Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Справка о выплаченном пособии по беременности и родам (БиР), это документ, подтверждающий факт начисления и выплаты социального пособия работнице (или студентке). Она требуется в различных жизненных ситуациях: при смене работодателя, оформлении последующих выплат (например, пособия по уходу за ребенком), получении субсидий, льгот или при представлении в другой организации (ФСС/СФР, новый работодатель, учебное заведение).

Ниже представлена подробная статья о видах справок, правилах их заполнения, актуальных образцах на 2024–2025 годы и нюансах, о которых часто забывают бухгалтеры и кадровые сотрудники.

Зачем нужна справка о выплаченном пособии по БиР?
Основные основания для выдачи такого документа:

Переход на новый работодателя: если женщина уволилась после декретного отпуска или во время него, новому нанимателю (или СФР через нового работодателя) может потребоваться подтверждение, что пособие по БиР уже было выплачено, чтобы исключить двойное начисление.

Оформление пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет: при смене работодателя или если пособие по БиР выплачивал СФР напрямую (для неработающих, студенток, ИП).

Получение социальных мер поддержки: субсидии на оплату ЖКУ, материнский капитал (в некоторых регионах при досрочном получении), региональные выплаты, статус многодетной семьи.

Для студенток: справка из учебного заведения о выплаченном пособии нужна для подтверждения дохода семьи при получении стипендий, материальной помощи.

Исковые споры: в качестве доказательства получения/неполучения средств.

Нормативная база и актуальные формы на 2024–2025 годы
С 1 января 2023 года функции ФСС перешли к Социальному фонду России (СФР). Единой строго утвержденной формы справки о выплаченном пособии по БиР для всех случаев жизни не существует.

Основные документы-регуляторы:

ФЗ-255 «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (ст. 14, 15) — порядок расчета и выплаты пособий.

Приказ Минтруда России от № 841н — утвердил рекомендуемые формы справок для расчета пособий (в т.ч. справка о доходах за расчетный период).

Постановление Правительства РФ № 1039 — правила назначения и выплаты пособий.

Распоряжение Минэкономразвития России от № 611 (или актуальные редакции) — рекомендуемые формы справок для представления в СФР/работодателю.

Важно: Организации имеют право разработать свой бланк (в Противопоказаниях к учетной политике или локальном нормативном акте), но он обязан содержать обязательные реквизиты, установленные законодательством.

Виды справок и их отличия

Вид справки Кто выдает Для чего нужна Особенности

Справка о выплаченном пособии по БиР (из бухгалтерии) Работодатель (бухгалтерия/кадры) Новому работодателю, в СФР, в банк, на получение пособия по уходу Содержит данные о начисленной и выплаченной сумме, периодах нетрудоспособности, коде выплаты.

Справка с места учебы о выплаченном пособии Образовательная организация (бухгалтерия/соцотдел) В СФР, в соцзащиту, для подтверждения дохода семьи Студентки получают пособие по БиР через учебное заведение (если не работают). Форма рекомендована Минобрнауки/СФР.

Справка об отсутствии факта назначения/выплаты пособия Работодатель / СФР При оформлении пособия в другом месте (исключение двойной выплаты) Выдается в свободной форме. Обязательна фраза: «Справка выдается для представления в [Куда] о том, что [ФИО] не получала пособие по БиР за период с [Дата] по [Дата]».

Справка-расчет для СФР (бывш. ФСС) Работодатель Для возмещения СФР средств, выплаченных работнику за счет фонда Строгий формат (XML/JSON) при электронном обмене (ЭДО СФР). Бумажный вариант — по форме Приказа № 841н.

Вид справки	Кто выдает	Для чего нужна	Особенности
Справка о выплаченном пособии по БиР (из бухгалтерии)	Работодатель (бухгалтерия/кадры)	Новому работодателю, в СФР, в банк, на получение пособия по уходу	Содержит данные о начисленной и выплаченной сумме, периодах нетрудоспособности, коде выплаты.
Справка с места учебы о выплаченном пособии	Образовательная организация (бухгалтерия/соцотдел)	В СФР, в соцзащиту, для подтверждения дохода семьи	Студентки получают пособие по БиР через учебное заведение (если не работают). Форма рекомендована Минобрнауки/СФР.
Справка об отсутствии факта назначения/выплаты пособия	Работодатель / СФР	При оформлении пособия в другом месте (исключение двойной выплаты)	Выдается в свободной форме. Обязательна фраза: «Справка выдается для представления в [Куда] о том, что [ФИО] не получала пособие по БиР за период с [Дата] по [Дата]».
Справка-расчет для СФР (бывш. ФСС)	Работодатель	Для возмещения СФР средств, выплаченных работнику за счет фонда	Строгий формат (XML/JSON) при электронном обмене (ЭДО СФР). Бумажный вариант — по форме Приказа № 841н.

Обязательные реквизиты справки (Чек-лист)
Независимо от формы, в документе обязательно должны быть:

Наименование организации-издателя (полное и сокращенное, ИНН/КПП, ОГРН).

Название документа: «Справка о выплаченном пособии по беременности и родам» или «Справка о выплатах работнику за страховой период».

Данные получателя (маскированные для примера):

ФИО: <Фамилия Имя Отчество>

Дата рождения: <ДД.ММ.ГГГГ>

СНИЛС: <ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ>

Серия/Номер паспорта: <ХХХХ ХХХХХХ> (по требованию адресата).

Период нетрудоспособности (декретный отпуск): с <ДД.ММ.ГГГГ> по <ДД.ММ.ГГГГ> (обычно 140/156/194 календарных дня).

Основание: Номер и дата больничного листа (ЭЛН), номер и дата приказа о предоставлении отпуска.

Расчетный период: два календарных года, предшествующих году страхового случая (например, 2022 и 2023 гг. для декрета 2024 г.).

Суммы:

Начислено всего: <Сумма руб. коп.>

В т.ч. за расчетный период: <Сумма>

Выплачено на руки (или на карту): <Сумма>

Дата выплаты: <ДД.ММ.ГГГГ>

Код выплаты (КВ): 01 (пособие по беременности и родам).

Подписи: Руководителя и Главного бухгалтера (или уполномоченного лица).

Печать организации (если имеется/установлена уставом).

Дата составления и Регистрационный номер (по журналу исходящих/справок).

Образец заполнения справки из бухгалтерии (Текстовый шаблон)
Ниже приведен универсальный текстовый образец, который можно скопировать в Word, вставить реквизиты своей организации и заполнить данными.

ООО «<Название организации>»
ИНН <ИНН> КПП <КПП> ОГРН <ОГРН>
Адрес: <Юридический адрес>
Тел.: <Телефон>
СПРАВКА
о выплаченном пособии по беременности и родам
№ <Номер по журналу> от <ДД.ММ.ГГГГ> г.

Настоящей подтверждаю, что <Фамилия Имя Отчество>, дата рождения <ДД.ММ.ГГГГ>, СНИЛС <ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ>, работающая в ООО «<Название>» на должности <Должность> (Трудовой договор № <Номер> от <Дата>), была предоставлена в отпуск по беременности и родам на основании:

Электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН) № <Номер ЭЛН> от <Дата открытия>;

Приказа № <Номер приказа> от <Дата приказа> «О предоставлении отпуска по беременности и родам».

Период отпуска: с <ДД.ММ.ГГГГ> по <ДД.ММ.ГГГГ> включительно (<Количество> календарных дней).

Расчетный период: 2022 и 2023 годы (для страхового случая 2024 года).

Расчет пособия:

Сумма заработка за расчетный период: <Сумма_заработка> руб.

Средний дневной заработок: <Средний_дневной> руб.

Сумма пособия, исчисленная (начисленная): <Начислено_всего> руб.

Сумма пособия, фактически выплаченная работнику: <Выплачено_на_руки> руб.

Дата выплаты пособия: <ДД.ММ.ГГГГ> (через кассу / на банковскую карту № <Последние 4 цифры>).

Код выплаты (КВ): 01.

Источник финансирования: Средства бюджета СФР (возмещение работодателю) / Средства работодателя (при отсутствии права на возмещение).

Справка выдана для представления в <Куда предоставляется: СФР / ООО «Новый работодатель» / Банк / Соцзащита>.

Генеральный директор /<Подпись>/ / <ФИО директора>

М.П.

Главный бухгалтер /<Подпись>/ / <ФИО бухгалтера>

Контактное лицо за справкой: <ФИО кадрового/бухгалтера>, тел.: <Внутренний/Рабочий телефон>

Справка для СФР (для возмещения средств работодателю)
Если работодатель выплатил пособие за свой счет и хочет получить возмещение от Социального фонда, он подает не просто справку, а Справку-расчет (ранее, Форма 182н / Справка о заработке).

Актуальный порядок 2024–2025:

Электронный обмен (ЭДО СФР): Основной способ. Работодатель формирует XML-пакет по схеме Справка о заработке (СЗ) и Справка-расчет (СР) через программу «СФР-Отчеты» или интегрированную систему (1С, Контур, СБИС и др.).

Бумажный вариант (исключительно): Если организация входит в перечень малых предприятий, имеющих право на бумажную отчетность, используется форма, утвержденная Приказом Минтруда № 841н (Приложение № 2 — «Справка о заработке за страховой период», Приложение № 3 — «Справка-расчет пособия»).

Ключевые поля в Справке-расчете для СФР:

Регистрационный номер страхователя в СФР.

Код вида пособия: 01.

Страховой стаж (в днях/месяцах/годах) на день страхового случая.

Сумма заработка по каждому году расчетного периода отдельно.

Сумма начисленного пособия.

Сумма выплаченного пособия.

Дата выплаты.

Справка с места учебы (для студенток)
Студентки очной формы обучения, не работающие, получают пособие по БиР через учебное заведение за счет средств СФР. Справка о выплате формируется по рекомендуемому образцу (актуализируется ежегодно Минобрнауки и СФР).

Структура справки для студентки:

Штамп учебного заведения с реквизитами.

ФИО студентки, дата рождения, номер зачетной книги/студенческого.

Группа, курс, факультет, форма обучения (очная).

Номер и дата ЭЛН (больничного).

Период нетрудоспособности.

Сумма начисленного и выплаченного пособия.

Дата выплаты (обычно вместе со стипендией или отдельным платежом).

Подпись ректора/директора и главного бухгалтера учебного заведения, печать.

Нюанс: Если студентка совмещает учебу и работу, пособие по БиР выплачивает работодатель. Учебное заведение в этом случае выдает справку только для подтверждения статуса студентки (если требуется для соцзащиты), но не о выплате пособия.

Справка об отсутствии выплаты (При переходе «из декрета в декрет» или смене работы)
Частая ситуация: женщина уходит в повторный декретный отпуск («из декрета в декрет») или устраивается на новую работу до окончания выплат по уходу. Новому работодателю/СФР нужно доказать, что пособие по БиР не получала (или получала только у прошлого работодателя).

Образец текста (Свобная форма):
ООО «<Название прошлого работодателя>»
ИНН/КПП/ОГРН
СПРАВКА
№ <Номер> от <Дата>

Выдана <ФИО>, дата рождения <ДД.ММ.ГГГГ>, СНИЛС <Номер>.

Подтверждаю, что в период работы в ООО «<Название>» с <Дата приема> по <Дата увольнения/настоящее время> указанному лицу НЕ НАЗНАЧАЛОСЬ и НЕ ВЫПЛАЧИВАЛОСЬ пособие по беременности и родам за период с <Дата начала предполагаемого декрета> по <Дата окончания>.

Справка выдана для представления в ООО «<Новый работодатель / СФР>» для оформления пособия по беременности и родам.

Генеральный директор /<Подпись>/ <ФИО>

М.П.

Главный бухгалтер /<Подпись>/ <ФИО>

Электронный документооборот (ЭДО) и личный кабинет СФР
В 2024–2025 годах подача справок в СФР практически полностью переведена в электронный вид.

Работодатели отправляют Справку о заработке (СЗ) и Справку-расчет (СР) через операторов ЭДО (СБИС, Контур, 1С-Отчетность, Тензор и др.) в личный кабинет СФР страхователя;

Работники могут получить справку о выплаченном пособии самостоятельно через Личный кабинет гражданина на портале Госуслуг (ЕСИА) или в приложении «Госуслуги» / «СФР». Раздел: «Пособия и выплаты» → «История выплат» → «Получить справку».

Студентки — через деканат/бухгалтерию вуза (часто выдают бумажный вариант с синей печатью для соцзащиты).

Сроки выдачи: Работодатель обязан выдать справку в течение 3 рабочих дней с момента обращения работника (ст. 62 ТК РФ, ст. 14 ФЗ-255). Отказ недопустим.

Типичные ошибки при заполнении (Чек-лист для проверки)

Неверный расчетный период. Для декрета 2024 года это 2022 и 2023 годы. Для 2025 года — 2023 и 2024. Нельзя брать год страхового случая.

Отсутствие кода выплаты (КВ 01). Критично для СФР при возмещении.

Расхождение сумм. Сумма в справке должна совпадать с ведомостью начисления (Т-53/Т-51), платежным поручением и данными в СЗ/СР, сданных в СФР.

Не указан период нетрудоспособности (даты ЭЛН). Без дат больничного справка недействительна для СФР.

Пропущена дата фактической выплаты. Важно для подтверждения исполнения обязательств.

Использование старых бланков с логотипом ФСС. Необходимо использовать бланки с наименованием СФР или без указания фонда (просто «Организация»).

Отсутствие подписи главного бухгалтера. Для финансовых документов подпись двух лиц (руководитель + гл. бух) обязательна.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Нужна ли печать на справке в 2024–2025 году?
Ответ: С 2023 года для юрлиц печать не является обязательной (ФЗ-82), если это не предусмотрено Уставом организации. Однако СФР, банки и соцзащита часто требуют печать «по привычке». Рекомендуется ставить печать, если она есть, чтобы избежать вопросов у адресата.

Вопрос 2: Можете ли выдать справку, если пособие выплачивал СФР напрямую (я не работала)?
Ответ: Да, справку выдает территориальный орган СФР (МФЦ «Мои Документы» или через ЛК Госуслуг). Работодатель в этом случае справку не выдает.

Вопрос 3: Справка нужна для оформления пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет у нового работодателя?
Ответ: Да. Новый работодатель обязан запросить у СФР (через ЭДО) или у работника справку о выплаченном пособии по БиР, чтобы правильно рассчитать средний заработок за 2 года, предшествующие уходу в уход (исключив период БиР из расчетного или учитывая его по специальным правилам — замена лет).

Вопрос 4: Что делать, если прошлый работодатель ликвидирован?
Ответ: Обращайтесь в архив (государственный или ведомственный), куда переданы дела ликвидированной организации, или в СФР за выпиской из индивидуального лицевого счета (ИЛС) — там отражаются все начисленные пособия.

Вопрос 5: Можно ли сдать справку в СФР сканом/фото через ЛК гражданина?
Ответ: Для возмещения работодателю, нет, только структурированный XML через ЭДО оператора. Для гражданина (для получения другой выплаты) — да, в ЛК Госуслуг можно загрузить скан бумажной справки, если СФР его запросит.

Резюме: алгоритм действий

Определите цель справки (для СФР/возмещения, для нового работодателя, для соцзащиты/банка, для учебы).

Выберите форму: свой бланк организации (для внутренних нужд/банка/нового работодателя) или строгий формат Приказа № 841н / XML-схема (для СФР).

Соберите данные: ЭЛН, приказ об отпуске, ведомость начисления (Т-53), платежное поручение, СНИЛС работника.

Заполните все обязательные реквизиты (см. п. 4), замаскировав персональные данные в черновиках/обучающих материалах.

Проверьте арифметику (суммы, даты, код выплаты 01).

Подпишите руководителем и гл. бухгалтером, поставьте печать (при наличии), пронумеруйте и датируйте.

Выдайте работнику под роспись в журнале выдачи справок или отправьте по ЭДО в СФР/нового работодателя.

Дисclaimer: Данная статья носит информационный характер. Нормативная база в сфере социального страхования часто меняется (в т.ч. переход на Единый реестр выплат, изменения в ЭДО СФР). Перед оформлением документов рекомендуется сверить актуальность форм на официальном сайте sfr.gov.ru или в консультантских системах (КонсультантПлюс, Гарант). Персональные данные в образцах заменены на условные обозначения (<…>) в соответствии с требованиями безопасности.