Оформление акта на усушку (списание) — обязательная процедура для любого предприятия, которое выводит из эксплуатации основные средства, материалы, товары или продукцию, потерявшие потребительские свойства. Грамотно составленный документ является основанием для списания стоимости с баланса, уменьшения налоговой базы по налогу на имущество и прибыли, а также защиты интересов компании при проверках контролирующих органов.
В данной статье подробно разобраны виды актов, обязательные реквизиты, порядок создания комиссии, типичные ошибки и приведены универсальные образцы для различных ситуаций.
Нормативная база и понятие «усушка»
Термин «усушка» в деловом обороте используется как сленговое обозначение акта о списании или акта о выявлении непригодности имущества к дальнейшему использованию. Юридически процесс регулируется следующими документами:
- ГК РФ (ст. 256, 258, 272) — правила учета издержек и амортизации для налог на прибыль.
- ФСБУ 6/2020 «Основные средства» (взамен ПБУ 6/01) — правила списания ОС.
- ФСБУ 5/2019 «Запасы» — списание материалов, товаров, НВП.
- Приказ Минфина РФ от № 257н — утвержденные формы первичной учетной документации (в т.ч. форма ОС-4а, ОС-4б для ОС и МБ-8, МБ-9 для запасов).
- ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9) — обязательность первичного документа.
Важно: С 2013 года организации имеют право самостоятельно разрабатывать бланки первичной документации (включая акты списания), утвердив их в учетной политике. Использование унифицированных форм (ОС-4, МБ-8) не является обязательным, но рекомендуется для стандартизации.
Основные основания для составления акта
Акт на усушку составляется не «по желанию», а только при наличии документальных оснований:
- Физический износ/порча: поломка, неисправимый брак, повреждение при перевозке/хранении (стихийные бедствия, утечка труб и т.д.).
- Моральное устаревание: имущество исправно, но не соответствует современным требованиям технологий, безопасности или экономической целесообразности эксплуатации.
- Истечение сроков годности/хранения: пищевые продукты, лекарства, БАДы, химикаты, СИЗ с истекшим сроком службы.
- Несоответствие качеству: выявление скрытых дефектов, несоответствие ГОСТ/ТУ/договору (акта приемки от поставщика).
- Утрата/хищение: на основании акта инвентаризации (формы ИНВ-3, ИНВ-5) и решения руководства.
- Решение о ликвидации/реорганизации: списание остатков при закрытии подразделения.
Порядок оформления: пошаговый алгоритм
Шаг 1. Приказ о создании комиссии
До составления акта руководитель организации издает приказ (распоряжение) о создании комиссии по списанию (усушке).
Состав комиссии:
- Председатель (обычно зам. директора по хозяйству или главный бухгалтер).
- Члены: представители бухгалтерии, технический специалист (инженер, технолог), материально ответственное лицо (МОЛ), представитель профсоюза (при наличии).
- Секретарь (для ведения протокола).
Приказ должен указывать: сроки работы комиссии, перечень объектов осмотра, основание (инвентаризационная опись, заявка МОЛ).
Шаг 2. Осмотр и экспертиза
Комиссия проводит физический осмотр имущества. Для ОС и сложных технических устройств часто требуется заключение эксперта/специалиста о невозможности ремонта или нецелесообразности его проведения (стоимость ремонта > остаточной стоимости).
Шаг 3. Составление акта
Документ заполняется в минимум 2 экземплярах (бухгалтерия, МОЛ/структурное подразделение). При списании ОС, 3 экземпляра (добавляется инвентарный/учетный отдел).
Шаг 4. Утверждение и подписание
Акт подписывают все члены комиссии. Обязательно требуется подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) для утверждения. Без подписи директора документ не имеет юридической силы для списания с баланса.
Шаг 5. Бухгалтерская проводка и утилизация
На основании утвержденного акта бухгалтер делает проводки списания. После этого имущество передается на утилизацию, переработку или уничтожение (с составлением соответствующего акта утилизации).
Обязательные реквизиты акта (по ст. 9 ФЗ-402)
Любой самодельный бланк должен содержать:
- Наименование документа («Акт о списании…», «Акт о выявлении непригодности…»).
- Дата составления и место (город/населенный пункт).
- Наименование организации (полное/сокращенное) или ФИО ИП.
- Содержание хозяйственной операции (что списывается, почему, на основании чего).
- Количественные и качественные характеристики (наименование, инв. номер, серийный номер, единица измерения, количество, первоначальная/остаточная/рыночная стоимость).
- Должности и ФИО лиц, составивших документ (члены комиссии), и лица, его утвердившего (руководитель).
- Подписи с расшифровкой (ФИО).
- Печать организации (если используется в документообороте).
Ниже приведены типовые структуры бланков, которые можно скопировать в Word/Excel, заполнить данными и утвердить в учетной политике.
Образец 1. Акт о списании основных средств (аналог формы ОС-4а/ОС-4б)
Используется для списания оборудования, транспорта, зданий, мебели, компьютерной техники.
Директор ООО «Пример»
_____________ /Иванов И.И./
«___» _____________ 202_ г.
АКТ № 12-ОС
о списании основных средств
г. Москва «10» октября 2024 г.
Мы, нижеподписавшиеся:
- Председатель комиссии: Зам. директора по хоз. вопросам Петров П.П.
- Член комиссии: Главный бухгалтер Сидорова С.С.
- Член комиссии: Инженер по ОТиТБ Козлов К.К.
- Член комиссии: МОЛ склада ОС Смирнов С.С.
составили настоящий Акт о том, что в результате осмотра основных средств, находящихся на балансе ООО «Пример» (инв. № согласно приложению), выявлены следующие объекты, не подлежащие дальнейшей эксплуатации:
| № п/п | Наименование ОС | Инв. № | Зав. № | Дата ввода в экспл. | Первонач. стоимость, руб. | Накопл. амортизация, руб. | Остаточ. стоимость, руб. | Причина списания / Основание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Станок токарный универсальный 16К20 | 004521 | 789456 | 1 250 000,00 | 1 250 000,00 | 0,00 | Полный износ, неисправимая поломка шпинделя (заключение инженера от ) | |
| 2 | Персональный компьютер Dell OptiPlex 7050 | 010203 | CN-0ABCDE | 65 000,00 | 65 000,00 | 0,00 | Моральное устаревание, не поддерживает актуальные ОС (протокол заседания ИТ-комитета от ) |
Оборудование подлежит демонтажу и передаче на утилизацию/реализацию в виде металлолома по решению директора.
Члены комиссии ознакомлены с актом:
Председатель: _____________ /Петров П.П./
Члены: _____________ /Сидорова С.С./ _____________ /Козлов К.К./ _____________ /Смирнов С.С./
УТВЕРЖДЕНО:
Директор ООО «Пример» _____________ /Иванов И.И./
М.П.
Образец 2. Акт о списании запасов (материалы, товары, СИЗ), аналог формы МБ-8 / МБ-9
Используется для списания сырья с браком, товаров с истекшим сроком годности, изношенных СИЗ, спецодежды.
Директор ИП Соколов А.А.
_____________ /Соколов А.А./
«___» _____________ 202_ г.
АКТ № 5-МАТ
о списании материальных ценностей (усушка)
г. Санкт-Петербург «10» октября 2024 г.
Комиссия в составе:
- Председатель: Начальник цеха Волков В.В.
- Член: Технолог Орлов О.О.
- Член: Кладовщик (МОЛ) Лебедев Л.Л.
при осмотре запасов на складе № 3 выявила непригодные к дальнейшему использованию/реализации материальные ценности:
| № | Номенклатура (полное наименование) | Ед. изм. | Кол-во | Цена учетная, руб. | Сумма, руб. | Срок годности / Дата изготовления | Причина списания / Номер документа-основания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Молоко пастеризованное 3.2% «Простоквашино» 0.9л | шт | 50 | 65,00 | 3 250,00 | (истек) | Истечение срока годности (Акт инвентаризации ИНВ-3 № 4 от ) |
| 2 | Перчатки вязаные ПВХ натрированные (СИЗ) | пар | 120 | 45,00 | 5 400,00 | Срок службы 60 смен (истек) | Полный износ, прорывы на ладони (Журнал выдачи СИЗ л. 15, заключение технолога) |
| 3 | Краска акриловая белая 20 кг (партия № 778) | кг | 40 | 120,00 | 4 800,00 | 01.2022 | Брак: стратификация, не поддается перемешиванию (Претензия поставщику № 112 от , Акт брака) |
Всего к списанию на сумму: 13 450,00 руб. (Тринадцать тысяч четыреста пятьдесят рублей 00 коп.)
Выявленные ценности подлежат утилизации (уничтожению) в порядке, установленном законодательством (для пищевых продуктов — с составлением акта уничтожения, для СИЗ — передача на переработку/свалку).
Подписи членов комиссии:
Председатель: _____________ /Волков В.В./
Члены: _____________ /Орлов О.О./ _____________ /Лебедев Л.Л;/
УТВЕРЖДЕНО:
ИП Соколов А.А. _____________ /Соколов А.А./
Образец 3. Акт на усушку неликвидов / товаров с потерянным товарным видом (для розницы/складов)
АКТ № 8-НЛ
о выявлении товаров, потерявших товарный вид (неликвидов)
г. Новосибирск «10» октября 2024 г.
Комиссия по учету и списанию неликвидов ООО «ТоргСервис» в составе:
- Директор магазина Козлова А.В. (председатель)
- Старший смены Морозов Д;Д.
- Бухгалтер магазина Новикова Е.Е.
при проверке остатков ТЗ на торговом зале и складе выявила:
| № | ШК / Артикул | Наименование товара | Кол-во | Цена закупки | Цена розницы | Дефект / Состояние | Решение комиссии |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 460### | Ботинки женские кожаные разм. 38 (черный) | 1 пара | 1 500 | 3 500 | Повреждение носком (царапина) при примерке, не подлежит восстановлению | Списать на усушку (утиль) |
| 2 | 460### | Куртка мужская пуховая разм. 50 | 1 шт | 4 000 | 9 000 | Пропуск пуха через ткань (сквозной дефект), брак производства | Списать на усушку, предъявить претензию поставщику |
Товары изъяты из продажи, упакованы в пакет «К утилизации», пломбированы пломбой № 12345. Переданы кладовщику Лебедеву Л.Л. под роспись в журнале учета утилизации для последующего уничтожения.
Председатель: _____________ /Козлова А.В./
Члены: _____________ /Морозов Д.Д./ _____________ /Новикова Е.Е./
Особенности оформления для налоговых целей (Налог на прибыль, НДС, Имущество)
Налог на прибыль (ст. 254, 258, 272 НК РФ)
- ОС: Неамортизированная стоимость (остаточная) списывается на убытки продаж (Дт 91.2 / Кт 01/02) в месяце составления акта. Амортизация начисляеться до месяца списания включительно.
- Запасы/Товары: Учетная стоимость списывается на убытки обычной деятельности (Дт 91.2 / Кт 10/41/44). Если товары реализованы по цене ниже закупочной — убыток фиксируется аналогично.
- Документальное подтверждение: Налоговая требует: Приказ о комиссии + Акт осмотра/экспертиза + Акт списания + Распоряжение директора об утверждении акта. Отсутствие одного из звеньев — риск отмены расходов.
НДС (ст. 170, 171 НК РФ)
- При списании товаров/материалов, по которым НДС вычетен ранее, восстановление НДС не требуется (это не реализация, а списание).
- Исключение: если имущество передается в счет вклада в уставный капитал, безвозмездно третьим лицам или используется для нехоз. нужд, тогда НДС восстанавливается/исчисляется.
- При утилизации/уничтожении НДС не исчисляется.
Налог на имущество организаций
- Списание ОС исключает объект из налоговой базы с 1-го числа месяца, следующего за месяцем списания (п. 3 ст. 381 НК РФ). Важно своевременно сдать акт в бухгалтерию до закрытия квартала.
Типичные ошибки и риски при проверках
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие приказа о создании комиссии | Акт признается недействительным, расходы не принимаются к вычету по налогу на прибыль. | Всегда издавайте приказ ДО даты акта. |
| Подписи только МОЛ, нет подписи директора/председателя | Документ не утвержден, списание нелегально. | Обязательна графа «УТВЕРЖДАЮ» с подписью руководителя. |
| Общая формулировка причины: «Износ», «Брак» без деталей | Вопросы налоговой: почему именно сейчас? Была ли попытка ремонта? | Указывайте конкретно: «Трещина на корпусе длиной 15 см, ремонт нецелесообразен (стоимость 80% от ОС), заключение инженера от ДД.ММ.ГГГГ». |
| Списание ОС с остаточной стоимостью > 0 без заключения эксперта | Риск признания расходов неэкономически обоснованными. | Для ОС с ненулевой ОС обязательно приложите заключение специалиста о нецелесообразности ремонта. |
| Списание СИЗ/спецодежды до истечения срока носки без акта о несоответствии | Нарушение ТК РФ (ст. 221), штрафы ГИТ, налоговые риски. | Списывайте СИЗ только по истечении срока носки ИЛИ при повреждении, делающим дальнейшее ношение опасным (с заключением технолога/ОТиТБ). |
| Отсутствие акта утилизации/уничтожения после акта списания | Риск: имущество «висит» на балансе МОЛ, возможна кража/растрата. | Организуйте закрытый цикл: Акт списания -> Приказ на утилизацию -> Акт утилизации/уничтожения -> Сдача в пункты приема/свалку с чеком/актами. |
Электронный документооборот (ЭДО) и 1С
В современных условиях большинство организаций переходит на электронные акты.
- В 1С:ЗУП/ERP/KA/Бухгалтерия 3.0: используются документы «Списание ОС» (на основании Акта списания ОС) и «Списание товаров/материалов» (на основании Акта о списании запасов). Печатные формы генерируются автоматически по настраиваемым шаблонам.
- ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО): Акт подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) председателя комиссии и директора. Юридическая сила равна бумажному. Хранить нужно в электронном архиве с обеспечением недоступности изменений.
- Срок хранения: Акты списания ОС — 5 лет после списания (или до окончания проверки налоговой за период), акты списания запасов — 5 лет (согласно Листу учета документов, утвержденному Росархивом).
Чек-лист перед подписанием акта (для председателя комиссии)
- [ ] Есть приказ о создании комиссии с датой не позже даты акта?
- [ ] В комиссии есть технический специалист, знающий оборудование/товар?
- [ ] Для ОС с остаточной стоимостью > 0 есть заключение эксперта о нецелесообразности ремонта?
- [ ] Для товаров/материалов указаны точные причины (срок годности, механическая повреждение, брак партии)?
- [ ] Все колонки таблицы заполнены (инв. номера, зав. номера, цены, суммы)?
- [ ] Суммы в таблице сходятся с итоговой строкой прописью и цифрами?
- [ ] Подписали все члены комиссии, указанные в приказе?
- [ ] Есть графа «УТВЕРЖДАЮ» с подписью руководителя организации?
- [ ] Составлен сопроводительный документ на утилизацию/передачу на переработку?
- [ ] Данные внесены в 1С / учетную программу в день составления акта?
Акт на усушку — это не просто формальность, а ключевой документ, легализующий убыток организации и снимающий с баланса неликвиды. Главные принципы правильного оформления: законность основания (приказ, экспертиза, инвентаризация), полнота реквизитов (по ст. 9 ФЗ-402), коллегиальность решения (подписи комиссии) и утверждение руководителем.
Используйте приведенные выше образцы как основу для разработки собственных бланков, закрепите их в Учетной политике организации на 2024–2025 годы. Это сэкономит время бухгалтерии при заполнении, исключит ошибки при проверках и обеспечит прозрачность движения имущества.
Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов по налоговому и бухгалтерскому учету рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или аудитору с учетом специфики вашей организации.