Общий отдел (часто обозначаемый как Отдел документооборота и делопроизводства или Управление делами) является ключевым функциональным структурным подразделением Администрации города Кемерово. Он обеспечивает организационно-техническое, документарное и информационное обеспечение деятельности главы города, заместителей главы, руководителя Администрации и структурных подразделений органа местного самоуправления.

Правовой статус и реквизиты

Администрация города Кемерово — это орган местного самоуправления городского округа с внутригородским делением (не коммерческая структура). Деятельность ведется на основании Устава города Кемерова и типовых положений о структурных подразделениях.

• Полное наименование: Администрация города Кемерово
• ИНН / КПП: ### / 420701001
• ОГРН: 1034205011610
• ОКПО: 04029615
• Основной вид деятельности (ОКВЭД 2): 84.11.3 — Деятельность органов местного самоуправления по управлению вопросами общего характера
• Дата регистрации: 22 мая 1996 года
• Юридический адрес: 650000, Кемеровская область — Кузбасс, г. Кемерово, проспект Советский, д. 54

Структура Администрации, включая Общий отдел, утверждается Кемеровским городским Советом народных депутатов. Актуальное положение об структуре зафиксировано в Постановлении от № 308 «Об утверждении структуры администрации города Кемерово».

Место в структуре Администрации

Согласно статье 5 Устава города и утвержденной структуре, в Администрацию входят:

• Функциональные органы (к ним относится Общий отдел / Департамент документооборота);
• Отраслевые органы (департаменты, управления по отраслям: образование, здравоохранение, градостроительство и др.);
• Территориальные органы (администрации районов города).

Общий отдел подчинен непосредственно Руководителю Администрации города (Главе города) или Первому заместителю Главы города / Руководителю Администрации по вопросам организационно-кадрового обеспечения.

Основные функции Общего отдела

Деятельность отдела регламентируется типовым положением о структурном подразделении функционального профиля. К ключевым задачам относятся:

Документообеспечение и делопроизводство

• Организация единого делопроизводства Администрации в соответствии с требованиями законодательства РФ и Росархива.
• Регистрация, учет, контроль исполнения и движение входящей, исходящей и внутренней документации (в т.ч. в АИС «Делопроизводство»).
• Обеспечение секретности сведений, составляющих государственную, муниципальную и иную охраняемую законом тайну, а также персональных данных.
• Формирование и ведение реестров нормативных правовых актов, поручений, распоряжений.

Архивное дело и хранение документов

• Организация работы по подготовке документов к архивному хранению (экспертиза стоимости, составление описей).
• Взаимодействие с Архивным управлением города и областным архивом по сдаче дел хранения.
• Выдача архивных справок, копий документов по запросам граждан и организаций (в установленном порядке).

Протокольное и организационное обеспечение

• Подготовка и проведение заседаний Кемеровского городского Совета народных депутатов, комитетах Совета, совещаний при Главе города.
• Организация работы с обращениями граждан (взаимодействие с Отделом по работе с обращениями граждан), контроль сроков рассмотрения предложений, заявлений и жалоб.
• Протокольное сопровождение визитов, официальных мероприятий, встреч руководства города.

Информационно-справочное обеспечение

• Ведение справочно-информационных баз Администрации.
• Обеспечение доступа к нормативной правовой информации (консультантские системы).
• Работа с запросами СМИ, подготовка информационных писем.

Материально-техническое и хозяйственное обеспечение (частично или полностью)

• Обеспечение подразделений Администрации канцелярскими принадлежностями, бланками строгой отчетности, мебелью, оргтехникой.
• Организация ремонта помещений, коммунального обслуживания здания Администрации (проспект Советский, 54).
• Учет имущества, находящегося в оперативном управлении Администрации.

Взаимодействие с гражданами и организациями

Общий отдел играет важную роль в обеспечении открытости власти:

• Приемная Главы города и заместителей: Организация графика личного приема граждан (расписание публикуется на официальном сайте).
• «Прямая линия»: Техническое обеспечение телефонных линий и онлайн-приема обращений через официальный портал kemerovo.ru.
• Информационно-статистические обзоры: Подготовка аналитики по обращениям граждан для выявления системных проблем в работе городских служб.
• Публичные слушания: Организационная поддержка проведения публичных слушаний по проектам нормативных правовых актов, схеме территориального планирования и др.

Типичная внутренняя структура отдела

Внутри Общего отдела (Управления делами) обычно выделяются следующие сектора/группы (точный состав утверждается локальным нормативным актом Руководителя Администрации):

1. Сектор документооборота и контроля исполнения (регистрация, контроль, отправка почты).
2. Сектор архива и хранения документов (формирование фондов, выдача справок).
3. Сектор протокольного и заседтельного обеспечения (протоколы совещаний, заседаний Совета).
4. Сектор (группа) хозяйственного обеспечения и режимных работ (склад, режим доступа, охрана, связь).
5. Сектор кадрового документооборота (если не выделен в отдельный Кадровый отдел) — ведение личных дел служащих.
6. Секретariat / Канцелярия (работа с входящей/исходящей корреспонденцией руководства).

Контактная информация (публичная)

Для обращений в Общий отдел (через канцелярию/приемную) используются общие контакты Администрации:

Нормативная база деятельности

Деятельность Общего отдела строится на следующих актах:

• Федеральный закон от № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ».
• Федеральный закон от № 122-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
• Федеральный закон от № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ».
• Устав города Кемерова (утв. Советом народных депутатов).
• Постановление Кемеровского городского Совета народных депутатов от № 308 «Об утверждении структуры администрации города Кемерово».
• Распоряжение Главы города Кемерово «Об утверждении Положения об Общем отделе (Управлении делами) Администрации города Кемерово».
• Приказы Росархива по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Важные примечания для посетителей и контрагентов

• Электронный документооборот: Администрация переведена на электронный документооборот (СЭД/АИС). Входящие документы от юридических лиц и ИП рекомендуется направлять через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или портал «Госуслуг. Решаем вместе» / официальный сайт, что ускоряет регистрацию и рассмотрение.
• Персональные данные: При личном обращении или направлении письменного запроса, содержащего персональные данные, необходимо соблюдать требования 152-ФЗ (давать согласие на обработку ПДн).
• Доступ в здание: Вход в здание Администрации (пр. Советский, 54) осуществляется по пропускам или по спискам на мероприятия/приемы. Граждане без предварительной записи могут быть приняты в порядке живой очереди в часы работы приемной (при наличии свободных слотов).
• Публичные слушания: Информация о предстоящих публичных слушаниях размещается на официальном сайте не позднее чем за 30 дней до проведения.

Данная статья составлена на основе открытых данных официального сайта Администрации города Кемерово, сведений ЕГРЮЛ (ИНН ###), Устава города и Постановления Кемеровского городского Совета народных депутатов от № 308. Контактные телефоны внутренних подразделений не публикуются в открытом доступе в целях информационной безопасности; для связи используйте единый справочный номер или форму обратной связи на сайте kemerovo.ru.