Справка о закупке – официальный документ‚ подтверждающий факт проведения процедуры закупки товаров‚ работ или услуг и содержащий сведения о её результатах. Она необходима для:

• подтверждения законности закупки перед контролирующими органами;
• внутреннего учёта и отчётности организации;
• предоставления информации участникам закупки по их запросу (в соответствии с законодательством РБ и РФ).

Нормативная база

В зависимости от юрисдикции применяються следующие нормативные акты:

1. Федеральный закон № 44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров‚ работ‚ услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
2. Федеральный закон № 223‑ФЗ «О закупках товаров‚ работ‚ услуг отдельными видами юридических лиц»;
3. Законодательство Республики Беларусь: Закон РБ «О государственных закупках»‚ постановления Совета Министров РБ и иные нормативные правовые акты.

Структура справки о закупке

Типовая справка состоит из следующих блоков:

• Шапка документа (наименование организации‚ реквизиты‚ номер и дата справки);
• Информация о заказчике и предмете закупки;
• Сведения о проведённой процедуре (вид закупки‚ дата начала и окончания‚ способ определения поставщика);
• Результаты закупки (название победителя‚ его ИНН/УНП‚ цена контракта‚ сроки исполнения);
• Приложения (протокол закупки‚ договор‚ копии платёжных документов и др.);
• Подписи ответственных лиц и печать организации.

Пошаговая инструкция по заполнению справки

1. Подготовьте исходные данные:
   • реквизиты организации (наименование‚ юридический адрес‚ ИНН‚ КПП/УНП);
   • номер и дата закупочной процедуры;
   • описание предмета закупки (наименование‚ количество‚ единицы измерения‚ технические характеристики).
2. Заполните шапку:

   Пример:

   
   ООО «ПримерСнаб»
   ИНН ###‚ КПП ###
   Юр. адрес: г. Москва‚ ул. ###‚ д. 10
   Справка № 2026/09/10‑01 от 
   
    

3. Укажите данные заказчика и предмета закупки:
   • Заказчик: наименование‚ ИНН‚ КПП;
   • Предмет закупки: например‚ «Поставка офисной мебели (столы‚ стулья‚ шкафы) – 50 комплектов».
4. Опишите процедуру закупки:
   • Вид закупки (конкурс‚ аукцион‚ запрос котировок‚ закупка из одного источника и т.д.);
   • Дата начала подачи заявок и дата подведения итогов;
   • Способ определения победителя (по наименьшей цене‚ по балльной системе и т.п.).
5. Внесите результаты закупки:
   • Победитель: наименование поставщика‚ ИНН/УНП‚ юридический адрес;
   • Цена контракта (с НДС и без НДС);
   • Сроки поставки/выполнения работ;
   • Номер и дата заключённого договора.
6. Перечислите приложения:
   • Протокол закупки;
   • Договор поставки;
   • Счёт‑фактура‚ платёжные поручения;
   • Иные документы‚ подтверждающие исполнение.
7. Подпишите документ:
   • Руководитель организации (или уполномоченное лицо);
   • Главный бухгалтер (при необходимости);
   • Печать организации.

Пример заполненной справки (табличный вид)

Справка о проведении закупки
Наименование организации	ООО «ПримерСнаб»
ИНН / КПП	### / ###
Юридический адрес	г. Москва‚ ул. ###‚ д. 10
Номер справки	2026/09/10‑01
Дата выдачи
Заказчик	ООО «ПримерСнаб» (ИНН ###)
Предмет закупки	Поставка офисной мебели (столы‚ стулья‚ шкафы) – 50 комплектов
Вид закупки	Запрос котировок (электронная площадка)
Дата начала подачи заявок
Дата подведения итогов
Победитель	ООО «МебельПлюс»‚ ИНН ###‚ УНП 123456789
Цена контракта	1 250 000‚00 руб. (с НДС 20%)
Срок поставки	с по
Номер и дата договора	Договор № 45/2026 от
Приложения	Протокол закупки‚ договор‚ счёт‑фактура № 112 от ‚ платёжное поручение № 789
Подписи: _____________________ / Иванов И.И. (директор) _____________________ / Петрова А.С. (главный бухгалтер) Печать организации

Частые ошибки при заполнении справки и как их избежать

• Отсутствие обязательных реквизитов – проверяйте наличие ИНН‚ КПП/УНП‚ номера и даты справки.
• Неполное описание предмета закупки – указывайте не только наименование‚ но и количество‚ единицы измерения‚ ключевые технические характеристики.
• Ошибка в цене контракта – уточняйте‚ указана ли цена с НДС или без‚ и приводите оба варианта для прозрачности.
• Неправильный способ определения победителя – указывайте точно‚ как был выбран поставщик (по цене‚ по баллам‚ по качеству и т.д.).
• Отсутствие подписей и печати – без них справка не имеет юридической силы.

Полезные рекомендации

1. Используйте единый шаблон справки‚ утверждённый внутренним нормативным актом организации – это сократит время на оформление и уменьшит риск ошибок.
2. Перед подписанием сверяйте данные справки с протоколом закупки и договором – любые расхождения должны быть устранены до выдачи документа.
3. Храните электронные и бумажные копии справки не менее срока‚ установленного законодательством (обычно 5 лет).
4. При работе с закупками по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ учитывайте особенности электронных торговых площадок: номер извещения‚ номер заявки и т.п. могут быть включены в справку как дополнительные идентификаторы.

Соблюдая представленные рекомендации и используя приведённый образец‚ вы сможете оформить справку о закупке корректно‚ быстро и в полном соответствии с действующим законодательством.