Запрос в архив – официальное обращение организации или физического лица с целью получения копий документов, справок или иных сведений, хранящихся в государственных, муниципальных или корпоративных архивах. Поскольку единой утверждённой формы сопроводительного письма не существует, каждая организация может разработать свой шаблон, руководствуясь требованиями ГОСТ Р 7.0.97‑2025 и внутренними регламентами.

Основные элементы сопроводительного письма

• Реквизиты отправителя – название организации, её юридический адрес, ИНН/КПП (при необходимости).
• Дата и номер документа – указываются в правом верхнем углу.
• Получатель – название архива, его адрес, индекс.
• Тема письма – кратко отражает суть запроса (например, «Запрос о предоставлении копий приказов за 2020‑2022 гг.»).
• Текст обращения – содержит просьбу, перечень запрашиваемых документов, цель их использования, ссылки на нормативные акты, регламентирующие право на получение информации.
• Перечень прилагаемых документов – копии устава, доверенности, запрос на доступ к информации и т.п.
• Подпись – фамилия, инициалы, должность отправителя, печать организации (при наличии).

Пример текста запроса

Образец сопроводительного письма
Название организации

Юридический адрес: г. Москва, ул. ###, д. 10

ИНН: ###

КПП: 098765432

№: ВХ‑2026/09‑01

Получателю: Федеральный архивный отдел

г. Москва, ул. ###, д. 5, индекс 101000

Тема: Запрос о предоставлении копий приказов по кадровому учету за 2020‑2022 гг.

Уважаемые коллеги!

На основании Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных» и внутреннего регламента нашей организации просим предоставить нам копии следующих документов, находящихся в вашем архиве:

 
Приказ № 45 от «О приёме на работу»;
 
Приказ № 78 от «О переводе сотрудников»;
 
Приказ № 102 от «О премировании за итоги года»;


Указанные документы необходимы для проведения внутреннего аудита кадровой документации и подготовки отчётности в налоговые органы. Мы гарантируем использование полученных сведений исключительно в рамках законных целей и соблюдение конфиденциальности.

Прилагаем к настоящему письму:

 
Копию устава организации;
 
Доверенность на представителя (ФИО, должность);
 
Запрос на доступ к информации (форма № АР‑01).


Просим уведомить нас о сроках выполнения запроса и возможной стоимости услуг.

С уважением,
Иванов И.И.

Начальник отдела кадров

тел.: ###

e‑mail: kadry@primer.ru

Рекомендации по оформлению запроса

1. Соблюдайте деловой стиль письма: избегайте разговорных выражений и эмоциональных оценок.
2. Чётко указывайте перечень запрашиваемых документов с их реквизитами (номер, дата, название).
3. Ссылайтесь на нормативные акты, которые подтверждают ваше право на получение информации (ФЗ‑152, ГОСТ Р 7.0.97‑2025, внутренние положения).
4. При необходимости заверяйте копии прилагаемых документов печатью организации.
5. Указывайте контактные данные для обратной связи (телефон, электронная почта, факс).
6. Проверяйте грамматику и орфографию перед отправкой; ошибки могут вызвать задержку в обработке запроса.
7. Если запрос направляется от имени физического лица, замените реквизиты организации на свои паспортные данные (серия и номер, дата выдачи, орган, выдавший паспорт) и укажите адрес постоянного проживания.

Правильно составленное сопроводительное письмо значительно повышает вероятность быстрого и положительного рассмотрения вашего запроса в архиве. Используйте представленный выше шаблон как основу, адаптируя его под специфику вашей организации и характер запрашиваемых документов. Соблюдение требований ГОСТ и чёткое изложение просьбы помогут избежать недоразумений и обеспечат своевременное получение нужной информации.