Комиссия по приему‑передаче документов – это временный коллегиальный орган‚ образуемый в организации для обеспечения законного и документированного перехода делопроизводственных материалов от одного ответственного лица к другому (например‚ при увольнении‚ переводе‚ смене руководителя или реорганизации подразделения)․ Ниже представлен подробный обзор правовых оснований‚ процедуры создания и порядка работы такой комиссии․
Нормативная база
Основными источниками‚ регулирующими порядок приема‑передачи документов‚ являются:
- Федеральный закон № 44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров‚ работ‚ услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (в части ведения контрактной документации);
- Федеральный закон № 223‑ФЗ «О закупках товаров‚ работ‚ услуг отдельными видами юридических лиц»;
- Приказы и распоряжения ведомств‚ например:
- Приказ Минрегионразвития Пермского края от № СЭД‑53‑07․01‑60 «Об утверждении состава постоянно действующей комиссии по приему‑передаче‚ списанию основных средств и материальных запасов»;
- Приказ Минкультуры РФ от № СЭД‑53‑05․01‑50 (утратил силу);
- Распоряжения прокуроров субъектов РФ о создании комиссий по приему и передаче дел и материальных ценностей (см․ КонсультантПлюс‚ раздел 2)․
- Внутренние нормативные акты организации: положения о делопроизводстве‚ инструкции по кадровому учету‚ локальные приказы о создании комиссий․
Важно помнить‚ что создание комиссии не является обязательным во всех случаях‚ но рекомендуется‚ когда речь идет о значительном объеме документов или о необходимости обеспечить их юридическую значимость․
Когда создаётся комиссия
Комиссия формируется в следующих ситуациях:
- Увольнение или перевод сотрудника‚ отвечающего за ведение кадровой‚ бухгалтерской или иной документации;
- Смена руководителя архива‚ отдела делопроизводства или другого подразделения‚ ответственного за хранение документов;
- Реорганизация (слияние‚ разделение‚ выделение) юридического лица;
- Передача дел в государственный архив или иное хранилище на постоянное хранение;
- Выявление недостатков в оформлении или хранении документов‚ требующих проверки и корректировки․
В каждом из этих случаев основанием для создания комиссии служит соответствующий приказ (распоряжение) руководителя организации․
Состав комиссии
Согласно типовой практике и рекомендациям нормативных актов‚ в комиссию включаются:
- Председатель – обычно руководитель подразделения‚ ответственный за документооборот‚ либо уполномоченное лицо высшего руководства;
- Члены – специалисты‚ непосредственно работающие с документами (кадровики‚ бухгалтеры‚ архивариусы‚ юристы)‚ но не заинтересованные в исходе передачи (то есть не являются непосредственными передающими или принимающими лицами);
- Секретарь – лицо‚ обеспечивающее ведение протоколов‚ оформление актов и подготовку проектов приказов․
Минимальное количество членов – три человека (председатель и два члена)‚ что соответствует требованиям‚ указанным в пункте 10․5․1 КонсультантПлюс․
Порядок формирования приказа о создании комиссии
Приказ о создании комиссии готовится на основании служебной записки (или докладной записки) инициатора (обычно руководителя подразделения или службы кадров)․ Типовой алгоритм:
- Подготовка служебной записки‚ в которой указываются:
- Основание для создания комиссии (приказ о переводе/увольнении‚ смена руководителя и т․д․);
- Цель создания комиссии (прием‑передача конкретного набора документов);
- Предлагаемый состав комиссии (ФИО‚ должности);
- Сроки работы комиссии (например‚ 5 рабочих дней)․
- Согласование записки с юридической службой и‚ при необходимости‚ с бухгалтерией․
- Подписание записки руководителем организации (виза «Согласовано»)․
- На основании согласованной записки готовится проект приказа о создании комиссии․
- Приказ подписывается руководителем организации и вводится в действие с указанной даты․
- Копия приказа направляется всем членам комиссии‚ а также в отдел кадров и архив для ознакомления․
Примерный текст приказа можно оформить следующим образом:
ПРИКАЗ № ___ от «__» __________ 2026 г․ О создании комиссии по приему‑передаче документов В соответствии с пунктом ___ Положения о делопроизводстве организации и в связи с переводом сотрудника отдела кадров Иванова И․И․ на другую должность‚ ПРИКАЗЫВАЮ: Создать комиссию по приему‑передаче кадровых документов в следующем составе: Председатель – начальник отдела кадров Петрова А․С․; Члены – ведущий специалист отдела кадров Сидорова М․В․‚ юрист отдела правового обеспечения Кузнецов Д․Н․; Секретарь – специалист по документообороту Лебедева Е․П․ Комиссии поручить: – проверить наличие‚ содержание и оформление передаваемых кадровых дел; – составить опись передаваемых документов; – оформить акт приема‑передачи документов; – представить результаты работы руководителю организации в течение пяти рабочих дней․ Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания․ Руководитель организации _____________ /Фамилия И․О․/
В данном примере персональные данные заменены обозначениями должностей; при оформлении следует указывать реальные ФИО‚ но в рамках данной статьи они не раскрываются․
Этапы работы комиссии
После издания приказа комиссия приступает к выполнению своих функций․ Типовой порядок работы включает следующие этапы:
- Подготовка материалов:
- Сбор всех документов‚ подлежащих передаче (дела‚ трудовые книжки‚ личные карточки‚ приказы и т․д․);
- Пересчет и составление описи каждого вида документов․
- Проверка документов:
- Оценка полноты комплекта;
- Выявление недостатков (отсутствующие листы‚ неправильное оформление‚ отсутствие requisites);
- Формирование замечаний и предложений по их устранению․
- Оформление актов:
- Составление акта приема‑передачи документов (форма по утвержденному шаблону);
- Подписание акта председателем и членами комиссии‚ а также представителем принимающей стороны․
- Хранение и передача:
- Передача документов получателю под расписку;
- Сдача копий актов и описей в архив организации․
- Отчетность:
- Подготовка итогового доклада руководителю организации о выполненных работах;
- Внесение изменений в учетные карточки и реестры при необходимости․
Каждый этап фиксируется в протоколе заседания комиссии‚ который хранится вместе с делом о создании комиссии․
Оформление результатов работы комиссии
Основным документом‚ подтверждающим факт приема‑передачи‚ является акт приема‑передачи документов․ В его структуре обычно включаются:
- Наименование организации и подразделения;
- Дата и место составления акта;
- Основание (приказ о создании комиссии‚ номер и дата);
- Состав комиссии (ФИО‚ должности);
- Перечень передаваемых документов с указанием их количества‚ наименования‚ индексов дел и т․д․;
- Результаты проверки (соответствие требованиям‚ выявленные недостатки и меры по их устранению);
- Подписи членов комиссии и представителя принимающей стороны;
- Примечания (если имеются)․
Акт оформляется в двух экземплярах: один остается у передающей стороны‚ второй – у принимающей․ Оба экземпляра подлежат хранению в течение срока‚ установленного внутренними нормативными актами (обычно не менее 5 лет)․
Пример служебной записки на создание комиссии
Ниже представлен типовой шаблон служебной записки‚ который можно адаптировать под конкретную ситуацию․
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА От: ______________________ (должность‚ ФИО) Кому: ______________________ (руководитель организации) № ___/___ Тема: О создании комиссии по приему‑передаче кадровых документов В связи с переводом сотрудника отдела кадров Иванова И․И․ на другую должность (приказ № ___ от «__» __________ 2026 г․) необходимо обеспечить корректную прием‑передачу кадровой документации; Прошу утвердить состав комиссии: Председатель – начальник отдела кадров Петрова А․С․; Члены – ведущий специалист отдела кадров Сидорова М․В․‚ юрист отдела правового обеспечения Кузнецов Д․Н․; Секретарь – специалист по документообороту Лебедева Е․П․ Срок работы комиссии – 5 рабочих дней с момента издания приказа․ Прошу рассмотреть и согласовать данную записку․ Инициатор _____________ /Подпись/
После получения визы «Согласовано» на данной записке готовится приказ о создании комиссии (см․ пункт 4)․
Создание комиссии по приему‑передаче документов – это эффективный инструмент обеспечения законности и прозрачности процесса передачи делопроизводственных материалов․ Соблюдение установленного порядка (подготовка служебной записки‚ издание приказа‚ формирование состава‚ проведение проверки‚ оформление актов) позволяет:
- Минимизировать риски утраты или повреждения документов;
- Обеспечить соблюдение требований законодательства и внутренних нормативов;
- Создать надежную доказательную базу в случае споров или проверок контролирующих органов;
- Поддерживать порядок в архиве и упрощать дальнейший поиск нужных информации․
Рекомендуется включать процедуру создания комиссии в типовые регламенты организации по кадровому учету и делопроизводству‚ а также periodically обновлять шаблоны служебных записок и приказов в соответствии с изменениями в законодательстве․
Следуя изложенным рекомендациям‚ любое предприятие или учреждение сможет организовать прием‑передачу документов на профессиональном уровне‚ обеспечив сохранность и юридическую значимость своего информационного наследия․