Объяснительная записка — это официальный документ, который сотрудник пишет по требованию работодателя для разъяснения причин совершения проступка или нарушения трудовой дисциплины. Для менеджера по продажам специфика работы (выезды, звонки, работа с CRM, жесткие KPI) создает особые ситуации, требующие грамотного письменного объяснения.
В данной статье подробно разбираем правовую базу, структуру документа, типичные ошибки и предоставляем готовые образцы объяснительных записок для самых частых кейсов в отделе продаж.
Правовое основание: что говорит ТК РФ
Согласно ст. 193 ТК РФ, дисциплинарное взыскание (замечание, выговор, увольнение) не может быть применено без письменного объяснения сотрудника. Ключевые моменты процедуры:
- Срок на написание: сотруднику дается 2 рабочих дня на предоставление объяснения (ст. 193 ТК РФ).
- Отказ от написания: если сотрудник отказывается писать записку, составляется акт об отказе (подписывается руководителем и минимум 2 свидетелями). Это не лишает работодателя права наложить взыскание.
- Срок наложения взыскания: не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (исключая время болезни/отпуска), но не позднее 6 месяцев со дня совершения (ст. 193 ТК РФ).
- Принцип соразмерности: взыскание должно соответствовать тяжести проступка (ст. 192 ТК РФ).
Структура грамотной объяснительной записки
Документ пишется от руки (желательно) или на компьютере, но подпись должна быть автографной. Обязательные реквизиты:
- Шапка (адресат): Кому (ФИО Генерального директора/Руководителя отдела продаж, должность, название ООО/АО).
- Автор: От кого (ФИО полностью, должность — «Менеджер по продажам», структурное подразделение).
- Заголовок: «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» (по центру).
- Суть события: Дата, время, место, обстоятельства (факты, а не эмоции).
- Причины: Объективные обстоятельства (форс-мажор, технический сбой, действия третьих лиц, неразборчивость задания).
- Меры по устранению/профилактике: Что сделано для исправления и чтобы не повторилось.
- Дата и подпись: Число, месяц, год, расшифровка подписи.
> Важно: Не используйте в тексте оскорбительные выражения, обвинения в адрес коллег или руководства, сленг. Пишите деловым стилем: «В связи с…», «По причине…», «Принимаю меры.;.»;
Типичные ситуации для менеджера по продажам и образцы записок
Ниже приведены 4 самых частых сценария. В квадратных скобках […] указаны места для подстановки ваших данных (ФИО, названия компании, дат).
Ситуация 1: Опоздание на рабочее место / на планерку / на встречу с клиентом
Причина: транспортный коллапс, ДТП, поломка личного авто, форс-мажор на общественном транспорте.
Генеральному директору
ООО «[Название компании]»
[ФИО Директора в дательном падеже]
От кого:
Менеджера по продажам отдела активных продаж
ООО «[Название компании]»
[Ваше ФИО полностью]
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
[Дата составления, например: 10 сентября 2026 г.]
В связи с требованием руководителя отдела продаж [ФИО руководителя] от [Дата требования] объясняю причину опоздания на утреннюю планерку / на рабочее место [Дата опоздания].
[Дата] в [Плановое время начала, например: 09:00] я не был(а) на рабочем месте / на планерке. Причиной стало [указать причину: непредвиденная остановка маршрутного такси №… / ДТП на проспекте… / поломка личного автомобиля (марка, гос. номер) / внезапное ухудшение самочувствия, подтвержденное справкой 095/у от поликлиники №…].
О данном факте я своевременно уведомила(л) руководителя отдела продаж [ФИО руководителя] по телефону / в мессенджере / по электронной почте в [Время уведомления, например: 08:45].
Утраченное рабочее время в размере [Количество минут/часов] готов(а) отработать за свой счет / за счет ежегодного оплачиваемого отпуска / путем переработки в [Указать даты] (подчеркнуть необходимое).
Прошу принять данные обстоятельства в качестве уважительной причины и не применять ко мне мер дисциплинарной ответственности.
С уважением,
[Ваша подпись] / [ФИО полностью]
«___» _____________ 202_ г.
Ситуация 2: Невыполнение плана продаж (KPI) за отчетный период
Важно: Невыполнение плана — это не всегда вина сотрудника. Ссылайтесь на объективные факторы: сезонность, действия конкурентов, задержка поставок, изменение цен, отсутствие маркетинговой поддержки, ошибки в расчете плана.
Коммерческому директору / Руководителю отдела продаж
ООО «[Название компании]»
[ФИО адресата в дательном падеже]
От кого:
Менеджера по продажам (регион «Юг» / ключевые клиенты)
ООО «[Название компании]»
[Ваше ФИО полностью]
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
[Дата]
Объясняю причины невыполнения плана продаж за [Месяц/Квартал 2026 г.] в части выручки / количества сделок / маржинальности.
Плановый показатель составил: [Сумма/Кол-во сделок].
Факт выполнения: [Сумма/Кол-во сделок] ([Процент]%).
Основные объективные причины невыполнения:
Задержка поставки товарных позиций: Ключевые SKU ([Название товаров]), вошедшие в план, поступили на склад только [Дата поступления], что исключило возможность отгрузки в отчетном периоде. Подтверждаю накладными № [Номера накладных].
Изменение ценовой политики: С [Дата] введены новые розничные цены / отменены скидки для сегмента [Сегмент], что привело к отказу [Количество] клиентов от заключения договоров (письменные отказы приложены / зафиксированы в CRM в сделках № [Номера сделок]).
Деятельность конкурентов: В регионе работы запущена агрессивная промо-акция конкурентом [Название конкурента] (dumping / бонусы), что перевело [Количество] переговоров в стадию «Проиграно».
Технические сбои CRM/Сайта: В период с [Дата] по [Дата] был недоступен личный кабинет клиента / модуль расчета скидок, что блокировало оформление заказов на сумму ~[Сумма].
Принятые меры для минимизации ущерба:
— Проведена переработка базы «спящих» клиентов: инициировано [Количество] звонков, запланировано [Количество] встреч на следующий период.
— Подготовлен коммерческий КП с улучшенными условиями для удержания клиентов, ушедших к конкуренту.
— Направлено официальное письмо в отдел логистики/закупок с требованием устранить хронические перебои поставки [Товарная группа].
Прошу принять во внимание указанные обстоятельства при оценке результатов работы и расчете переменной части заработной платы (KPI).
С уважением,
[Подпись] / [ФИО]
«___» _____________ 202_ г.
Ситуация 3: Конфликт с клиентом / Нарушение регламента общения / Потеря клиента
Здесь критически важно ссылаться на регламент (если он есть) или на отсутствие четких инструкций по данной нестандартной ситуации. Признайте ошибку, если она была, но покажите системный подход к исправлению.
Руководителю отдела продаж
ООО «[Название компании]»
[ФИО руководителя в дательном падеже]
От кого:
Старшего менеджера по продажам
ООО «[Название компании]»
[Ваше ФИО полностью]
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
[Дата]
В связи с обращением клиента [Название компании клиента / ФИО ЛПР] от [Дата жалобы] и требованием руководителя от [Дата] объясняю обстоятельства возникшего конфликта / потери сделки № [Номер в CRM] на сумму [Сумма].
[Дата] в ходе переговоров / переписки с клиентом [ФИО контактного лица] возникла конфликтная ситуация по поводу [Суть: сроков отгрузки / качества товара / условий оплаты / поведения менеджера].
Мой ход действий:
[Опишите хронологию действий по фактам: «Получил входящий звонок в 14:30», «Предложил альтернативу: частичную отгрузку», «Клиент поднял голос / угровал уходом к конкуренту»].
В силу отсутствия в Регламенте работы с клиентами (версия от [Дата]) четкого алгоритма действий при [Ситуация: претензиях к качеству / требовании скидки сверх матрицы], я принял(а) решение [Что сделали: согласовать скидку / обезать сроки без согласования с логистикой / завершить диалог].
Признаю, что мои действия в п; [Номер] не полностью соответствовали корпоративным стандартам общения / требованию согласования нестандартных условий с руководителем.
Меры по устранению последствий:
— [Дата] провел(а) повторный контакт с клиентом, принес(ла) извинения за [Конкретный момент: тон / задержку ответа / неточность информации].
— Достигнута договоренность: [Результат: клиент остался / подписан доп. соглашение / отгрузка запланирована на дату].
— Инициировано внесение изменений в Регламент / Скрипты общения по данному кейсу (проект направлен руководителю [Дата]).
Прошу учесть принятые меры по урегулированию и сохранению клиента при принятии управленческого решения.
С уважением,
[Подпись] / [ФИО]
«___» _____________ 202_ г.
Ситуация 4: Утеря/повреждение корпоративного имущества (ноутбук, телефон, товарные образцы, ключи от авто) или документов (договоры, ТОРГ-12)
Генеральному директору
ООО «[Название компании]»
[ФИО Директора в дательном падеже]
От кого:
Менеджера по продажам
ООО «[Название компании]»
[Ваше ФИО полностью]
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
[Дата]
Объясняю обстоятельства утери / повреждения [Наименование имущества: ноутбук HP ProBook серийный №… / корпоративный iPhone 13 IMEI… / комплект оригиналов договоров № 101-105 от ].
Событие произошло [Дата] примерно в [Время] в месте: [Адрес: офис клиента / кафе / транспорт / парковка ТЦ].
Хронология событий:
[Дата, время], Получил(а) имущество/документы по накладной № [Номер] / на руки под роспись.
[Дата, время] — Выезжал(а) на встречу с клиентом [Название клиента] по адресу [Адрес].
[Дата, время] — Обнаружил(а) отсутствие [Чего именно] при [Обстоятельства: осмотре сумки / возвращении в офис / попытке предъявить документы бухгалтерии];
Причина: [Кража из автомобиля (составлен протокол полиции №… от…) / Несоблюдение меры предосторожности (оставил в такси / на столе в кафе) / Технический дефект сумки/чехла].
Принятые меры:
— [Дата] Обратился(ась) в полицию / администрацию ТЦ / службу такси (номер заказа/вызова…). Получен(а) уведомление/справка № [Номер].
— [Дата] Написал(а) заявление в службу безопасности ООО «[Название]».
— [Дата] Заблокировал(а) корпоративный аккаунт / удалил(а) данные с устройства удаленно через MDM-систему (если применимо).
— Оригиналы договоров восстановлены путем запроса дубликатов у клиентов [Список клиентов] / переподписания (срок восстановления до [Дата]).
Готов(а) возместить ущерб в порядке, установленном ст. 238 ТК РФ (в пределах среднемесячного заработка) / прошу рассмотреть вопрос о списании стоимости за счет компании в связи с форс-мажорными обстоятельствами (кража).
С уважением,
[Подпись] / [ФИО]
«___» _____________ 202_ г.
Чек-лист: 5 ошибок, которые стоят денег и репутации
- Эмоции вместо фактов. «Руководитель несправедлив», «Клиент идиот» — путь к выговору. Пишите: «Несогласен с оценкой, так как…», «Клиент отказался от договора по причине…».
- Отсутствие ссылок на документы. Любое утверждение («план завышен», «товар не привезли») должно иметь подтверждение: номера накладных, скриншоты CRM, письма на почте, протоколы полиции, справки врачей.
- Игнорирование срока в 2 дня. Если не успеваете собрать доказательства — напишите записку в срок с фразой: «Дополнительные документы (справка, акт) предоставлю до [Дата], так как они находятся на рассмотрении в [Инстанция]».
- Письмо «не от моего имени». Подпись должна быть только вашей. Не просите коллегу написать «красиво» за вас — при графикологической экспертизе это выявится.
- Отказ от подписи акта об отказе. Если вы принципиально не пишете записку, подпишите Акт. В графе «Причина отказа» напишите: «Считаю свои действия законными, не вижу состава проступка, готов(а) дать объяснения в суде». Это сохраняет вашу правовую позицию.
Особенности для удаленников и «полевых» менеджеров
Если вы работаете гибридно или полностью в поле (выездная торговля):
- Геолокация и CRM — ваши лучшие свидетели. Скриншоты чек-инов в приложении компании, логи звонков, история перемещений в Яндекс.Картах/Google Maps — прикладывайте к записке как приложения (ссылки на облако).
- Связь с руководителем в реальном времени. Любой форс-мажор (пробка, поломка авто, клиент не открыл дверь) фиксируйте сообщением в рабочем чате/почте в момент события, а не за день до написания записки.
- Работа с документами. Передача оригиналов курьерами/Почтой РФ — только с накладными и трек-номерами. Фото документов в CRM перед отправкой — обязательный стандарт безопасности.
Что делать после сдачи записки?
- Попросите поставить входящий номер и дату на вашей копии (если сдаете бумажный вариант) или сохраните скриншот отправки в корпоративной почте/ЭДО.
- Руководитель обязан рассмотреть записку и принять решение (приказ о взыскании или об отказе в нем) в течение сроков, установленных ТК РФ.
- Если вы не согласны с приказом — его можно обжаловать в ГИТ (государственную инспекцию труда) или в суд в течение 3 месяцев (ст. 392 ТК РФ).
Объяснительная записка — это не признание вины, а инструмент защиты ваших трудовых прав. Грамотно написанный документ, опирающийся на факты, регламенты и внешние обстоятельства, часто спасает от несправедливого выговора или удержания премии. Для менеджера по продажам ключевым навыком является умение перевести хаос полевой работы (пробки, капризы клиентов, сбои склада) на язык деловой переписки: четко, сухо, с доказательной базой.
Совет: Храните личную папку (физическую или облачную) со всеми своими объяснительными, приказами, планами и отчетами. Это ваша страховка на случай трудового спора.
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. В сложных конфликтных ситуациях рекомендуется обратиться к трудовому юристу. Актуально на 10 сентября 2026 г.