Выдача справок бывшим работникам — это обязательная функция работодателя, регулируемая Трудовым кодексом РФ и специальными федеральными законами. Чаще всего бывшие сотрудники запрашивают документы для оформления пособий по безработице, временной нетрудоспособности (больничного) или материнского капитала. В данной статье подробно разбираем, какие справки могут потребоваться, в каком виде их выдавать и какие нюансы учесть в 2026 году.

Законодательная база и обязанности работодателя

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдавать работнику (в т.ч. уволенному) любые справки, связанные с его трудовой деятельностью, в течение 3 рабочих дней с момента подачи письменного заявления. Отказ в выдаче или задержка влекут за собой административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Ключевые нормативные акты:

• ТК РФ (ст. 62, 84.1), порядок выдачи справок и расчет среднего заработка.
• ФЗ-255 «Об обязательном социальном страховании…» — правила расчета пособий по временной нетрудоспособности и материнству.
• ФЗ-1032-1 «О занятости населения в РФ» — требования к справке для центра занятости (пособие по безработице).
• Приказ Минтруда РФ от № 16-5/В-421 — разъяснения по выдаче справок бывшим работникам.

Основные виды справок для получения пособий

В зависимости от цели обращения бывшего сотрудника, формулировка и состав данных в справке будут отличаться.

Справка о среднем заработке для Центра занятости (пособие по безработице)

Это самый частый запрос. Для регистрации в качестве безработного гражданин предоставляет в центр занятости справку о заработке за последние 3 календарных месяца, предшествующих увольнению (или за весь период работы, если он менее 3 месяцев).

Важно: Ранее использовалась строгая форма 182н (утв. Приказом Минтруда от № 622н). На данный момент форма 182н не является обязательной (отменена в связи с переходом на индивидуальный учет), однако структура данных, которые она содержала, остается эталонной. Работодатель может использовать собственный бланк, но обязан отразить все реквизиты, необходимые для расчета пособия.

Справка для расчета пособия по временной нетрудоспособности (больничный)

Если сотрудник заболел в течение 30 дней после увольнения (ст. 7 ФЗ-255), ему положено пособие в размере 60% среднего заработка (независимо от стажа). Для этого СФР (ранее ФСС) требует справку о заработке за 2 предшествующих календарных года.

Данные передаются в СФР преимущественно в электронном виде через систему ЭДО (форма СЗВ-ТД или СЗВ-СТАЖ), однако работодатель обязан выдать бумажную копию (или электронную с ЭЦП) по требованию бывшего работника.

Справка об отсутствии/наличии декретных пособий

Часто требуется при смене работодателя или оформлении пособий у нового места работы/в СФР. В свободной форме подтверждается факт выплаты (или невыплаты) пособия по беременности и родам, а также пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет за определенный период.

Структура и обязательные реквизиты справки (универсальный образец)

Единой утвержденной формы для всех случаев жизни нет. Документ оформляется на бланке организации (с логотипом, ОГРН, ИНН, адресом) и должен содержать:

1. Наименование документа: «Справка о заработке (доходах)», «Справка для расчета пособия…».
2. Дата составления и регистрационный номер (по журналу учета исходящих документов/справок).
3. Данные работодателя: Полное и сокращенное наименование, ИНН/КПП, адрес, телефон контактного лица (кадровика/бухгалтера).
4. Данные бывшего сотрудника: ФИО (полностью), СНИЛС (обязательно для СФР), дата рождения, должность, период работы (дата приема — дата увольнения), основание увольнения (ст. ТК РФ).
5. Расчетный период: Указание конкретных месяцев/лет, по которым приводятся данные.
6. Табличная часть с доходами:
   • Месяц/Год.
   • Количество отработанных дней (календарных).
   • Начисленные суммы, подлежащие включению в расчет среднего заработка (по ст. 14 ФЗ-255 / Постановлению Правительства № 1005).
   • Суммы страховых взносов (если требуется для СФР).
7. Подписи: Руководителя организации и главного бухгалтера (или уполномоченных лиц) с расшифровкой.
8. Печать организации (при наличии; для ИП печать не обязательна, но желательна).

Пример заполнения табличной части (для справки в Центр занятости)

Ниже приведена структура таблицы, соответствующая бывшей форме 182н, которая остается стандартом де-факто для центров занятости.

Расчетный период (месяц, год)	Кол-во календарных дней в месяце	Кол-во отработанных дней	Начисленные суммы (руб.), подлежащие учету при расчете среднего заработка	Примечания (премии, отпускные, больничные и т.д.)
Июль 2026	31	22	85 000,00	Оклад, премия за квартал
Август 2026	31	23	78 500,00	Оклад
Сентябрь 2026	30	15	42 000,00	Оклад (увольнение 15.09)
ИТОГО за 3 месяца:			205 500,00

Примечание: В столбец начислений НЕ включаются: пособия по БИР, материнская помощь, дивиденды, возмещения расходов (суточные, проезд) и прочие выплаты, не подлежащие облажению взносами.

Особенности оформления в 2026 году: электронный документооборот

С 2023–2024 годов акцент смещен на бескागовый обмен данными:

• СФР (ФСС): Основной канал — передача формы СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) и СЗВ-СТАЖ (страховой стаж). При увольнении работодатель передает СЗВ-ТД с кодом основания увольнения. Для расчета больничного после увольнения СФР формирует запрос к базе данных автоматически. Бумажная справка выдается только по требованию гражданина (п. 4 ст. 14 ФЗ-255).
• Центр занятости (Росработа): Внедряется автоматический обмен данными через Единый портал госуслуг (ЭПГУ) и СМЭВ. Однако на практике центры занятости до сих пор часто требуют бумажный оригинал или скан с «живой» подписью и печатью для ручного внесения в программу расчета.
• Электронная подпись (ЭЦП): Справка, подписанная усиленной квалифицированной ЭЦП уполномоченного лица, имеет равную юридическую силу с бумажным оригиналом (ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи»). Рекомендуется выдавать справку в двух видах: на бумаге и в виде PDF-файла с ЭЦП.

Сроки выдачи и ответственность

• Срок: Не позднее 3 рабочих дней со дня письменного обращения (п. 2 ст. 62 ТК РФ). Для справок в СФР (больничный после увольнения) рекомендуется выдавать в день обращения или на следующий день, чтобы не упустить сроки подачи гражданином документов в фонд.
• Форма обращения: Письменное заявление (в свободной форме) с указанием: «Кому выдать» (ФИО), «Куда предоставить» (название органа: СФР, Центр занятости, Банк, Суд), «Какие сведения включить» (период, цель).
• Вручение: Лично под роспись в журнале учета выдачи справок, почтой (ценным письмом с вложением), через доверенное лицо (по нотариальной доверенности) или в личный кабинет на портале Госуслуг / корпоративном портале (если настроено).
• Ответственность: За нарушение сроков — штраф на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлицо — до 50 000 руб. (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). За недостоверные сведения — уголовная ответственность (ст. 271 УК РФ) или административная (ст. 19.23 КоАП РФ).

Типичные ошибки, которых стоит избегать

1. Использование устаревшей формы 182н как обязательной. Ссылайтесь на «собственный бланк в соответствии с требованиями ст. 14 ФЗ-255 и Постановления № 1005».
2. Включение в расчет нестраховых выплат. Материальная помощь (до 4000 руб. в год — исключение, но лучше не включать), суточные, подарки к юбилеям — это ошибка, приводящая к перерасчету пособия в большую сторону и претензиям СФР/ЦЗН к работодателю.
3. Отсутствие СНИЛС сотрудника. Для СФР и ЦЗН это критичный реквизит идентификации.
4. Несоответствие данных отчетам (РСВ, 6-НДФЛ). Суммы в справке должны идеально сходиться с сданной отчетностью. Расхождения — повод для проверки.
5. Отказ в выдаче справочно, «у нас нет бланка». Бланка нет — делаете на фирменном листе. Отказать нельзя.

Образец текста справки (универсальный шаблон)

ООО «Ромашка»
ИНН 77XXXXXXXXX КПП 77XXXXXXX
123456, г. Москва, ул. ###, д. 10
Тел.: +7 (495) XXX-XX-XX

СПРАВКА
№ 45-ИО от 10 сентября 2026 г.

Выдана по требованию бывшего работника Иванову Ивану Ивановичу (СНИЛС 123-456-789 00),
родившемуся г., для предоставления в Центр занятости населения г. Москвы
для расчета пособия по безработице.

Подтверждаю, что Иванов И.И. работал в ООО «Ромашка» в период с по
(увольнен по п. «а» ч. 1 ст. 77 ТК РФ — по собственному желанию).
Должность: Менеджер по продажам.

Сведения о заработке за последние 3 календарных месяца (июль — сентябрь 2026 г.):
[Вставить таблицу из п. 4 данной статьи]

Общая сумма начислений, подлежащих учету при расчете среднего заработка

(согласно Постановлению Правительства РФ от № 1005):
205 500 (двести пять тысяч пятьсот) рублей 00 копеек.

Средний дневной заработок (рассчитанный по правилам Постановления № 1005):
2 236,41 руб. (две тысячи двести тридцать шесть рублей 41 копейка).

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование за указанный период
начислены и уплачены в полном объеме.

Директор ООО «Ромашка» _____________ /Петров П.П./
Главный бухгалтер _____________ /Сидорова С.С./

М.П.

Резюме

В 2026 году выдача справок бывшим сотрудникам остается рутинной, но юридически рискованной процедурой. Главные принципы:

• Срок — 3 рабочих дня.
• Форма — свободная на фирменном бланке (форма 182н не обязательна, но структура данных актуальна).
• Данные, только страховые выплаты (исключаем суточные, помощь, дивиденды).
• Формат — бумага + PDF с ЭЦП (для ускорения процессов в СФР и ЦЗН).
• Контроль, сверка с РСВ и 6-НДФЛ перед выдачей.

Грамотное оформление справки защищает компанию от штрафов и проверок, а бывшего сотрудника, от потери права на социальные выплаты. Ведите журнал учета выдачи справок и храните копии выданных документов не менее 5 лет (или 75 лет для персонализированных данных, если нет иных сроков хранения по архивному делу).