Вопрос о необходимости подачи заявления на выдачу расчетных листков (также называемых расчетными листами по заработной плате) часто возникает у сотрудников и бухгалтеров. В данной статье мы разберём, что говорит трудовой кодекс РФ, в каких случаях заявление действительно требуется, а когда работодатель обязан выдать документ без дополнительного запроса. Также приведём образец заявления и дадим практические рекомендации.

Нормативная база

Основным источником регулирования вопроса является Трудовой кодекс Российской Федерации, а именно:

• Статья 136 ТК РФ – работодатель обязан извещать работника о составе и размере начисленной заработной платы, а также о сделанных удержаниях. Информация предоставляется в виде расчетного листка.
• Статья 62 ТК РФ – работник имеет право на получение копий документов, связанных с его трудовой деятельностью, по письменному заявлению.
• Статья 80 ТК РФ – при увольнении работник получает окончательный расчет без необходимости подавать отдельное заявление (за исключением случаев, когда требуется уточнение суммы).

Из этих положений следует, что расчетный листок является обязательным документом, который работодатель должен предоставить каждому сотруднику не реже одного раза в месяц (или при кажд начислении заработной платы). Однако форма и способ его выдачи могут различаться.

Когда заявление требуется?

Согласно практике и разъяснениям контролирующих органов, заявление о выдаче расчетного листка необходимо в следующих ситуациях:

1. Получение листка в электронном виде. Если сотрудник хочет получать расчетный листок по электронной почте или через личный кабинет, работодатель вправе запросить письменное согласие на такой способ доставки (см. пример из КонсультантПлюс: «Заявление работника о согласии получать расчетные листки на электронную почту»).
2. Запрос копий иных документов, связанных с работой (например, справки о заработке, выписки из трудовой книжки). Здесь действует статья 62 ТК РФ – требуется письменное заявление.
3. Изменение способа получения (с бумажного на электронный или наоборот). При переходе на новый порядок выдачи целесообразно оформить заявление, чтобы зафиксировать согласие обеих сторон.

В этих случаях отсутствие заявления может служить основанием для отказа в выдаче документа в запрошенном формате, но не освобождает работодателя от обязанности предоставить расчетный листок в бумажном виде (если иное не согласовано).

Когда заявление не требуется?

В большинстве обычных ситуаций сотрудник может получить расчетный листок без подачи отдельного заявления:

• Регулярная выдача в бумажном виде. Если организация традиционно выдает листки при получении заработной платы (например, в отделе кадров или бухгалтерии), сотрудник просто получает документ при выплате зарплаты.
• Получение листка в личном кабинете корпоративного портала, если доступ к нему предоставлен всем сотрудникам по умолчанию (например, через ERP‑систему). В этом случае согласие считается данном при приеме на работу или при подписании внутренних правил.
• Окончательный расчет при увольнении. По статье 80 ТК РФ работодатель обязан выдать окончательный расчет без дополнительного заявления сотрудника (за исключением случаев, когда требуется уточнение суммы или предоставление дополнительных справок).

Таким образом, общее правило: работодатель обязан извещать работника о начисленной заработной плате и сделанных удержаниях; форма и способ извещения могут быть установлены внутренними локальными актами, трудовым договором или согласием сторон.

Как оформить заявление на получение расчетного листка?

Если вы решили запросить расчетный листок в электронном виде или иной нестандартный способ, заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие реквизиты:

• Название документа («Заявление о получении расчетного листка в электронном виде»).
• Дата и место составления.
• ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение.
• Просьба указать желаемый способ получения (например, «на адрес электронной почты example@mail.ru»).
• Ссылка на согласие с обработкой персональных данных (если требуется внутренней политикой компании).
• Подпись сотрудника и расшифровка подписи.

<p><b>ЗАЯВЛЕНИЕ</b></p>
<p>Я, <b>Иванов Иван Иванович</b>, работающий в должности <b>инженера</b> в отделе <b>технического обслуживания</b>, прошу предоставить мне расчетные листки по заработной плате в электронном виде на адрес электронной почты: <b>ivanov@example.com</b>.</p>
<p>Согласен(а) на обработку моих персональных данных в соответствии с внутренней политикой компании.</p>
<p>Дата: <b></b></p>
<p>Подпись: ___________________ / <b>Иванов И.И.</b></p>

При необходимости заявление можно оформить на бланке организации или в виде электронного документа с ЭЦП.

Рекомендации для работодателя

• Утвердить внутренний локальный акт (например, «Порядок выдачи расчетных листков»), в котором четко прописано:
  • Способы выдачи (бумажный, электронный, через личный кабинет).
  • Требование о получении письменного согласия при выборе электронного способа.
  • Сроки хранения и предоставления копий документов.
• Обеспечить доступ сотрудников к шаблону заявления (например, разместить на корпоративном портале или в разделе «Кадровые документы»).
• При получении заявления оформлять его в личном деле сотрудника и фиксировать дату получения.
• Регулярно информировать персонал о изменениях в порядке выдачи расчетных листков (например, при переходе на новую систему начисления зарплаты).

Рекомендации для сотрудника

• Если вы хотите получать расчетный листок электронно, уточните у бухгалтерии или отдела кадров, требуется ли письменное согласие. В большинстве компаний достаточно заполнить форму на портале.
• Сохраняйте копию поданного заявления (например, скриншот отправленного письма или заверенную копию). Это поможет избежать недоразумений при спорных ситуациях.
• При получении бумажного листка проверяйте наличие всех обязательных реквизитов: ФИО, должность, период начисления, суммы начислений и удержаний, итоговая сумма к выплате.
• Если работодатель отказывает в выдаче листка без заявления, ссылайтесь на статью 136 ТК РФ и требуйте предоставления документа в установленном порядке.

Итак, ответ на вопрос «Нужно ли писать заявление на получение расчетных листков?» зависит от выбранного способа получения документа:

• Для стандартной бумажной выдачи или доступа через корпоративный портал заявление не требуется – работодатель обязан извещать сотрудника о заработной плате в соответствии со ст. 136 ТК РФ.
• Для получения листка в электронном виде (по e‑mail, через личный кабинет и т.п.) работодатель вправе запросить письменное согласие сотрудника, оформленное в виде заявления.
• При запросе иных документов, связанных с трудовой деятельностью (справки, выписки и т.д.) заявление необходимо по ст. 62 ТК РФ.

Соблюдение этих правил позволит избежать конфликтов, обеспечит прозрачность расчетов и защитит права обеих сторон трудового отношения.

Статья актуальна на 10 сентября 2026 года. При наличии специфических внутренних нормативных актов организации рекомендуется руководствоваться ими в первую очередь.