Номенклатура дел — это основной системный документ, определяющий состав, сроки хранения и порядок обращения с документами, образующимися в деятельности администрации муниципального района. Утверждение данного документа является обязательным требованием законодательства в области архивного дела и делопроизводства.

Правовая основа утверждения

Деятельность по формированию и утверждению номенклатуры дел регулируется следующими нормативными правовыми актами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 16) — устанавливает обязанность органов местного самоуправления формировать номенклатуры дел и утверждать их в установленном порядке.
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — регулирует вопросы защиты информации при формировании дел.
• Постановление Правительства РФ от № 640 «Об утверждении Положения о порядке формирования номенклатуры дел…», основной регламентный документ, определяющий методику составления, структуру и порядок согласования/утверждения.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Типовой номенклатуры дел управления;..» — методический документ-образец, на базе которого разрабатывается индивидуальная номенклатура конкретной администрации.
• Устав муниципального района и административный регламент администрации.

Цели и задачи номенклатуры дел

Утверждение номенклатуры дел решает следующие ключевые задачи:

1. Организация делопроизводства: обеспечение единообразия в регистрации, учетном хранении и комплектовании дел.
2. Определение сроков хранения: присвоение каждому делу срока хранения (временное — до 10 лет, длительное — более 10 лет, постоянное) в соответствии с типовыми номенклатурами и актами законодательства.
3. Формирование архива: создание условий для своевременной передачи дел в архив администрации или государственный архив соответствующего уровня.
4. Обеспечение доступа к информации: структурирование документооборота для быстрого поиска и предоставления документов по запросам граждан, организаций и контролирующих органов.
5. Правовая защита документов: фиксация состава документов, подлежащих обязательному хранению, для предотвращения незаконного уничтожения.

Структура номенклатуры дел администрации

Номенклатура дел формируется по структурному принципу: дела группируются по структурным подразделениям (отделам, управлениям, секторам) администрации. Типовая структура раздела номенклатуры для одного подразделения включает:

Основные разделы номенклатуры (примерный перечень):

• Управленческая документация: распоряжения главы администрации, приказы, поручения, протоколы совещаний, отчеты о деятельности.
• Нормативно-правовая деятельность: проекты постановлений, решений, нормативных актов, материалы публичных слушаний.
• Кадровое делопроизводство: личные дела служащих, служебные записки о приеме/увольнении, приказы по кадрам, табели учета рабочего времени.
• Финансово-хозяйственная деятельность: бюджетные обязательства, сметы, отчеты, акты приема-передачи имущества, договора.
• Работа с обращениями граждан: журналы регистрации, входящие/исходящие документы, копии ответов, материалы личного приема.
• Охрана труда и безопасность: журналы инструктажей, карты учета СИЗ, акты проверки рабочих мест.
• Секретное делопроизводство (при наличии): учет документов гостайны, служебной тайны.
• Электронные документы и информационные системы: реестры электронных документов, ключей ЭП, журналы доступа к ИС.

Порядок разработки, согласования и утверждения

Процесс утверждения номенклатуры дел включает несколько последовательных этапов:

Этап 1: Рабочая группа и сбор исходных данных

Приказом главы администрации создается рабочая группа (обычно возглавляется заместителем главы администрации или руководителем органа управления делами/архивом). Группа собирает информацию о видах деятельности каждого структурного подразделения, анализирует действующую номенклатуру (если есть) и Типовую номенклатуру Росархива.

Этап 2: Проектная разработка

Специалисты архива/делопроизводства совместно с ответственными секретарями подразделений составляют проекты разделов номенклатуры. Ключевой момент — правильное присвоение сроков хранения. Сроки устанавливаются строго в соответствии с Типовой номенклатурой управленческой документации (Приказ Росархива № 236) и отраслевыми типовыми номенклатурами. Самостоятельное завышение или занижение сроков недопустимо.

Этап 3: Внутреннее согласование

Проект номенклатуры направляется на согласование руководителям структурных подразделений, юридическому отделу (на соответствие законодательству), к главному архивариусу администрации (если штатная единица предусмотрена) или ответственному за архивное дело.

Этап 4: Утверждение

Номенклатура дел утверждается приказом (распоряжением) главы администрации муниципального района. В приказе указываются:

• Дата вступления в силу (обычно с 1 января следующего года или со дня подписания).
• Обязательность применения всеми структурными подразделениями.
• Назначение ответственных за исполнение (руководитель органа управления делами, главные специалисты-эксперты).
• Порядок внесения изменений и дополнений.

Этап 5: Регистрация и учет

Утвержденная номенклатура регистрируется в журнале учета номенклатур дел, сохраняется в органе управления делами (архиве) администрации в бумажном и/или электронном виде. Копии разделов направляются в структурные подразделения для использования в работе.

Внесение изменений и дополнений

Номенклатура дел, динамический документ. Изменения вносятся в случаях:

• Реорганизации администрации (создание, ликвидация, переименование подразделений).
• Появления новых видов деятельности (новые полномочия, федеральные проекты).
• Изменения законодательства, затрагивающих сроки хранения определенных категорий документов.
• Перехода на электронное делопроизводство (появление дел, формируемых только в ЭДО).

Изменения оформляются отдельным приказом главы администрации «О внесении изменений в номенклатуру дел…». Полная переиздача номенклатуры производится обычно раз в 3–5 лет или при кардинальной реорганизации.

Типичные ошибки при составлении и утверждении

1. Копирование Типовой номенклатуры без адаптации: включение дел, которые не образуются в данном конкретном органе, или пропуск уникальных дел администрации.
2. Неправильное наименование дел: слишком общие («Документы», «Письма») или слишком длинные, не соответствующие сути дела.
3. Нарушение сроков хранения: присвоение срока «10 лет» вместо «Постоянного» для дел, подтверждающих права граждан (например, по земельным наделам, льготам), или наоборот — завышение сроков для оперативной документации.
4. Отсутствие разделов по электронным документам: игнорирование требований Приказа Росархива № 236 о обязательном отражении электронных дел и систем.
5. Утверждение без приказа: использование проекта номенклатуры без подписания приказа главы администрации, что лишает документ юридической силы.

Ответственность за нарушение порядка утверждения и применения

Несоблюдение требований законодательства об архивном деле и делопроизводстве (в т.ч. отсутствие утвержденной номенклатуры дел, ведение делопроизводства без номенклатуры, незаконное уничтожение документов) влечет за собой:

• Административную ответственность по ст. 13.19 КоАП РФ (нарушение законодательства в области архивного дела) — штрафы на должностных лиц до 5 000 руб., на юрлиц/ОМСУ — до 200 000 руб.
• Дисциплинарную ответственность руководителей и специалистов (замечание, выговор, увольнение).
• Невозможность защитить права муниципалитета в суде из-за отсутствия надлежащих доказательств (документов).
• Проблемы при прохождении проверок Росархива, прокуратуры, Счетной палаты.

Особенности текущего этапа: электронное делопроизводство

В связи с переходом на электронное делопроизводство (в соответствии с Приказом Минцифры России от № 374 и Приказом Росархива № 236), современная номенклатура дел должна отражать:

• Наименования информационных систем (ЭДО, АИС «Управление», порталы Госуслуг и др.), в которых формируются дела.
• Порядок формирования единых электронных дел (объединение бумажных и электронных документов в одно дело).
• Требования к обеспечению юридической значимости электронных документов (ЭП, штампы времени, метаданные).
• Сроки хранения электронных оригиналов и копий.

Утверждение номенклатуры дел администрации муниципального района, это не формальная бюрократическая процедура, а фундамент правового режима документооборота. Качественно разработанная и своевременно утвержденная номенклатура обеспечивает законность управленческой деятельности, сохранность документального фонда, прозрачность работы органов местного самоуправления и защиту прав граждан. Руководители администраций и специалисты архивов/органов управления делами должны уделять этому процессу системное внимание, опираясь на актуальную нормативную базу и типовые рекомендации Росархива.