Согласно действующему законодательству РФ, обработка персональных данных (ПДн) сотрудников возможна только при наличии их согласия либо в случаях, прямо предусмотренных законом. В последние годы Роскомнадзор активно обсуждает возможность замены индивидуальных согласий на отраслевые стандарты, что может существенно упростить процедуру оформления трудовых отношений.

Почему возникает необходимость в изменении подхода?

По словам главы Роскомнадзора Андрея Липова, количество согласий на обработку ПДн, получаемых работодателями при приеме на работу, стало избыточным. Многие из них носят формальный характер и не несут реальной защитной функции для сотрудника. Это приводит к:

• увеличению административной нагрузки на кадровые службы;
• росту риска ошибок при оформлении документов;
• снижению прозрачности процесса для соискателей.

Поэтому ведомство предлагает заменить индивидуальные согласия на отраслевые стандарты обработки персональных данных, которые будут определять минимальный набор информации, необходимой для выполнения трудовых функций, и порядок её использования.

Когда согласие обязательно?

Согласно Федеральному закону «О персональных данных» (ФЗ‑152), согласие субъекта ПДн требуется в следующих случаях:

1. Обработка данных, не связанных напрямую с исполнением трудового договора (например, использование фото сотрудника в корпоративных материалах, маркетинговые рассылки).
2. Передача персональных данных третьим лицам, не являющимся исполнителями трудового договора (например, передача данных в сторонние сервисы для обучения).
3. Обработка специальных категорий данных (биометрические, медицинские, сведения о расовой или национальной принадлежности) без наличия иного законного основания.

В этих ситуациях работодатель должен получить явное, информированное и добровольное согласие сотрудника, оформленное в письменной форме или в электронном виде с подтверждением факта получения.

Когда можно обрабатывать ПДн без согласия?

Закон допускает обработку персональных данных без согласия, если она необходима для:

• исполнения трудового договора (например, начисление заработной платы, ведение трудовой книжки, учет рабочего времени);
• выполнения обязательств, предусмотренных трудовым законодательством (например, предоставление данных в налоговые органы, фонды социального страхования);
• защиты жизни и здоровья сотрудника или иных лиц (например, экстренное медицинское обслуживание);
• выполнения требований федеральных законов и иных нормативных актов (например, предоставление данных в органы внутренних дел по запросу).

В этих случаях согласие не требуется, однако работодатель всё равно обязан обеспечить защиту персональных данных и соблюдать принципы их обработки (законность, справедливость, прозрачность, ограничение, минимизация данных, точность, хранение не дольше необходимого, целостность и конфиденциальность).

Как правильно оформить согласие на обработку персональных данных?

Если согласие всё же необходимо, его оформление должно соответствовать следующим требованиям:

1. Ясность и понятность – текст согласия должен быть написан простым языком, без юридических жаргонов, чтобы сотрудник мог осознать, какие данные собираются, для каких целей и кто будет их обрабатывать.
2. Конкретность целей – необходимо перечислить конкретные цели обработки (например, «для начисления заработной платы и уплаты налогов», «для обеспечения доступа к корпоративной сети»).
3. Перечень обрабатываемых данных – указать категории персональных данных (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, банковские реквизиты, контактная информация и т.д.).
4. Срок хранения – определить период, в течение которого данные будут храниться, либо условие, при котором хранение прекращается (например, «данные хранятся в течение всего срока действия трудового договора и 5 лет после его расторжения»).
5. Права субъекта – напомнить сотруднику о его правах: доступ к данным, их исправление, блокировка, уничтожение, отзыв согласия (если обработка основана на согласии).
6. Подпись и дата – согласие должно быть подписано сотрудником (или подтверждено электронной подписью) и датировано.

Примерный шаблон согласия (без персональных данных):

Согласие на обработку персональных данных

Я, ______________________ (ФИО), даю свое согласие на обработку моих персональных данных
ООО «Название компании» (ИНН/КПП ____________) в следующих целях:
Осуществление расчетов по трудовому договору (начисление заработной платы, удержания, налоги).
Ведение кадрового учета и формирование трудовой книжки.
Обеспечение доступа к информационным системам компании.
Выполнение обязательств перед государственными органами (налоговая, ПФР, ФСС).

Обрабатываемые персональные данные:
- ФИО, дата и место рождения;
- паспортные данные;
- ИНН, СНИЛС;
- банковские реквизиты;
- контактная информация (телефон, электронная почта);
- сведения об образовании, квалификации, трудовой деятельности.

Срок хранения данных: в течение всего срока действия трудового договора и 5 лет после его расторжения.

Я ознакомлен(а) с моими правами на доступ к персональным данным, их исправление, блокировку, уничтожение, а также право отозвать данное согласие в случаях, когда обработка основана исключительно на согласии.

Подпись _____________________ Дата «___» __________ 20__ г.

Перспективы внедрения отраслевых стандартов

Роскомнадзор рассматривает возможность разработки типовых положений об обработке персональных данных для различных отраслей (например, розничная торговля, IT‑услуги, производство, здравоохранение). Такие стандарты должны:

• установить минимальный набор данных, необходимый для выполнения трудовых функций;
• определить допустимые способы их обработки и передачи;
• включить требования по обеспечению безопасности (шифрование, контроль доступа, журналы аудита);
• предусмотреть механизмы контроля и ответственности за нарушения.

Внедрение таких стандартов позволит:

• снизить количество индивидуальных согласий, упростив кадровое документооборота;
• повысить уровень защиты персональных данных благодаря единым требованиям к безопасности;
• увеличить прозрачность обработки данных для сотрудников, так как стандарты будут публично доступны и понятны.

Вопрос согласия на обработку персональных данных при приеме на работу остается актуальным для работодателей и сотрудников. Текущая практика требует оформления множества согласий, что создает административную нагрузку и повышает риск ошибок. Предложение Роскомнадзора заменить индивидуальные согласия на отраслевые стандарты может значительно упростить процедуру, одновременно усилив защиту персональных данных. Работодателям рекомендуется уже сейчас:

1. Анализировать текущие формы согласий и выявлять избыточные пункты;
2. Внедрять внутренние регламенты, соответствующие принципам ФЗ‑152;
3. Следить за разработкой и утверждением отраслевых стандартов, готовясь к их последующему применению.

Соблюдение баланса между законностью обработки данных и удобством для сторон трудового отношения позволит создать более эффективную и защищённую кадровую систему в организациях любой отрасли.