Момент расчета с уволенным сотрудником, один из самых ответственных для бухгалтера и кадровика. Ошибки в сроках удержания и перечисления НДФЛ чреваты штрафами по ст. 123 НК РФ и претензиями со стороны налогового органа. В статье подробно разберем, как правильно рассчитать, удержать и перечислить налог на доходы физических лиц при выплате окончательного расчета в 2026 году, опираясь на актуальное законодательство и разъяснения экспертов.
Общие правила: момент возникновения обязанности налогового агента
Согласно п. 6 ст. 226 НК РФ, налоговый агент (работодатель) обязан удержать НДФЛ из доходов физического лица в момент их фактической выплаты. При увольнении «моментом выплаты» считается день выдачи денежных средств сотруднику (на руки через кассу или зачисление на банковскую карту/счет).
Важно: Дата начисления зарплаты, компенсаций и выплат за неиспользованный отпуск (приказ об увольнении, расчетная ведомость) не является моментом удержания налога. Налог удерживается именно при передаче денег человеку.
Сроки перечисления НДФЛ в бюджет: жесткая привязка к дню выплаты
Согласно п. 7 ст. 226 НК РФ, удержанная сумма налога должна быть перечислена в бюджет не позднее следующего дня после дня выплаты дохода работнику.
Правило «следующего рабочего дня»
Если последний день срока перечисления (то есть день, следующий за днем выплаты) выпадает на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день (введенный в соответствии с ТК РФ), НДФЛ нужно перечислить не позднее ближайшего следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Примеры расчета сроков на 2026 год
| Дата выплаты расчета (день увольнения) | Дедлайн по перечислению НДФЛ | Примечание |
|---|---|---|
| Рабочий день (например, среда) | Четверг (следующий календарный день) | Стандартная ситуация |
| Пятница | Понедельник (если суббота/воскресенье, нерабочие) | Применяется правило п. 7 ст. 6.1 НК РФ |
| День перед праздником / нерабочим днем | Первый рабочий день после праздников | Срок сдвигается |
Экспертное мнение (РНК, КонсультантПлюс): В 2026 году сохраняется подход: «день выплаты = день удержания = триггер для перечисления на следующий день». Нельзя ждать «конца месяца» или даты очередного платежа по календарю выплат зарплаты. Каждая выплата при увольнении — отдельное налоговое событие.
Особенности расчета налоговой базы в день увольнения
В окончательный расчет обычно входят:
- Зарплата за отработанное время (включая неполный месяц);
- Компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск;
- Выходное пособие (при сокращении штата/ликвидации);
- Дополнительные выплаты по трудовому договору/коллективному договору (премии, материальная помощь в пределах 4000 руб. в год и т.д.).
Все перечисленные виды доходов облагаются НДФЛ по общему правилу (ставка 13% для резидентов, 30% для нерезидентов) и подлежат удержанию в день выдачи расчета.
Страховые взносы
Напоминаем, что на эти же суммы (за исключением выходного пособия в пределах 3-кратного оклада и компенсации неиспользованного отпуска, они взносооблагаемы полностью) начисляются страховые взносы. Срок их перечисления — не позднее 15-го числа следующего месяца за месяцем начисления (п. 3 ст. 17 ФЗ-212), что отличается от ежедневного срока по НДФЛ.
Ситуация «Удержать не удалось»: неудержанный НДФЛ
Иногда работодатель не может удержать налог (например, сотрудник получил расчет на руки через кассу, но кассир ошибся, или сумма выплаты меньше удержанного налога — что маловероятно при расчете, но теоретично при корректировках).
В этом случае работодатель обязан:
- Сообщить в налоговый орган о невозможности удержания налога — не позднее 25 февраля следующего года (в составе расчета по форме 6-НДФЛ за прошлый год, сдаваемого до 25 февраля).
- Направить уведомление о неудержанном налоге (в свободной форме или по рекомендованному формату) в ИФНС по месту учета организации.
После этого налоговая инспекция выставит требование к самому налогоплательщику (бывшему сотруднику) об уплате долга.
Отражение в отчетности: Форма 6-НДФЛ
Порядок заполнения расчета 6-НДФЛ при увольнении имеет нюансы:
- Строка 100 (доходы): Отражаются все выплаченные суммы (зарплата, компенсация отпуска, выходное пособие) в том квартале, когда произошла фактическая выплата.
- Строка 110 (удержанный налог): Сумма НДФЛ, удержанная при этой выплате.
- Строка 120 (перечисленный налог): Сумма, реально перечисленная в бюджет в срок (на следующий день).
- Строка 130/140 (неудержанный/неперечисленный): Заполняются, если были нарушения сроков или невозможность удержания.
Важный нюанс по датам (на основании разъяснений КонсультантПлюс): В 6-НДФЛ показывают только выплаченные доходы. Если зарплата за декабрь 2025 г. выплачена в январе 2026 г. — она попадет в отчетность 2026 года. Депонированная зарплата, не полученная сотрудником к концу года, в отчете за этот год не показывается.
Частые ошибки и риски
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Перечисление НДФЛ «вместе со следующей зарплатой» или в конце месяца | Штраф 20% от неуплаченной суммы (ст. 123 НК РФ) + пени за каждый день просрочки | Настроить в 1С/бухсофте автоматическое создание платежного поручения на следующий день после даты выплаты расчета |
| Удержание НДФЛ за день до выплаты (при подготовке ПКО/расчетки заранее) | Нарушение п. 6 ст. 226 НК РФ (удержание до момента выплаты) | Удерживать налог только в день выдачи денег/проведения платежа банком |
| Несвоевременная сдача 6-НДФЛ с данными об уволенном | Штраф 1000 руб. за каждую просроченную декларацию (ст. 126 НК РФ) | Сдавать отчетность строго по срокам (квартально до последнего дня месяца, следующий за отчетным кварталом; ежегодно до 25 февраля) |
| Игнорирование правила «следующего рабочего дня» при праздниках | Пени за просрочку перечисления | Использовать производственный календарь 2026 года для контроля дедлайнов |
Алгоритм действий бухгалтера в день увольнения (Чек-лист)
- Подготовить расчетную ведомость (формы Т-61, Т-53 или единую ведомость) с начислением зарплаты, компенсации отпуска, выходного пособия.
- Рассчитать НДФЛ от полной суммы к выплате (с учетом стандартных вычетов, если они предоставлялись в текущем году и не исчерпаны лимитом).
- Выдать/перевести деньги сотруднику в последний рабочий день (день увольнения). Оформить ПКО или платежное поручение в банк.
- Удержать НДФЛ из выданной суммы в этот же день.
- Сформировать платежное поручение на уплату НДФЛ с указанием КБК, ОКТМО, основания платежа (ТП), налогового периода (код квартала/года) и даты уплаты (следующий рабочий день).
- Перечислить налог в бюджет не позднее следующего рабочего дня.
- Отразить данные в учете и подготовить сведения для 6-НДФЛ за соответствующий квартал.
- Выдать справку 2-НДФЛ уволенному сотруднику (в день увольнения или направить по почте/ЭДО в течение 3 дней по требованию).
Ключевой принцип уплаты НДФЛ при выплате расчета в 2026 году остается неизменным: удержали в день выплаты — перечислили на следующий рабочий день. Нельзя объединять этот платеж с ежемесячными перечислениями по зарплате основного штата. Автоматизация процесса (создание шаблонов платежек, контроль календаря) — лучшая защита от штрафов и пени.
При сложных ситуациях (увольнение в праздничные периоды, выплата большими суммами, ошибки прошлых периодов) рекомендуется обратиться к актуальным консультациям экспертов (например, в системах «КонсультантПлюс», «Гарант» или журналам вроде «Российский налоговый курьер») для учета последних судебной практики и разъяснений ФНС.
При подготовке статьи использовались материалы из открытых источников: КонсультантПлюс (подборка «Срок уплаты НДФЛ при увольнении в последний день месяца»), журнал «Российский налоговый курьер» (статья «Когда платить НДФЛ при увольнении: изменения, сроки» от ). Контактная информация источников скрыта в соответствии с политикой конфиденциальности.