Доверенность на отправку и получение товара, это базовый документ в документообороте любой организации, занимающейся закупками, продажами или логистикой. Поскольку товароматериальные ценности передаются от одного лица к другому, закон требует письменного подтверждения полномочий человека, который фактически принимает или отгружает груз. Ошибки в оформлении могут привести к отказу в выдаче товара, спорам с контрагентами или налоговым рискам.

В этой статье мы подробно разберем правовые основы, обязательные реквизиты, нюансы заполнения и предоставим актуальный образец доверенности с замаскированными персональными данными.

Правовое регулирование: на что ссылаться

Основным нормативным актом, регулирующим выдачу доверенностей в РФ, является Гражданский кодекс РФ (ст. 185–189 ГК РФ).

• Ст. 185 ГК РФ — определяет понятие доверенности, письменную форму и требование указания даты выдачи.
• Ст. 186 ГК РФ — устанавливает срок действия (максимум 3 года, если не указан — 1 год) и недействительность без даты.
• Ст. 187 ГК РФ — основания прекращения действия (истечение срока, отзыв, отказ, смерть/ликвидация сторон).
• Ст. 188 ГК РФ — последствия прекращения (обязательность возврата доверенности).
• Ст. 189 ГК РФ — последствия представления недействительной доверенности.

Важно: Для получения товаров, перемещаемых транспортными средствами, часто требуется также транспортная накладная (формы 1-Т или универсальная), в которую вписываются данные доверенности. Налоговый кодекс (ст. 252, 254 НК РФ) требует наличия первичных документов (договор, накладная, доверенность) для подтверждения хозяйственных расходов и ВАС.

Виды доверенностей на получение/отправку товара

Выбор вида зависит от частоты операций и внутренней политики компании:

1. Разовая (одноразовая), выдается на конкретную операцию (получение конкретной партии товара по конкретной накладной/договору). Самый безопасный вариант для разовых поручений.
2. Специальная — выдается на выполнение однородных действий в течение срока (например, «на получение товара по договору № 123 за 2026 год»). Удобна для постоянных поставщиков.
3. Генеральная — дает широкие полномочия, включая распоряжение имуществом, подписание договоров, получение денег. Для курьеров/водителей/кладовщиков не рекомендуется из-за высоких рисков. Требует нотариального удостоверения.

Обязательные реквизиты (чек-лист по ст. 185 ГК РФ)

Отсутствие хотя бы одного реквизита делает документ недействительным:

• Наименование документа: «Доверенность».
• Место выдачи: Город/населенный пункт (например, г. Москва).
• Дата выдачи: День, месяц, год (словами или цифрами, но однозначно). Без даты доверенность недействительна.
• Сведения о доверителе (организации): Полное наименование, ИНН/КПП, ОГРН, адрес, ФИО руководителя (директора), основание действия (Устав).
• Сведения о доверенном лице (физическом лице): Фамилия, Имя, Отчество полностью, дата рождения, паспортные данные (серия, номер, кем выдан, когда, код подразделения), адрес регистрации. В образце ниже данные замаскированы.
• Перечень полномочий: Четкое описание: «Получение товара по накладной №…», «Отправка товара по накладной №…», «Подписание сопроводительных документов», «Оформление транспортных накладных».
• Срок действия: Конкретная дата окончания или событие (например, «до выполнения поручения»). Максимум — 3 года.
• Право субделегирования: Указание, разрешено ли передавать полномочия другому лицу (обычно «Без права субделегирования»).
• Подпись руководителя доверителя (и печать, если она есть у организации / ИП).

Пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1. Подготовка данных доверенного лица

Попросите сотрудника (водителя, курьера, кладовщика) предъявить паспорт. Сделайте копию первой страницы и страницы с пропиской для папки первички. Проверьте актуальность паспорта (не истек ли срок действия — 20/45 лет).

Шаг 2. Определение полномочий

Формулируйте максимально конкретно. Избегайте фразы «иные действия». Лучше перечислить:

• Получение товара от поставщика [Название поставщика] по договору № [Номер] от [Дата].
• Приемка товара по количеству, качеству, комплектации.
• Подписание товарных накладных (ТОРГ-12), универсальных передаточных документов (УПД), актов приемки-передачи.
• Оформление и подписание транспортных накладных (при необходимости).
• Взаимодействие с таможенными/складскими терминалами (если применимо).

Шаг 3. Установка срока

• Для разовой поездки: укажите дату поездки + 1-2 дня запаса.
• Для постоянного водителя: можно поставить срок на год или до конца календарного года (но не более 3 лет).

Шаг 4. Подписание и регистрация

Подписывает руководитель организации (Директор) или лицо, действующее на основании доверенности/Устава. Если у организации есть печать — ставится печать (необязательно для ООО/АО с 2015 г., но часто требуется контрагентами и таможней). Номер регистрации в журнале учета доверенностей ставится обязательно для внутреннего контроля.

Образец доверенности (М-2 / Произвольная форма)

Единой обязательной формы для всех нет (форма М-2 утверждена Госстатом для бюджетных организаций, коммерческие фирмы используют свои бланки). Ниже приведен универсальный образец на бланке организации.

ДОВЕРЕННОСТЬ

На отправку и получение товарно-материальных ценностей

Место выдачи:	г. [ГОРОД_ДОВЕРИТЕЛЯ]
Дата выдачи:	«___» _____________ 202_ г.
Срок действия:	до «___» _____________ 202_ г. (не более 3 лет)
Рег. номер:	№ [НОМЕР_В_ЖУРНАЛЕ]

Доверитель: [ПОЛНОЕ_ЮРИДИЧЕСКОЕ_НАИМЕНОВАНИЕ_ОРГАНИЗАЦИИ], ИНН [ИНН_ДОВЕРИТЕЛЯ], КПП [КПП_ДОВЕРИТЕЛЯ], ОГРН [ОГРН_ДОВЕРИТЕЛЯ], адрес: [ЮР_АДРЕС_ДОВЕРИТЕЛЯ], именуемое в дальнейшем «Доверитель», в лице [ДОЛЖНОСТЬ_РУКОВОДИТЕЛЯ] [ФАМИЛИЯ_И_ИНИЦИАЛЫ_РУКОВОДИТЕЛЯ], действующего на основании Устава, с одной стороны,

Доверенное лицо: [ФАМИЛИЯ_ИМЯ_ОТЧЕСТВО_ПОЛНОСТЬЮ], дата рождения: [ДД.ММ.ГГГГ], паспорт: серия [СЕРИЯ] № [НОМЕР], выдан [КЕМ_ВЫДАН] [ДАТА_ВЫДАЧИ] г., код подразделения [КОД_ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ], адрес регистрации: [АДРЕС_ПРОПИСКИ], именуемое в дальнейшем «Доверенное лицо», с другой стороны,

Доверитель настоящим уполномочивает Доверенное лицо на выполнение следующих действий от имени и в интересах Доверителя:

1. Получать от поставщиков (перевозчиков, складских комплексов) товарно-материальные ценности (товары, продукцию, сырье, материалы, упаковку и тару) по договорам купли-продажи, поставки, подряда, комиссии, заключенным Доверителем.
2. Принимать товар по количеству, номенклатуре, качеству, комплектации, весу/объему; составлять и подписывать акты расхождений, претензий к перевозчикам/поставщикам.
3. Подписывать первичные учетные документы: товарные накладные (ф. ТОРГ-12), универсальные передаточные документы (УПД), акты приемки-передачи, накладные на передачу тары, транспортные накладные (ф. 1-Т, ф. 1-Т/Б), путевые листы и иные сопроводительные документы.
4. Оформлять документы на получение товара на таможенных постах, временных складах (СВХ), логистических терминалах.
5. Отправлять (сдавать перевозчику/покупателю) товарно-материальные ценности, принадлежащие Доверителю, оформлять соответствующие отгрузочные документы (накладные, УПД, акты), передавать товар и документы получателю.
6. Взаимодействовать с государственными органами, банками и иными организациями по вопросам, вытекающим из настоящих полномочий.

Данная доверенность выдана без права субделегирования полномочий третьим лицам.

Доверенное лицо ознакомлено с содержанием доверенности, своими правами и обязанностями, а также с ответственностью за превышение полномочий (подпись доверенного лица): _________________ / [ФАМИЛИЯ_И_ИНИЦИАЛЫ_ДОВЕРЕННОГО] /

Доверитель: _________________ / [ФАМИЛИЯ_И_ИНИЦИАЛЫ_РУКОВОДИТЕЛЯ] / М.П. (при наличии)

Доверенное лицо: _________________ / [ФАМИЛИЯ_И_ИНИЦИАЛЫ_ДОВЕРЕННОГО] /

Нюансы и частые ошибки (на что обратить внимание)

Маскировка персональных данных в рабочих копиях

При передаче копий доверенности в бухгалтерию, архив или сканировании для ЭДО обязательно маскируйте (зачеркивайте черным маркером или графическим редактором):

• Серию и номер паспорта доверенного лица (оставьте только последние 2-3 цифры номера для идентификации).
• Код подразделения и кем выдан (детали выдачи).
• Адрес регистрации (прописки) доверенного лица.
• Дату рождения (можно оставить год).

Это требование 152-ФЗ «О персональных данных». В оригинале, который у курьера, данные должны быть открытыми для проверки охраны/кладовщика.

Электронные доверенности (МЧД — машиночитаемые доверенности)

С 2023–2024 гг. активно внедряется формат МЧД (XML-файл с ЭЦП) через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.).

• Имеют такую же юридическую силу, как бумажные (ФЗ-63 «Об электронной подписи», Постановление Правительства РФ № 1719).
• Удобны для работы с крупными ритейлерами, маркетплейсами (Ozon, WB, Яндекс.Маркет), ФГИС «Меркурий», ЕГАИС.
• Не требуют бумажного оригинала у курьера — достаточно QR-кода на телефоне или распечатки без печи.

Нотариальное удостоверение — когда нужно?

Для получения/отправки товара нотариус не нужен (ст. 185.1 ГК РФ). Нотариальная форма обязательна только для:

• Сделок, требующих нотариальной формы (продажа доля в УК, недвижимость).
• Получения денежных средств в банке (некоторые банки требуют нотариальную форму для выдачи наличных из кассы/РКО, но для безнала — достаточно простой письменной).
• Представления интересов в судах (адвокаты/юристы).

Действие доверенности при смене директора

Доверенность, выданная от имени организации, не прекращает действие при смене Генерального директора (п. 4 ст. 187 ГК РФ), так как доверитель, юрлицо, а не физлицо директора. Однако новый директор имеет право её отозвать в любой момент.

Отзыв доверенности

Директор может отозвать доверенность в любой момент (односторонне). Процедура:

1. Издать приказ/распоряжение об отзыве.
2. Уведомить доверенное лицо под роспись (или заказным письмом с вложением).
3. Критически важно: Уведомить контрагентов (поставщиков, складов, покупателей), у которых доверенное лицо могло бы предъявить документ. До момента уведомления контрагента доверенность считается действительной для него (п. 3 ст. 188 ГК РФ).
4. Внести запись в журнал учета доверенностей (графа «Отозвана», дата, основание).
5. Потребовать возврат оригинала доверенности у сотрудника.

Журнал учета доверенностей

Хотя закон не навязывает единую форму журнала, ведение учета — требование архивного дела и внутреннего контроля. Колонки журнала:

1. Регистрационный номер.
2. Дата выдачи.
3. ФИО доверенного лица.
4. Паспортные данные (в журнале пишутся полностью, журнал — документ строгой отчетности, хранится в сейфе/запертом шкафу).
5. Срок действия.
6. Суть полномочий (кратко: «Получение товара по дог. №5»).
7. Подпись доверенного лица при получении.
8. Дата возврата/отзыва.
9. Подпись получавшего обратно (или отметка об утере/невозврате).

Работа с Маркетплейсами (Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет)

Специфика ФБС/FBO/FBW требует частых посещений пунктов приемки/сортировочных центров.

• Используйте МЧД через ЭДО-оператора — это стандарт де-факто. Курьеру не нужно таскать папку с бумагами.
• Если используете бумажную форму: в полномочиях обязательно укажите: «Представление интересов в ООО «Озон» / ООО «Вайлдберриз» / АО «Яндекс», в т.ч. в пунктах приемки, ПВЗ, СЦ; оформление актов приемки, брака, возврата; работа с личным кабинетом продавца (приемка заказов, печать этикеток)».
• У многих маркетплейсов есть свои бланки доверенностей в личном кабинете — лучше использовать их, чтобы избежать вопросов у администратора ПВЗ.

Ответственность за нарушения

• Налоговые риски: Отсутствие доверенности или неверные реквизиты → отказ в вычете ВАС, исключение расходов по налогу на прибыль (пп. 1, 2 ст. 252 НК РФ, судебная практика ВАС РФ/ВС РФ).
• Гражданско-правовые: Если курьер получил товар по недействительной доверенности и пропал/повредил товар — поставщик не несет ответственности, риски ложатся на вашу компанию (доверителя).
• Административные: Нарушение 152-ФЗ (разглашение паспортных данных в открытую) — штрафы до 75 000 руб. для юрлиц (ст. 13.11 КоАП РФ).
• Уголовные: Подделка доверенности (ст. 327 УК РФ) — до 4 лет лишения свободы.

Чек-лист перед выдачей доверенности курьеру/водителю

• [ ] Оригинал на бланке организации (или чистом листе с реквизитами).
• [ ] Дата выдачи стоит (актуальная).
• [ ] Срок действия не истек и не превышает 3 лет.
• [ ] ФИО доверенного лица совпадает с паспортом (проверено по оригиналу).
• [ ] Паспорт действителен (возраст 20/45 лет, замена не просрочена).
• [ ] Полномочия описаны конкретно (конкретные договоры/склады/действия).
• [ ] Указано «Без права субделегирования» (если не нужно иное).
• [ ] Подпись директора (руководителя) стоит.
• [ ] Печать стоит (если есть у организации / требуется контрагентом).
• [ ] Номер в журнале учета проставлен.
• [ ] У курьера на руках: Оригинал доверенности + Паспорт РФ + (желательно) Копия доверенности для оставления на складе/охране.
• [ ] В копии для архива/бухгалтерии персональные данные доверенного лица замаскированы.

Грамотно оформленная доверенность на отправку и получение товара — это не просто формальность, а инструмент управления рисками. Она защищает компанию от необоснованных претензий поставщиков, покупателей и налоговой инспекции. Используйте предложенный образец как базу, адаптируйте перечень полномочий под свои бизнес-процессы, строго следите за сроками и ведите журнал учета. Переход на электронные доверенности (МЧД) значительно упрощает логистику и исключает ошибки ручного заполнения, поэтому рекомендуем рассмотреть внедрение ЭДО, если объемы поставок позволяют.

---

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При оформлении документов для специфических сделок (ВЭД, ОПХ, госзаказ, оборонзаказ) рекомендуется проконсультироваться с юристом вашей организации.