
• Увольнять по инициативе работодателя (ст. 261 ТК РФ), кроме ликвидации организации.

После БиР: Отпуск по уходу за ребенком

По истечении срока БиР женщина имеет право на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет (пособие 40% среднего заработка, мин/макс установлены госом) и до 3 лет (пособие не выплачивается работодателем/СФР, выплачивается ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 3 лет из бюджета/СФР при низких доходах, единое пособие).

Оформление: Написание заявления от руки (или через ЭДО/ЛК) + Приказ по форме Т-6. Основание: Заявление, Свидетельство о рождении ребенка.

Дополнительные выплаты 2026 года (Чек-лист)

Помимо пособия по БиР, сотрудница имеет право на:

• Единовременное пособие при рождении ребенка (назначается проактивно СФР после регистрации рождения в ЗАГС, сумма ~24-28 тыс. руб. с учетом регионального коэф.).
• Единое пособие (до 17 лет) — при низком доходе семьи (нужное нулевое имущество). Назначается через Госуслуги/СФР/МФЦ.
• Материнский (семейный) капитал, при рождении/усыновлении 1-го (630 380,78 руб. в 2024 г., в 2026 г. проиндексирован) и 2-го ребенка (202 643,96 руб. при неполучении на 1-го).
• Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет (40% заработка, мин ~9 227 руб., макс ~49 123 руб. в 2024 г. базах, в 2026 г. лимиты выше).

Типичные ошибки и риски для работодателя

Резюме: Алгоритм действий HR/Бухгалтера в 2026 году

1. Мониторинг ЛК СФР / ЭДО на предмет появления ЭЛН по БиР (обычно с 30 недели).
2. Проверка Сведений о заработке за 2024 и 2025 гг., поданы ли, верны ли суммы.
3. Издание приказа (Т-6) в день получения ЭЛН или на следующий рабочий день.
4. Ожидание решения СФР о назначении пособия (обычно 3-10 дней после ЭЛН).
5. Выплата пособия в ближайший день выплаты зарплаты/аванса.
6. Сдача Сведений о выплате (ЕФС-1) в течение 5 дней.
7. Подготовка к следующему этапу: ожидание заявления на отпуск по уходу за ребенком + Свидетельства о рождении.

Дисклеймер: Данная статья носит информационный характер. Нормативная база может меняться. Для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется обращаться к актуальным версиям ТК РФ, ФЗ-255, постановлениям Правительства и консультироваться с профессиональным юристом или кадровиком. Персональные данные в примерах обобщены/замаскированы.