Оформление декретного отпуска — одна из самых ответственных кадровых процедур. Ошибки в документах могут привести к спорам со СФР, проверкам ГИТ и нарушению прав сотрудника. В этой статье подробно разберем, нужно ли делать запись в трудовой книжке самой сотруднице, как оформить замещающего работника и какие нюансы учесть в 2026 году.

Что такое «декретный отпуск» с точки зрения закона

В трудовом праве понятие «декретный отпуск» не закреплено официально. Кадровые специалисты и работодатели под этим термином объединяют два вида отпусков, предусмотренных ст. 255 ТК РФ:

• Отпуск по беременности и родам (БиР) — предоставляется беременной женщине на основании листа нетрудоспособности (больничного). Продолжительность: 140 дней (70 до родов и 70 после), при осложненных родах — 156 дней, при рождении двух и более детей, 194 дня.
• Отпуск по уходу за ребенком — предоставляется по заявлению сотрудника (матери, отца, бабушки, дедушки или иного родственника/опекуна) до достижения ребенком возраста 1,5 лет или 3 лет. Сохраняется место работы (должность), но заработная плата не выплачивается (выплачивается пособие от СФР).

Пакет документов для оформления отпуска

Чтобы законно отправить сотрудницу в декрет и назначить пособия, работодатель должен получить от нее следующий пакет:

1. Заявление на предоставление отпуска по БиР (обычно пишется заранее) и отдельное заявление на отпуск по уходу за ребенком (до 1,5 или 3 лет / до конкретной даты).
2. Лист нетрудоспособности (электронный больничный) — основание для отпуска по БиР. Приходит автоматически в личный кабинет работодателя в СФР / ЭДО.
3. Копия свидетельства о рождении ребенка — основание для отпуска по уходу.
4. Справка с места работы второго родителя о том, что он не оформлял отпуск по уходу и не получает пособие. Если второй родитель не работает, копия трудовой книжки (страницы с записями о работе и последней записью об увольнении) или выписка из СФР (ранее ПФР) о страховом стаже.

Важно: С 2023 года большинство документов передаются электронно через СФР, но бумажные копии (заявления, копия свидетельства) работодатель хранит в личном деле сотрудника.

Действия работодателя: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Издание приказа (формы Т-6 или собственная форма)

На основании больничного и заявления изготавливается приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам. Единая форма Т-6 не является обязательной с 2013 г. (Постановление Госкома статистики от № 1), организации могут использовать свои формы, утвержденные локальным нормативным актом (ЛНА). В приказе указываются: ФИО, табельный номер, основание (больничный №, дата), сроки отпуска.

Шаг 2. Ознакомление сотрудника

Сотрудница должна ознакомиться с приказом под роспись (лично или через ЭДО/личный кабинет) до начала отпуска;

Шаг 3. Расчет и выплата пособия по БиР

Пособие рассчитывается на основании среднего заработка за 2 предшествующих календарных года (исключаются периоды, когда женщина была в декрете ранее). Выплачивается за все дни отпуска по БиР в едином размере. Срок выплаты — не позднее 10 дней после предоставления больничного (п. 15 Постановления Правительства РФ № 1071).

Шаг 4. Оформление отпуска по уходу за ребенком

После окончания БиР (или сразу, если БиР не было) изготавливается приказ об отпуске по уходу за ребенком до 1,5 или 3 лет. Основание — заявление и копия свидетельства о рождении.

Главный вопрос: Запись в трудовую книжку самой сотруднице

Что делать с трудовой книжкой на время декрета?

• Трудовая книжка остается у работодателя (в архиве или сейфе кадрового отдела) на все время отпуска.
• Если у сотрудника электронная трудовая книжка (ЭТК), никаких действий со стороны работодателя в СФР по поводу «открытия/закрытия» записи не требуется. Статус «Работает» сохраняется.
• При увольнении по собственному желанию во время декретного отпуска (ст. 80 ТК РФ, предупреждение за 2 недели не требуется) или по истечении срока договора — делается запись об увольнении с указанием основания (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ или п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Дата увольнения, последняя дата отпуска или дата, указанная в заявлении.

Оформление замещающего работника (временного сотрудника) — ЗДЕСЬ ЗАПИСЬ ОБЯЗАТЕЛЬНА

В отличие от основной сотрудницы, для замещающего работника запись в трудовой книжке (или ЭТК) является прямой обязанностью работодателя (ст. 66, 303 ТК РФ).

Особенности приема на работу замещающего:

• Трудовой договор — срочный. Заключается на период отсутствия основного работника (ст. 59, 303 ТК РФ). В договоре обязательно указывается: «Договор заключен на период отсутствия основного работника [ФИО основной сотрудницы] в связи с отпуском по уходу за ребенком».
• Испытательный срок не устанавливается (ч. 4 ст. 70 ТК РФ, не устанавливается при заключении срочного договора на срок до 2 месяцев, но для замещения декретницы срок может быть длиннее; однако судебная практика часто стоит на стороне работника, лучше не ставить ИС).
• Приказ о приеме на работу (форма Т-1 или своя) издается со ссылкой на ст. 303 ТК РФ.

Запись в трудовой книжке замещающего (образец 2026):

Запись при увольнении замещающего (возвращение основной сотрудницы):

Для ЭТК: Работодатель направляет в СФР сведения о приеме на работу (СЗВ-ТД) с признаком срочности договора и основанием «Замещение временно отсутствующего работника». При увольнении — СЗВ-ТД с кодом основания увольнения «33» (истечение срока срочного договора).

Декретный отпуск и трудовой/страховой стаж

Частый вопрос: «Входит ли декрет в стаж?»

• Страховой стаж (для пенсии): Да, периоды отпуска по БиР и по уходу за ребенком (до 1,5 лет для каждого ребенка, но не более 6 лет в сумме за всеми детьми) включаются в страховой стаж (ФЗ-400, ст. 12). За эти периоды начисляются пенсионные коэффициенты (ИПК) — 1,8 за первый ребенок, 3,6 за второго, 5,4 за третьего и последующих (на 2026 год коэффициенты индексируются).
• Непрерывный трудовой стаж (для расчета больничных): С 2007 года понятие «непрерывный стаж» для расчета пособий по нетрудоспособности устранено. Расчет делается по страховому стажу (общему). Декрет в него входит.
• Стаж за выслугу лет (специальный): Зависит от отраслевого законодательства (МВД, МЧС,Военные, врачи, педагоги и т.д.). Часто декрет засчитывается, но требуются подтверждающие документы.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и декрет: нюансы 2026 года

С 2020 года для всех новичков заводится только ЭТК. Бумажная хранится у работодателя до увольнения.

• Основная сотрудница: Никаких СЗВ-ТД на момент ухода в декрет не подается. Событие «Увольнение» или «Перевод» не происходит. Статус в СФР — «Работает».
• Замещающий: Подается СЗВ-ТД на прием (признак срочности = 1). При увольнении — СЗВ-ТД на увольнение.
• Возвращение из декрета: Если сотрудница возвращается раньше срока (до 1,5 или 3 лет) — изготавливается приказ о досрочном завершении отпуска. Записи в ТК/ЭТК не делается (продолжает работать).
• Увольнение по истечении декрета: Если сотрудница пишет заявление об увольнении по истечении отпуска по уходу (до 3 лет) — оформляется увольнение по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (по соглашению сторон) или п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию без предупреждения). Делается запись в бумажной ТК и СЗВ-ТД в ЭТК.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Ошибка: Внесение записи в ТК основной сотрудницы «В отпуске по уходу за ребенком».
   
   Правильно: Записи нет. Только приказ в личном деле.
2. Ошибка: Неоформление замещающего работника (работает «по совместительству» или без оформления);
   
   Правильно: Только срочный трудовой договор + запись в ТК/СЗВ-ТД. Штрафы за неоформление: ст. 5.27 КоАП РФ (до 100 тыс. руб. для юрлиц).
3. Ошибка: Указание в договоре замещающего некорректного срока (например, «до »), а не «до выхода основного работника».
   
   Правильно: Срок договора привязан к событию — возвращению основного сотрудника.
4. Ошибка: Отказ в предоставлении отпуска по уходу отцу/бабушке под предлогом «не предусмотрено штатом».
   
   Правильно: Право на отпуск по уходу имеют все родственники, фактически ухаживающие за ребенком (ст. 256 ТК РФ).

Резюме: чек-лист для кадрового специалиста

• [ ] Получены: заявление, больничный (электронно), свидетельство о рождении, справка со 2-го родителя.
• [ ] Издан приказ по форме Т-6 (или своя) на отпуск по БиР. Сотрудница ознакомлена.
• [ ] Рассчитано и выплачено пособие по БиР (в срок до 10 дней).
• [ ] Издан приказ на отпуск по уходу за ребенком (до 1,5 / 3 лет).
• [ ] Запись в ТК основной сотрудницы НЕ ДЕЛАЕТСЯ. ТК хранится у работодателя.
• [ ] Найден замещающий работник. Заключен срочный ТД (ст. 303 ТК РФ).
• [ ] Издан приказ о приеме замещающего. Сделана запись в его ТК / отправлена СЗВ-ТД в ЭТК;
• [ ] Обеспечено сохранение места работы основной сотруднице на весь срок отпуска.

Главное правило, которое необходимо запомнить навсегда: декретный отпуск не порождает записи в трудовой книжке основного сотрудника. Это временное освобождение от работы с сохранением места. Записи производятся только для замещающего работника. Грамотное оформление приказов, своевременная передача данных в СФР (для ЭТК) и хранение бумажных носителей, залог отсутствия претензий со стороны контролирующих органов и лояльности сотрудников.

Данная статья носит информационный характер и основана на действующем на трудовом законодательстве РФ (ТК РФ, ФЗ-400, Постановления Правительства, разъяснения Минтруда и СФР). Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному юристу по трудовому праву.