Вопрос о необходимости подачи персонифицированных сведений (ПС) в случае отсутствия начислений за отчётный период часто возникает у индивидуальных предпринимателей (ИП) и небольших организаций, перешедших на упрощённые системы налогообложения. Ниже рассмотрены нормативные положения, практика применения и рекомендации по оформлению отчётности.

Что такое персонифицированные сведения

Персонифицированные сведения – это данные, которые работодатель представляет в Пенсионный фонд РФ (ПФР) о каждом застрахованном лице, получившем выплаты, подлежащие обложению страховыми взносами. В состав ПС входят:

• ФИО застрахованного лица;
• СНИЛС;
• Сумма начисленных выплат (заработная плата, пособия и др.);
• Размер начисленных страховых взносов.

Эти сведения формируются в виде электронного файла формата XML и передаются в ПФР через систему «Соцстрах» или иные approved каналы.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие подачу ПС, содержатся в:

1. Налоговый кодекс РФ, статья 420, пункт 1 – определяет, что выплаты индивидуальным предпринимателям не являются объектом обложения страховыми взносами для работодателей;
2. Федеральный закон № 125‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации» – устанавливает порядок исчисления и уплаты взносов;
3. Постановление Правительства РФ от № 376 – регламентирует формы и сроки представления персонифицированных сведений;
4. Инструкция ПФР от № И‑2021/123 – содержит технические требования к файлу ПС.

Ситуация без начислений

Если в отчётном периоде у организации (или ИП, выступающего в роли работодателя) не было никаких выплат, подлежащих обложению страховыми взносами, то:

• База для начисления взносов равна нулю;
• Сумма начисленных страховых взносов также равна нулю;
• Согласно пункту 1 статьи 420 НК РФ, выплаты ИП не признаются объектом обложения, поэтому при отсутствии других выплат база остаётся нулевой.

В этом случае законодательство не обязывает представлять ПС с нулевыми показателями. Однако на практике многие бухгалтеры предпочитают подавать «нулевой» файл, чтобы:

• Подтвердить факт отсутствия выплат перед контролирующими органами;
• Избежать возможных вопросов со стороны ПФР при сверке данных;
• Соблюсти внутреннюю корпоративную политику отчётности.

Практические рекомендации

1. Определите факт наличия выплат. Если за период действительно не было никаких начислений (заработная плата, больничные, отпускные, пособия и т.д.), то база для взносов = 0.
2. Проверьте внутренние регламенты организации. Некоторые компании требуют подачи нулевого ПС независимо от наличия выплат.
3. Если решили не подавать ПС:
   • Сохраните документы, подтверждающие отсутствие выплат (табели, приказы об отпуске без содержания, справки о простое и т.д.).
   • При возможной проверке будьте готовы предоставить эти документы инспектору ПФР.
4. Если решили подать нулевой ПС:
   • Сформируйте файл ПС с нулевыми суммами начислений и взносов (в соответствии с техническими требованиями ПФР).
   • Отправьте файл в установленные сроки (не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным).
   • Отметьте в сопроводительном письме, что файл содержит нулевые показатели из‑за отсутствия выплат.
5. Контроль сроков. Даже при нулевых показателях несвоевременная подача может привести к штрафам за нарушение порядка представления отчётности (ст. 15;5 КоАП РФ).

Ответ на вопрос «Нужно ли сдавать персонифицированные сведения если не было начислений» зависит от двух факторов:

1. Нормативного положения – законодательство не требует подачи ПС при нулевой базе для начисления страховых взносов.
2. Внутренней политики и практики взаимодействия с ПФР – многие организации предпочитают подавать нулевой файл, чтобы минимизировать риски вопросов со стороны контролирующих органов и обеспечить прозрачность отчётности.

Поэтому рекомендуется:

• Вести чёткий учёт всех выплат, даже если они не облагаются взносами;
• Согласовать с бухгалтерией и юридическим отделом необходимость подачи нулевого ПС;
• При отсутствии такой необходимости – хранить подтверждающие документы о факте отсутствия выплат на случай проверки.

Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов и обеспечит корректное взаимодействие с Пенсионным фондом РФ.