Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Акт приема-передачи денежных средств — это первичный учетный документ, который подтверждает факт передачи денег от одной стороны к другой. В отличие от платежного поручения (для безналичных расчетов) или кассового ордера (для кассовых операций), акт чаще всего используется при наличной передаче денег, а также для фиксации момента исполнения обязательств по договорам займа, купли-продажи, аренды или при внутренних расчетах организации.

В 2026 году единой обязательной формы для такого акта не существует (кроме случаев, регламентированных отраслевыми стандартами или внутренними документами компании), поэтому стороны вправе разработать свой бланк, соблюдая обязательные реквизиты, установленные ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и ст. 162 ГК РФ.

Когда необходим акт приема-передачи денежных средств
Составление акта актуально в следующих типичных ситуациях:

Договор займа (займовые средства): передача денег заемщику (между юрлицами, ИП, физлицами или в смешанных сочетаниях). Критически важен для доказательства факта передачи в суде.

Договор купли-продажи: оплата товара, недвижимости, транспортного средства наличными.

Договор аренды/найма: передача арендной платы, залогового обеспечения (депозита).

Расчеты по возмездным услугам/работам: оплата аванса или полной стоимости по акту выполненных работ.

Внутренние операции организации: выдача денег под отчет подотчетному лицу, передача кассы старшему кассиру/смене, выдача заработной платы «в конверте» (при условии соблюдения трудового и налогового законодательства).

Возврат долга/аванса: фиксация факта возврата ранее полученных средств.

Обязательные реквизиты акта (чек-лист)
Согласно ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», документ должен содержать:

Наименование документа: «Акт приема-передачи денежных средств».

Дата составления: день, месяц, год (прописью или цифрами).

Место составления: населенный пункт (город, поселок).

Основание: ссылка на договор (номер, дату), по которому передаются средства (например: «По договору займа № 123 от г.»).

Стороны (Передает / Принимает):

Для юрлиц/ИП: полное наименование, ИНН/КПП, адрес, ФИО представителя, основание действия (доверенность, устав).

Для физлиц: ФИО полностью, серия/номер паспорта, кем выдан, когда, код подразделения, адрес регистрации/проживания.

Сумма: обязательно в двух видах, цифрами и прописью (например: «100 000 (Сто тысяч) рублей 00 копеек»). Валюта: рубли РФ или иная (с указанием курса, если нужно).

Способ передачи: наличными рублями РФ / инострац. валютой / безналичным переводом (если акт оформляет факт зачисления, а не поручение).

Цель передачи: «В счет погашения основного долга по договору займа», «В качестве аванса по договору купли-продажи», «Залоговое обеспечение по договору аренды» и т.д.

Подписи сторон: расшифровка подписей (ФИО). Для юрлиц — печать (при наличии, ст. 162 ГК РФ позволяет не ставить печать, если это не предусмотрено уставом/договором, но практика судов часто требует её).

Количество экземпляров: минимум 2 (по одному на каждую сторону).

Типовые образцы акта для разных ситуаций
Ниже приведены структурные шаблоны для самых частых сценариев. Примечание: В примерах используются вымышленные данные. Реальные паспортные данные и реквизиты компаний подлежат маскировке при публикации.

Акт между юридическими лицами (или ИП) — Общий образец


АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
г. Москва «10» октября 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
СТОРОНА ПЕРЕДАЮЩАЯ: ООО «Ромашка», ИНН ###, КПП ###,
адрес: 101000, г. Москва, ул. ###, д. 1,
в лице Генерального директора Иванова Ивана Ивановича,
действующего на основании Устава,
(далее — «Передающая сторона»)
и
СТОРОНА ПРИНИМАЮЩАЯ: ООО «Спектр», ИНН ###, КПП ###,
адрес: 102000, г. Москва, пр. Тестовый, д. 5,
в лице Финансового директора Петрова Петра Петровича,
действующего на основании Доверенности № 55 от г.,
(далее — «Принимающая сторона»)
составили настоящий Акт о следующем:

ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА передала, а ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА приняла денежные средства
в сумме 500 000 (Пятьсот тысяч) рублей 00 копеек.

Средства переданы наличными в рублях Российской Федерации.

Передача средств осуществлена в исполнении обязательств по Договору купли-продажи
№ КП-2026/001 от г. в счет оплаты товара (партия № 45).

Стороны подтверждают, что претензий по количеству, качеству и комплектности
переданных денежных средств не имеют.

Настоящий Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих равную юридическую силу,
по одному для каждой из Сторон.

ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА: ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА:
_____________ /Иванов И.И./ _____________ /Петров П.П./
М.П. М.П.

Акт по договору займа (между ЮЛ/ИП и физлицом)

Здесь критически важно указать цель — «беспроцентный/процентный заем» и ссылку на договор.


АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПО ДОГОВОРУ ЗАЙМА
г. Санкт-Петербург «09» октября 2026 г;

Займодавец: ИП Сидоров Алексей Викторович, ИНН ###0,
адрес: 190000, г. Санкт-Петербург, Невский пр., д. 10, кв. 5,
(далее — «Займодавец»)
и
Заемщик: гражданин РФ Смирнов Сергей Александрович,
паспорт 4000 123456, выдан ОМСД России по Петроградскому р-ну
г. Санкт-Петербурга г., код подразделения 78-000,
проживающий: 194000, г. Санкт-Петербург, ул. ### Морская, д. 20, кв. 15,
(далее — «Заемщик»)
вместе именуемые «Стороны», по Договору займа безвозмездного № З-777 от г.
составили настоящий Акт:

Займодавец передал, а Заемщик получил наличные денежные средства
в сумме 150 000 (Сто пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек.

Срок возврата займа: до «10» октября 2027 г. (согласно п. 3.1 Договора).

Проценты за пользование займом не начисляются (беспроцентный заем).

Заемщик ознакомлен с условиями Договора займа и подтверждает получение
полной суммы без каких-либо удержаний.

Акт в 2-х экземплярах.

ЗАЙМОДАВЕЦ: ЗАЕМЩИК:
_____________ /Сидоров А.В./ _____________ /Смирнов С.А./

Акт между физическими лицами (простая письменная форма)

По ст. 808 ГК РФ договор займа между гражданами суммой более 10 000 руб. должен быть в письменной форме. Акт передачи — лучшее доказательство исполнения.


АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
г. Казань «10» октября 2026 г.

Я, Козлов Дмитрий Викторович, паспорт 9200 654321, выдан УМВД РТ
по Советскому р-ну г. Казани г., код 16-005,
проживающий: 420000, г. Казань, ул. ###, д. 30, кв. 10,
передал в долг (по и/oу № 1 от г.)
гражданину Волкову Андрею Павловичу, паспорт 9201 111222,
выдан тем же органом г., код 16-005,
проживающему: 420000, г. Казань, ул. ###, д. 5, кв. 2,
суму 50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек.

Деньги получены мною полностью, претензий нет. Срок возврата до г.
ПЕРЕДАЛ: ПРИНЯЛ:
_____________ /Козлов Д.В./ _____________ /Волков А.П./

Акт выдачи денег под отчет (внутренний документ организации)


АКТ ВЫДАЧИ (ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ) ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПОД ОТЧЕТ
№ 15 «10» октября 2026 г.

ООО «Вектор»
Структурное подразделение: Бухгалтерия

Выдано подотчетному лицу: Менеджеру по продажам Орлову Олегу Олеговичу
(Таб. № 45, паспорт 4500 987654)

На основании: Заявки на получение подотчетных средств № 88 от г.,
утвержденной Генеральным директором.

Сумма: 25 000 (Двадцать пять тысяч) рублей 00 копеек.

Цель: Оплата расходов по командировке в г. Нижний Новгород (проезд, проживание,
суточные) по Приказу № 101-ОД от г.

Срок отчетности: до «15» октября 2026 г.

Деньги получил, обязательства по отчету принимаю на себя.

ВЫДАЛ (Гл. бухгалтер): ПОЛУЧИЛ:
_____________ /Соколова М.С./ _____________ /Орлов О.О./
М.П.

Пошаговая инструкция по заполнению

Шапка: Укажите город (место составления) и дату. Дата акта должна совпадать с днем фактической передачи денег. Антидатирование (указание прошедшей даты) недопустимо и несет риски для налогового учета и судебной практики.

Реквизиты сторон: Заполняйте максимально полно. Для физлиц — обязательно паспортные данные и адрес регистрации. Для юрлиц/ИП — данные из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Проверьте актуальность адресов и ФИО руководителей на дату подписания.

Основание (Договор): Всегда ссылайтесь на номер и дату договора. Если договора нет (например, возврат долга по и/oу), укажите номер и дату и/oу.

Сумма: Пишите цифрами и обязательно прописью. Это главная защита от подделки цифр. Укажите валюту.

Назначение платежа: Четко пропишите: «В счет погашения основного долга», «В счет процентов», «Аванс», «Залог», «Оплата товара по накладной №…». Не пишите просто «По договору №…» — это создает риски при налоговых проверках (ст. 252 НК РФ — обоснованность расходов).

Подписание: Стороны подписывают после пересчета денег. Подпись ставит уполномоченное лицо (руководитель или по доверенности). При наличии печати — проставляйте её. Расшифровка подписи (Фамилия И.О.) обязательна.

Экземпляры: Сразу составьте 2 экземпляра (или 3, если нужен для бухгалтерии/налоговой). Каждая сторона уходит со своим оригиналом.

Частые ошибки и риски

Отсутствие ссылки на договор: Суд может не признать акт доказательством исполнения обязательства по конкретному договору.

Сумма только цифрами: Легко подделать (добавить ноль). Пропись — обязательный реквизит.

Неуказанное назначение платежа: Риск признания расходов недокументированными (для налогоплательщиков НДС/НП), невозможность вычесть НДС.

Подпись не уполномоченного лица: Если подписал менеджер без доверенности — акт может быть признан недействительным.

Передача крупных сумм наличными между юрлицами: Напоминаем о лимите в 100 000 руб. за один договор (ст. 861 ГК РФ, ФЗ-115). Превышение лимита влечет запрет на учет расходов по налогу на прибыль и риски по 115-ФЗ.

Использование кассового ордера (КО-1/КО-2) вместо акта: Кассовый ордер, строгая отчетная форма для кассовых операций. Акт — гражданско-правовой документ. Часто их готовят параллельно: КО-1/КО-2 для кассы, Акт — для договора/суда.

Электронный документооборот (ЭДО) и Акт в 2026 году
С 2026 года все активнее внедряется обязательный ЭДО для определенных групп налогоплательщиков (ст. 169 НК РФ, поправки 2024-2025 гг.).

Акт приема-передачи денежных средств может оформляться в электронном виде (XML/PDF с ЭЦП).

Юридическая сила у такого акта такая же, как у бумажного (ст. 160 ГК РФ, ФЗ-63 «Об электронной подписи»).

Обязательно использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) обеих сторон или оператора ЭДО (Диадок, СБИС, Контур, Такском и др.).

В теле электронного акта должны быть те же реквизиты, что и в бумажном.

Сроки хранения
Согласно Роскархиву (Приказ от № 236, перечень типовых управленческих архивных документов) и ст. 29 ФЗ-402:

Акты приема-передачи денежных средств (как первичные учетные документы) хранятся не менее 5 лет после окончания года их составления.

Если акт прикреплен к договору займа/купли-продажи недвижимости — срок хранения договора (и приложений) — не менее 5 лет после исполнения обязательств, а для недвижимости — часто до истечения срока давности или пожизненно для физлиц. Рекомендуется хранить 10+ лет.

Грамотно составленный акт приема-передачи денежных средств — это ваша главная защита в случае спора о факте передачи денег. В 2026 году ключевыми моментами остаются: обязательное указание основания (договора), суммы прописью, четкого назначения платежа и подписей уполномоченных лиц. Не пренебрегайте составлением акта даже при доверительных отношениях — это стандарт деловой культуры и требование закона.

Дисклеймер: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Образцы предоставлены для ознакомления. При оформлении значимых сделок, сложных схем расчетов или возникновении споров рекомендуется обратиться к профессиональному юристу или бухгалтеру для учета специфики вашей ситуации и актуальных изменений в законодательстве РФ.