Ситуация‚ когда налоговый агент (работодатель) не удержал личный доходный налог (НДФЛ) с дохода физического лица в срок‚ установленный законодательством‚ — довольно распространенная в бухгалтерской практике. Причины могут быть разными: технический сбой в программе (например‚ в 1С:ЗУП)‚ выплата натурального дохода‚ отсутствие денежных средств у сотрудника на момент расчета или простая ошибка расчета. В данной статье подробно разберем‚ как действовать в таких случаях в соответствии с действующим законодательством на год.
Правовая база: когда и как удерживать НДФЛ
Согласно пункту 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ (НК РФ)‚ налоговый агент обязан удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.
Ключевой момент: обязанность удержать налог возникает в момент фактической выплаты дохода (перечисления на карту‚ выдачи через кассу)‚ а не в момент начисления зарплаты по ведомости. Если в день выплаты у работника достаточно средств, налог удерживается полностью. Если средств недостаточно или выплата не производилась — налоговый агент должен удержать НДФЛ с ближайшей последующей выплаты.
Важно: Срок удержания не может быть бесконечным. Общая правило: неудержанный налог нужно удержать со следующих выплат в текущем налоговом периоде (году). Если до конца года выплат не было или они были недостаточными — действует процедура уведомления (см. раздел 4).
Алгоритм действий: не удержали НДФЛ — что делать?
Шаг 1. Выявление причины и суммы задолженности
- Сравните начисленный НДФЛ (по данным расчетов) с фактически удержанным (по банковским выпискам/кассовым ордерам).
- Определите период‚ за который не удержан налог (аванс‚ зарплата‚ премия‚ натуральный доход‚ компенсация при увольнении).
Шаг 2. Удержание с ближайшей денежной выплаты
Следующей выплатой может быть: аванс‚ зарплата за следующий период‚ премия‚ материальная помощь‚ выплаты при увольнении (компенсация за неиспользованный отпуск‚ выходное пособие).
- Правило: Удерживаем НДФЛ в день фактической выплаты этих средств.
- Срок перечисления в бюджет: Не позднее следующего рабочего дня после удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Шаг 3. Корректировка учета и отчетности
- В программе учета (1С:ЗУП 3.1‚ 1С:Бухгалтерия 3.0 и др.) необходимо отразить удержание задолженности по НДФЛ. Часто используется документ «Операция НДФЛ» или ручная корректировка в ведомости на выплату (добавление сотрудника с нулевой суммой к выплате‚ но с фиксацией удержанного налога);
- Сформируйте/скорректируйте Уведомление о расчете сумм налога за соответствующий период (если дедлайн по подаче не прошел) или сдайте корректирующее уведомление.
- В 6-НДФЛ за год отразите удержанную сумму в том квартале‚ когда произошло фактическое удержание (признак «3» — удержан из доходов предыдущих налоговых периодов).
Типовые сложные ситуации
Натуральный доход (подарки‚ сертификаты‚ оплата обучения за счет работодателя и т.д.)
С натурального дохода НДФЛ удержать невозможно физически. Налоговый агент обязан удержать налог в день ближайшей денежной выплаты данному работнику (п; 4 ст. 226 НК РФ‚ письма Минфина‚ ФНС).
Ошибка в 1С:ЗУП 3.1: Известна проблема (версии около 3.1.27)‚ когда НДФЛ с натурального дохода‚ зарегистрированного в прошлом месяце‚ не тянется в аванс текущего месяца. Требуется ручная корректировка или установка обновлений платформы/конфигурации.
Увольнение сотрудника (неуплаченный НДФЛ)
Если сотрудник уволен‚ а НДФЛ не удержан полностью (например‚ зарплата была ниже налога или выплачивалась только в натуре):
- Удерживаем максимально возможную сумму с последней выплаты (расчет при увольнении).
- Если налог не удержан полностью или частично, обязательно направить уведомление в налоговую инспекцию и самому сотруднику о невозможности удержания налога (п. 4 ст. 226 НК РФ). Срок: до 31 января следующего года.
- Сотрудник сам должен заплатить налог по уведомлению от ФНС (к 31 июля года‚ следующего за истекшим налоговым периодом).
Компенсация за задержку зарплаты (ст. 236 ТК РФ)
Минфин и ФНС разъясняли: НДФЛ с компенсации за задержку выплаты зарплаты удерживается по общим правилам. Если при выплате компенсации не удержали налог — удерживаем со следующей выплаты. Организация обязана удержать НДФЛ при выплате текущих доходов в денежной форме и перечислить в бюджет.
Процедура уведомления о невозможности удержания НДФЛ
Если к концу налогового периода (года) или к 31 января следующего года (для доходов‚ выплаченных в декабре) налоговый агент не смог удержать НДФЛ (нет денежных выплат‚ сумма выплат меньше налога)‚ он обязан уведомить:
- Налоговый орган по месту учета налогового агента.
- Налогоплательщика (работника);
Форма уведомления: Утверждена Приказом ФНС России (обычно используется формат‚ установленный для целей ст. 226 НК РФ‚ в электронном виде через ЭДО/Личный кабинет налогоплательщика или на бумаге).
Содержание: ФИО‚ ИНН работника‚ сумма дохода‚ с которого не удержан налог‚ сумма неуплаченного налога‚ основание (нет выплат).
Срок: Не позднее 31 января года‚ следующего за истекшим налоговым периодом (для большинства случаев, 31 января 2027 г. за 2026 год).
Ответственность налогового агента
Неудержание НДФЛ в срок влечет за собой ответственность для организации (налогового агента)‚ а не для работника:
- Штраф по ст. 123 НК РФ: 20% от неуплаченной суммы налога (для организаций).
- Пени (ст. 75 НК РФ): Начисляются за каждый день просрочки перечисления налога в бюджет с момента‚ когда налог должен был быть перечислен (следующий день после удержания/выплаты)‚ до дня фактического перечисления включительно.
- Исключение: Если налоговый агент докажет‚ что не удержал налог по вине налогоплательщика (например‚ работник не предоставил документы для применения вычета‚ хотя агент требовал)‚ штраф может не наложить. Но налог все равно подлежит уплате агентом за свой счет с последующим регрессом к работнику.
Особенности работы в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия (актуально на 2026 год)
- Автоматика: Программы настроены на удержание НДФЛ при проведении документа «Выплата зарплаты» (фактическое списание с расчетного счета/кассы). Если ведомость на выплату сформирована‚ но деньги не переведены — НДФЛ не удерживается (соответствует п. 4 ст. 226 НК РФ).
- Ручная фиксация: Если программа не подтянула долг по НДФЛ в следующую ведомость (баг или специфика натурального дохода)‚ используйте документ «Операция НДФЛ» (вид операции «Удержание НДФЛ с доходов предыдущих периодов») или откорректируйте ведомость на выплату вручную.
- Уведомления: В 1С есть функционал формирования Уведомления о невозможности удержания НДФЛ (раздел «Налоги и отчеты» -> «Уведомления НДФЛ»).
Резюме: чек-лист для бухгалтера
- Обнаружили факт неудержания НДФЛ? Зафиксируйте сумму и период.
- Есть ли у сотрудника предстоящие денежные выплаты в текущем году? -> Удержите НДФЛ с ближайшей выплаты‚ перечислите налог на след. рабочий день.
- Сотрудник уволен или выплат больше нет до конца года? -> Подготовьте и отправьте Уведомление в ФНС и работнику до 31 января след. года.
- Скорректируйте Уведомление о расчете сумм налога (если срок не прошел) или сдайте корректирующее.
- Отразите удержание в 6-НДФЛ за квартал фактического удержания (признак 3).
- Проанализируйте причину (ошибка 1С‚ отсутствие денег‚ натуральный доход) — устраните системную ошибку на будущее.
Главное правило: НДФЛ удерживается при фактической выплате денег. Если этого не удалось сделать вовремя — удерживаете с самой первой возможной следующей выплаты в текущем году. Если возможностей не было — уведомляете налоговую и работника к 31 января. Соблюдение этого алгоритма минимизирует риски начисления штрафов (20% по ст. 123 НК РФ) и пеней для организации-налогового агента.
Статья подготовлена на основании НК РФ‚ ТК РФ‚ разъяснений Минфина и ФНС России‚ а также судебной практики‚ актуальной на октябрь 2026 года.