Дата актуализации: .

Основным источником регулирования вопросов учета расходов при применении упрощенной системы налогообложения является статья 346.16 Налогового кодекса РФ. В ней закреплен перечень расходов, которые могут уменьшать налоговую базу по объекту «доходы минус расходы».

Кроме того, порядок отражения этих расходов в книге учета доходов и расходов (КУДиР) регламентируется:

• Пунктом 2.5 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН;
• Разъяснениями Федеральной налоговой службы и комментариями к НК РФ (КонсультантПлюс, Гарант, актуальные редакции 2024‑2025 гг.).

Какие расходы можно учитывать при УСН?

Согласно п. 1 ст. 346.16 НК РФ, к расходам, уменьшающим доходы, относятся следующие группы:

1. Расходы на приобретение, сооружение и изготовление основных средств (включая здания, сооружения, оборудование, транспортные средства).
2. Расходы на приобретение прав на программы для ЭВМ, внесенные в реестр российских программ.
3. Расходы на оплату труда (зарплата, отпускные, больничные, выплаты по гражданско‑правовым договорам).
4. Взносы во внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФОМС) на суммы, удержанные из заработной платы.
5. Арендная плата за землю, помещения, транспорт и другое имущество.
6. Расходы на приобретение товаров (продукции) для перепродажи (включая транспортные и сопутствующие расходы).
7. Услуги сторонних организаций (коммунальные, связь, юридические, консалтинговые, рекламные и т.п.).
8. Налоги и сборы, не связанные с объектом налогообложения (например, земельный налог, транспортный налог).
9. Расходы на ремонт и текущее обслуживание основных средств (в пределах норм, установленных НК РФ).
10. Прочие расходы, прямо указанные в законе (например, расходы на обучение сотрудников, страхование имущества и ответственности).

Важно: любые затраты, не включенные в данный перечень, не могут быть учтены в налоговой базе при УСН, даже если они имеют деловую цель и подтверждены первичными документами.

Особенности учета отдельных видов расходов

Основные средства

Согласно ст. 346.16 НК РФ, расходы на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств принимаются к учету с момента ввода этих объектов в эксплуатацию. До ввода в эксплуатацию такие затраты отражаются как незавершенное строительство и не уменьшают налоговую базу.

Амортизация

При УСН объект «доходы минус расходы» не предусматривает начисления амортизации. Вместо этого полная стоимость основного средства учитывается расходом в момент его ввода в эксплуатацию (или поэтапно, если законом предусмотрено иное).

Расходы на оплату труда

Включают:

• оклад (тарифную ставку);
• премии, надбавки, компенсации;
• отпускные и больничные (включая выплаты по больничным листам);
• выплаты по гражданско‑правовым договорам (при условии, что они относятся к оплате труда).

Взносы во внебюджетные фонды учитываются отдельной строкой в КУДиР.

Арендные платежи

Арендная плата за землю, здания, помещения, транспорт и другое имущество учитывается в полной сумме после фактической оплаты (платёжный документ + акт оказания услуг). Предоплата не уменьшает налоговую базу до момента фактического оказания услуги.

Расходы на приобретение программ для ЭВМ

Только те программы, которые включены в реестр российских программ, могут быть учтены расходом при УСН. Стоимость таких программ принимаеться к вычету в момент их оплаты и ввода в эксплуатацию.

Прочие расходы

К прочим относятся, например, расходы на:

• обучение и повышение квалификации сотрудников;
• страхование имущества и гражданской ответственности;
• юридические и консультационные услуги;
• рекламу и маркетинг (в пределах, установленных законом).

Порядок отражения расходов в книге учета доходов и расходов (КУДиР)

В КУДиР предусмотрены следующие графы, relevant для расходов:

В графе 5 отражается сумма расхода по каждой операции, подтвержденной первичными документами (счёт‑фактура, акт, накладная, платежное поручение и т.д.).

Пример расчета налоговой базы при УСН

Исходные данные за квартал:

• Доходы от реализации товаров – 1 200 000 руб.;
• Расходы на покупку товаров – 700 000 руб.;
• Зарплата сотрудников (включая взносы) – 250 000 руб.;
• Аренда офиса – 120 000 руб.;
• Покупка оргтехники (введена в эксплуатацию) – 180 000 руб.;
• Оплата юридических услуг – 30 000 руб.;
• Прочие расходы (реклама, связь) – 20 000 руб.

700 000 + 250 000 + 120 000 + 180 000 + 30 000 + 20 000 = 1 300 000 руб.

Налоговая база = Доходы – Расходы = 1 200 000 – 1 300 000 = ‑100 000 руб. (убыток). Убыток переносится на последующие налоговые периоды в соответствии с НК РФ.

Частые ошибки при учете расходов на УСН

• Учет расходов, не включенных в перечень ст. 346.16 НК РФ (например, штрафы, пени, представительские расходы сверх норм).
• Отнесение к расходам стоимости основных средств до их ввода в эксплуатацию.
• Неправильное отражение авансов и предоплат (учет только после фактического оказания услуги или передачи товара).
• Отсутствие первичных документов, подтверждающих расход (счет, акт, накладная).
• Неучет взносов во внебюджетные фонды как отдельной строки расходов.

Рекомендации по оптимизации налогового учета при УСН

1. Вести реестр всех первичных документов, связанных с расходами, и своевременно их архивировать.
2. Ежемесячно сверять данные бухгалтерского учета с показателями КУДиР;
3. Использовать специализированное ПО для автоматизации формирования книги учета доходов и расходов.
4. Проводить внутренний аудит перед сдачей налоговой декларации, проверяя соответствие каждого расхода пунктам ст. 346.16 НК РФ.
5. Приобретать основные средства и программы для ЭВМ только после подтверждения их ввода в эксплуатацию (акт ввода, накладная).
6. Консультироваться с налоговым специалистом при возникновении сомнительных вопросов (например, учет расходов на обучение, маркетинг).

Правильное определение и учет расходов при упрощенной системе налогообложения напрямую влияет на размер налога и финансовую стабильность организации. Основное правило – учитывать только те затраты, которые прямо перечислены в статье 346.16 НК РФ и подтверждены надлежащими первичными документами. Соблюдение порядка отражения в книге учета доходов и расходов, своевременная фиксация операций и регулярный внутренний контроль помогут избежать претензий со стороны налоговых органов и оптимизировать налоговую нагрузку.

Следует помнить, что законодательство может изменяться, поэтому рекомендуется регулярно отслеживать обновления НК РФ и разъяснения контролирующих органов.