Акт приема‑передачи (или акт сдачи‑приемки) является обязательным приложением к договору субаренды нежилого помещения. Он фиксирует состояние объекта на момент передачи, перечень переданных ключей, документов и оборудования, а также выявляет существующие недостатки. Ниже представлен подробный разбор цели, структуры и примерного шаблона такого акта.
Зачем нужен акт приема‑передачи при субаренде? - Юридическая фиксация состояния – документ служит доказательством того, в каком виде помещение было передано субарендатору и в каком виде оно должно быть возвращено.
- Определение ответственности за недостатки – все выявленные дефекты фиксируются в акте, что исключает споры о том, кто их.
- Подтверждение передачи ключей и документов – в акте указывается количество и типы ключей, а также копии разрешений, технических паспортов и т.д.
- База для расчета коммунальных платежей – показания счетчиков воды, электроэнергии, газа фиксируются в акте и служат исходными данными для последующих расчетов.
- Защита интересов сторон – при возникновении претензий акт становится основным доказательством в суде или в досудебном порядке.
Структура акта приема‑передачи - Заголовок – указывается название документа, номер договора субаренды и дата составления.
- Стороны – реквизиты арендодателя (субарендодателя) и субарендатора (наименование, ИНН, КПС, юридический адрес, представитель и его должность). Личные данные (ФИО, телефон) заменяются на обозначения
[ФИО], [Телефон]. - Предмет акта – описание нежилого помещения (адрес, площадь, этаж, назначение, кадастровый номер).
- Состояние помещения – перечень конструктивных элементов (стены, пол, потолок, окна, двери, инженерные системы) с оценкой их состояния (удовлетворительное, требует ремонта и т.д.).
- Передаваемое имущество – список ключей, пультов управления, оборудования (кондиционеры, освещение, мебель), документов (технический паспорт, сертификаты соответствия).
- Показания приборов учета – фиксируются текущие значения счетчиков воды, электроэнергии, газа, теплоэнергии на момент передачи.
- Выявленные недостатки – детальное описание всех дефектов (трещины, протечки, неисправности оборудования) с указанием их локализации и степени тяжести.
- Подписи сторон – места для подписи уполномоченных представителей арендодателя и субарендатора, расшифровка подписей, дата подписания.
- Приложения – копии ключевых документов (договор субаренды, технический паспорт, акт ввода в эксплуатацию и т.д;).
Примерный шаблон акта приема‑передачи
АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ПОМЕЩЕНИЯ
№ ___________ от «__» __________ 20__ г.
г. ______________________
Мы, нижеподписавшиеся:
Арендодатель (субарендодатель):
Наименование: ______________________________
ИНН/КПП: ______________________________
Юридический адрес: __________________________
Представитель: __________________________ (должность)
действующий на основании ______________________,
Субарендатор:
Наименование: ______________________________
ИНН/КПП: ______________________________
Юридический адрес: __________________________
Представитель: __________________________ (должность)
действующий на основании ______________________,
сформировали настоящий акт о следующем:
Предмет акта
Нежилое помещение, расположенное по адресу: ______________________________,
общая площадь ______ кв.м., этаж _____, кадастровый номер ____________________.
Состояние помещения
⏤ Стены: удовлетворительное (отсутствуют видимые повреждения);
⏤ Пол: требует косметического ремонта (износ покрытия в зоне входной группы);
⏤ Потолок: удовлетворительное;
― Окна: удовлетворительное (стеклопакеты intact);
― Двери: удовлетворительное;
⏤ Электроснабжение: работоспособно;
― Водоснабжение и канализация: работоспособно;
⏤ Отопление/вентиляция: работоспособно.
Передаваемое имущество
⏤ Ключи от входной двери: 2 шт.;
⏤ Ключи от служебных помещений: 1 шт.;
⏤ Пульт управления кондиционером: 1 шт.;
― Офисная мебель (столы, стулья): 5 комплектов;
― Технический паспорт помещения: 1 экз;;
― Сертификат соответствия электропроводки: 1 экз.
Показания приборов учета
⏤ Электроэнергия: ______ кВт·ч;
⏤ Холодная вода: ______ м³;
― Горячая вода: ______ м³;
― Газ: ______ м³.
Выявленные недостатки
― Трещина в штукатурке стены кабинета №3 (длина 15 см, требует заделки);
⏤ Протечка крана в кухонной зоне (необходима замена смесителя);
⏤ Неисправность одного из светильников в коридоре (лампа не горит).
Стороны подтверждают, что помещение передано в состоянии, соответствующем пунктам 2‑5 настоящего акта, и претензий по состоянию объекта не имеют, за исключением указанных недостатков, которые устраняются арендодателем в срок до «__» __________ 20__ г.
Подписи сторон
Арендодатель: ______________________ /[ФИО]/
Субарендатор: ______________________ /[ФИО]/
Приложения:
Копия договора субаренды № __________ от «__» __________ 20__ г.;
Технический паспорт помещения;
Акт ввода в эксплуатацию;
Счета за коммунальные услуги за последний период.
Порядок составления и подписания акта - Подготовка – за несколько дней до планируемой передачи стороны согласовывают дату и время осмотра помещения, готовят необходимые документы (договор, технические паспорта, предыдущие акты).
- Осмотр помещения – представители обеих сторон совместно осматривают объект, фиксируют состояние конструкций, инженерных систем и оборудования.
- Заполнение акта – на основе осмотра заполняются все пункты шаблона. Важно использовать точные измерения и четко описывать недостатки.
- Сверка показаний счетчиков – фиксируются текущие значения приборов учета; при наличии разногласий стороны могут пригласить независимого эксперта.
- Подписание – после взаимного согласия акт подписывается уполномоченными представителями. Каждая сторона получает свой экземпляр.
- Хранение – акт хранится вместе с основным договором субаренды в течение всего срока действия договора и еще минимум три года после его окончания (в соответствии с требованиями архивного законодательства).
Чего следует избегать при составлении акта - Не указывать личные данные сотрудников (ФИО, номера телефонов) в открытом виде – используйте обобщенные обозначения или ссылки на внутренние реквизиты организации.
- Не оставлять пустые пункты – каждый раздел должен быть заполнен, даже если информация отсутствует (например, «Недостатки не выявлены»).
- Не допускать противоречий между данными акта и условиями договора субаренды (например, указание иной площади).
- Не подписывать акт без фактического осмотра помещения – это может привести к спорам о скрытых дефектах.
- Заголовок – указывается название документа, номер договора субаренды и дата составления.
- Стороны – реквизиты арендодателя (субарендодателя) и субарендатора (наименование, ИНН, КПС, юридический адрес, представитель и его должность). Личные данные (ФИО, телефон) заменяются на обозначения
[ФИО],[Телефон]. - Предмет акта – описание нежилого помещения (адрес, площадь, этаж, назначение, кадастровый номер).
- Состояние помещения – перечень конструктивных элементов (стены, пол, потолок, окна, двери, инженерные системы) с оценкой их состояния (удовлетворительное, требует ремонта и т.д.).
- Передаваемое имущество – список ключей, пультов управления, оборудования (кондиционеры, освещение, мебель), документов (технический паспорт, сертификаты соответствия).
- Показания приборов учета – фиксируются текущие значения счетчиков воды, электроэнергии, газа, теплоэнергии на момент передачи.
- Выявленные недостатки – детальное описание всех дефектов (трещины, протечки, неисправности оборудования) с указанием их локализации и степени тяжести.
- Подписи сторон – места для подписи уполномоченных представителей арендодателя и субарендатора, расшифровка подписей, дата подписания.
- Приложения – копии ключевых документов (договор субаренды, технический паспорт, акт ввода в эксплуатацию и т.д;).
Примерный шаблон акта приема‑передачи
АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ПОМЕЩЕНИЯ
№ ___________ от «__» __________ 20__ г.
г. ______________________
Мы, нижеподписавшиеся:
Арендодатель (субарендодатель):
Наименование: ______________________________
ИНН/КПП: ______________________________
Юридический адрес: __________________________
Представитель: __________________________ (должность)
действующий на основании ______________________,
Субарендатор:
Наименование: ______________________________
ИНН/КПП: ______________________________
Юридический адрес: __________________________
Представитель: __________________________ (должность)
действующий на основании ______________________,
сформировали настоящий акт о следующем:
Предмет акта
Нежилое помещение, расположенное по адресу: ______________________________,
общая площадь ______ кв.м., этаж _____, кадастровый номер ____________________.
Состояние помещения
⏤ Стены: удовлетворительное (отсутствуют видимые повреждения);
⏤ Пол: требует косметического ремонта (износ покрытия в зоне входной группы);
⏤ Потолок: удовлетворительное;
― Окна: удовлетворительное (стеклопакеты intact);
― Двери: удовлетворительное;
⏤ Электроснабжение: работоспособно;
― Водоснабжение и канализация: работоспособно;
⏤ Отопление/вентиляция: работоспособно.
Передаваемое имущество
⏤ Ключи от входной двери: 2 шт.;
⏤ Ключи от служебных помещений: 1 шт.;
⏤ Пульт управления кондиционером: 1 шт.;
― Офисная мебель (столы, стулья): 5 комплектов;
― Технический паспорт помещения: 1 экз;;
― Сертификат соответствия электропроводки: 1 экз.
Показания приборов учета
⏤ Электроэнергия: ______ кВт·ч;
⏤ Холодная вода: ______ м³;
― Горячая вода: ______ м³;
― Газ: ______ м³.
Выявленные недостатки
― Трещина в штукатурке стены кабинета №3 (длина 15 см, требует заделки);
⏤ Протечка крана в кухонной зоне (необходима замена смесителя);
⏤ Неисправность одного из светильников в коридоре (лампа не горит).
Стороны подтверждают, что помещение передано в состоянии, соответствующем пунктам 2‑5 настоящего акта, и претензий по состоянию объекта не имеют, за исключением указанных недостатков, которые устраняются арендодателем в срок до «__» __________ 20__ г.
Подписи сторон
Арендодатель: ______________________ /[ФИО]/
Субарендатор: ______________________ /[ФИО]/
Приложения:
Копия договора субаренды № __________ от «__» __________ 20__ г.;
Технический паспорт помещения;
Акт ввода в эксплуатацию;
Счета за коммунальные услуги за последний период.
Порядок составления и подписания акта - Подготовка – за несколько дней до планируемой передачи стороны согласовывают дату и время осмотра помещения, готовят необходимые документы (договор, технические паспорта, предыдущие акты).
- Осмотр помещения – представители обеих сторон совместно осматривают объект, фиксируют состояние конструкций, инженерных систем и оборудования.
- Заполнение акта – на основе осмотра заполняются все пункты шаблона. Важно использовать точные измерения и четко описывать недостатки.
- Сверка показаний счетчиков – фиксируются текущие значения приборов учета; при наличии разногласий стороны могут пригласить независимого эксперта.
- Подписание – после взаимного согласия акт подписывается уполномоченными представителями. Каждая сторона получает свой экземпляр.
- Хранение – акт хранится вместе с основным договором субаренды в течение всего срока действия договора и еще минимум три года после его окончания (в соответствии с требованиями архивного законодательства).
Чего следует избегать при составлении акта - Не указывать личные данные сотрудников (ФИО, номера телефонов) в открытом виде – используйте обобщенные обозначения или ссылки на внутренние реквизиты организации.
- Не оставлять пустые пункты – каждый раздел должен быть заполнен, даже если информация отсутствует (например, «Недостатки не выявлены»).
- Не допускать противоречий между данными акта и условиями договора субаренды (например, указание иной площади).
- Не подписывать акт без фактического осмотра помещения – это может привести к спорам о скрытых дефектах.
- Подготовка – за несколько дней до планируемой передачи стороны согласовывают дату и время осмотра помещения, готовят необходимые документы (договор, технические паспорта, предыдущие акты).
- Осмотр помещения – представители обеих сторон совместно осматривают объект, фиксируют состояние конструкций, инженерных систем и оборудования.
- Заполнение акта – на основе осмотра заполняются все пункты шаблона. Важно использовать точные измерения и четко описывать недостатки.
- Сверка показаний счетчиков – фиксируются текущие значения приборов учета; при наличии разногласий стороны могут пригласить независимого эксперта.
- Подписание – после взаимного согласия акт подписывается уполномоченными представителями. Каждая сторона получает свой экземпляр.
- Хранение – акт хранится вместе с основным договором субаренды в течение всего срока действия договора и еще минимум три года после его окончания (в соответствии с требованиями архивного законодательства).
Чего следует избегать при составлении акта - Не указывать личные данные сотрудников (ФИО, номера телефонов) в открытом виде – используйте обобщенные обозначения или ссылки на внутренние реквизиты организации.
- Не оставлять пустые пункты – каждый раздел должен быть заполнен, даже если информация отсутствует (например, «Недостатки не выявлены»).
- Не допускать противоречий между данными акта и условиями договора субаренды (например, указание иной площади).
- Не подписывать акт без фактического осмотра помещения – это может привести к спорам о скрытых дефектах.
Акт приема‑передачи помещения – не просто формальность, а важный инструмент защиты прав обеих сторон договора субаренды. Правильно оформленный документ минимизирует риски возникновения споров, упрощает процесс возврата помещения по окончании субаренды и служит надежным доказательством в случае обращения в суд. Используя представленный выше шаблон и следуя рекомендациям по заполнению, стороны смогут оформить акт быстро, корректно и в полном соответствии с действующим законодательством.
Информация актуальна на г.