Списание безнадёжной дебиторской задолженности (ДЗ) – один из типовых бухгалтерских процессов, регулируемый нормативными актами РФ: Гражданским кодексом (ст. 196 ГК РФ), Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» (№ 402‑ФЗ) и Приказом Минфина России от  № 94н «О порядке формирования и представления бухгалтерской отчётности». Ниже приведён подробный разбор того, как оформить справку‑основание для списания ДЗ, по которой истёк срок исковой давности.

Нормативная база

• Статья 196 ГК РФ – общий срок исковой давности составляет три года с момента возникновения обязательства.
• Пункт 8 ПБУ 9/99 «Доходы организации» – безнадёжная ДЗ, по которой истёк срок исковой давности, относится к внереализационным доходам.
• Пункт 10 ПБУ 10/99 «Расходы организации» – списание безнадёжной ДЗ учитывается во внереализационных расходах в последний день отчётного периода, в котором установлено отсутствие реальных способов взыскания.
• Приказ Минфина России № 94н – регламентирует форму и содержание бухгалтерских справок, используемых как первичные документы.

Когда можно списать дебиторскую задолженность?

1. Срок исковой давности по ДЗ истёк (3 года с даты возникновения обязательства).
2. Отсутствуют реальные и юридически допустимые способы взыскания (контрагент ликвидирован, банкрот, отсутствует имущество для взыскания и т.п.).
3. В ЕГРЮЛ внесена запись о ликвидации контрагента или истёк срок исковой давности (это самостоятельное основание для списания).

Структура бухгалтерской справки

Справка оформляется на бланке организации (или в электронном виде с электронной подписью) и содержит следующие реквизиты:

• Наименование документа – «Справка о списании дебиторской задолженности с истёкшим сроком исковой давности».
• Номер и дата справки – например, № СП‑2026/09 от .
• Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
• ИНН/КПП организации.
• Основание для списания – ссылка на нормы права (ст. 196 ГК РФ, п. 8 ПБУ 9/99, п. 10 ПБУ 10/99) и факт истечения срока исковой давности.
• Информация о дебиторской задолженности:
  • Наименование контрагента (дебитора).
  • ИНН/КПП контрагента (если известны).
  • Номер и дата договора/счёта, на котором возникла задолженность.
  • Сумма задолженности на дату возникновения (в рублях и копейках).
  • Дата возникновения обязательства (дата выставления счёта/акта).
  • Дата истечения срока исковой давности (дата возникновения + 3 года).
  • Сумма задолженности на дату списания (обычно совпадает с суммой на дату возникновения, если не было частичного погашения).
• Подтверждение отсутствия реальных способов взыскания – выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации/банкротстве контрагента, решение суда о невозможности взыскания, акт сверки и т.д.
• Бухгалтерские проводки – отражение списания:
  • Дебет 91.2 «Внереализационные расходы» – Кредит 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» (сумма списанной ДЗ).
  • Если ранее была создана резервная оценка безнадёжной ДЗ (счёт 63), то проводка: Дебет 63 «Резерв по сомнительным долгам» – Кредит 91.2.
• Подписи:
  • Главный бухгалтер (или лицо, уполномоченное подписывать бухгалтерские документы).
  • Руководитель организации (при необходимости).
  • Ответственный за работу с дебиторской задолженностью (например, ведущий бухгалтер по расчётам с покупателями).
• Примечание – указание, что справка составлена в соответствии с внутренним регламентом организации по работе с безнадёжной дебиторской задолженностью.

Справка о списании дебиторской задолженности с истёкшим сроком исковой давности
Номер справки	СП‑2026/09
Дата составления
Наименование организации	ООО «Пример‑Трейд»
ИНН / КПП	### / ###
Основание для списания	Ст. 196 ГК РФ (срок исковой давности – 3 года); п. 8 ПБУ 9/99, п. 10 ПБУ 10/99.
Контрагент (дебитор)	ИП Иванов Иван Иванович
ИНН контрагента	###
Договор / счёт №	Договор № 45‑2022 от
Сумма задолженности на дату возникновения	150 000,00 ₽
Дата возникновения обязательства
Дата истечения срока исковой давности	( + 3 года)
Сумма задолженности на дату списания	150 000,00 ₽
Подтверждение отсутствия способов взыскания	Выписка из ЕГРЮЛ от о ликвидации ИП Иванов И.И.; акт сверки от (задолженность не погашена).
Бухгалтерские проводки	Дебет 91.2 «Внереализационные расходы» – Кредит 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» – 150 000,00 ₽; (при наличии резерва) Дебет 63 «Резерв по сомнительным долгам» – Кредит 91.2 – 150 000,00 ₽.
Подписи	Главный бухгалтер ___________________ / Ivanov A.V. Руководитель ______________________ / Petrov S.S. Ответственный за ДЗ _______________ / Sidorova M.L.
Примечание	Справка составлена в соответствии с внутренним регламентом ООО «Пример‑Трейд» № РД‑2024/11 от .

Пошаговая инструкция по оформлению справки

1. Инициирование проверки дебиторской задолженности – ежемесячно (или по окончании отчётного периода) бухгалтер сверяет сальдо по счёту 62 с актами сверки и выписками из банка.
2. Определение просроченной задолженности – выделяются суммы, по которым дата возникновения + 3 года ≤ текущая дата.
3. Проверка наличия оснований для списания:
   • Запрос выписки из ЕГРЮЛ на контрагента (ликвидация, банкротство).
   • Если контрагент действующий, но имущества для взыскания нет – запрос в службу судебных приставов, решение суда о невозможности взыскания.
4. Формирование справки – заполняется шаблон (см. таблицу выше) с указанием всех реквизитов, ссылок на нормативные акты и приложений (выписки, акты, решения суда).
5. Согласование и подпись – справка передаётся на согласование главному бухгалтеру, затем руководителю (если требуется внутренний регламент). После подписания документ приобретает силу первичного бухгалтерского документа.
6. Отрасление в бухгалтерском учёте – проводки, указанные в справке, вносятся в журнал операций и отражаются в бухгалтерской отчётности (внереализационные расходы/доходы).
7. Хранение документа – справка и все приложения хранятся в течение 5 лет после окончания года, к которому относится списание (в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учёте»).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли списать ДЗ, если срок исковой давности не истёк, но контрагент ликвидирован?

Да. Ликвидация контрагента является самостоятельным основанием для признания задолженности безнадёжной, независимо от срока исковой давности.

Нужно ли создавать резерв по сомнительным долгам перед списанием?

Создание резерва (счёт 63) является внутренней политикой организации. Если резерв уже сформирован, списание производится за счёт его уменьшения. Если резерва нет, списание идёт напрямую во внереализационные расходы;

Как отразить списание в налоговом учёте?

Списание безнадёжной ДЗ, по которой истёк срок исковой давности, учитывается во внереализационных расходах и уменьшает налог на прибыль в соответствии с главой 25 НК РФ.

Можно ли оспорить списание задолженности в суде?

Списание, оформленное надлежащим образом (ссылка на закон, подтверждающие документы, правильные проводки), является законным основанием для уменьшения дебиторской задолженности. Оспорить его можно только при наличии доказательств того, что основания для списания отсутствовали (например, долг фактически взыскивался).

Бухгалтерская справка о списании дебиторской задолженности с истёкшим сроком исковой давности – важный инструмент для корректного отражения финансовых результатов организации. Правильное оформление документа, соблюдение нормативных требований и наличие подтверждающих доказательств позволяют избежать претензий со стороны налоговых органов и обеспечить прозрачность бухгалтерского учёта. Приведённый выше образец и пошаговая инструкция могут быть использованы как шаблон для собственной практики, адаптированный под специфику вашей организации.

---

Информация актуальна на .