Аренда недвижимости у физических лиц — распространенная практика для бизнеса. Однако с налоговой точки зрения такие отношения накладывают на арендатора (организацию или ИП) обязанности налогового агента. В 2026 году в силу вступили значительные изменения: внедрена прогрессивная шкала НДФЛ‚ обновились правила отчетности и сроки перечислений. В этой статье подробно разберем‚ как правильно удерживать и перечислять налог‚ заполнять отчетность и избежать ошибок.

Кто является налоговым агентом и какова его роль?

Согласно ст. 226 НК РФ‚ когда арендатором выступает организация или индивидуальный предприниматель‚ а арендодателем — физическое лицо‚ обязанность по расчету‚ удержанию и перечислению НДФЛ ложится на арендатора. Физическое лицо (арендодатель) самостоятельно не рассчитывает и не уплачивает налог с этих доходов — это делает за него налоговый агент.

Важно: Место уплаты налога в бюджет определяется по месту учета налогового агента (организации-арендатора)‚ независимо от места жительства арендодателя или расположения сдаваемого имущества.

Ставки НДФЛ в 2026 году: прогрессивная шкала

С 2026 года доходы физических лиц-резидентов РФ облагаются по прогрессивной шкале в зависимости от совокупного годового дохода налогоплательщика (ст. 214.7 НК РФ). Ставки составляют от 13% до 22%.

Таблица ставок для резидентов (2026 год):

• До 2 400 000 руб. — 13%;
• От 2 400 000 до 5 000 000 руб. — 15%;
• От 5 000 000 до 20 000 000 руб. — 18%;
• От 20 000 000 до 50 000 000 руб. — 20%;
• Свыше 50 000 000 руб. — 22%.

Как применяет ставки налоговый агент: Арендатор удерживает налог по ставке 13% на протяжении года до момента‚ когда совокупный доход конкретного физлица (по всем источникам у данного агента) превысит порог в 2‚4 млн руб. После превышения порога удержание производится по повышенной ставке (15%‚ 18% и т.д.) с части суммы‚ превышающей лимит.

Нерезиденты РФ

Для физических лиц — налоговых нерезидентов РФ установлена фиксированная ставка 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ). Прогрессивная шкала к ним не применяется.

Сроки удержания и перечисления НДФЛ в бюджет

Сроки перечисления строго регламентированы п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ. Платеж производится в составе ЕНП (единого налогового платежа) по месту учета налогового агента.

Для резидентов РФ:

• До 28 числа текущего месяца, если НДФЛ удерживался с выплат‚ произведенных в период с 1-го по 22-е число текущего месяца;
• До 28 числа следующего месяца — если выплата производилась в период с 23-го по последнее число текущего месяца.

Для нерезидентов РФ:

• Налог перечисляется не позднее дня‚ следующего за днем перечисления (выдачи) арендной платы арендодателю.

Пример: Арендная плата за сентябрь 2026 г. переведена арендодателю-резиденту 15 сентября. НДФЛ нужно перечислить до 28 сентября 2026 г. Если перевели 25 сентября — срок перечисления налога — 28 октября 2026 г.

Особенности аренды у самозанятых (НПД)

Если арендодатель применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (самозанятый)‚ правила меняются:

• Аренда жилья (жилого фонда): НДФЛ удерживать не нужно. Самозанятый сам платит НПД (4% или 6%) со своей выручки.
• Аренда нежилого помещения (коммерческой недвижимости): НДФЛ удерживать обязательно по общим правилам (прогрессивная шкала для резидентов‚ 30% для нерезидентов). Самозанятость на коммерческую аренду не распространяется (кроме парковочных мест).

Страховые взносы: начислять или нет?

С выплат по договору аренды помещения у физического лица страховые взносы не начисляются (Письма Минфина от № 03-04-06/8-272 и др.). Доход от аренды не относится к вознаграждению по трудовому или гражданско-правовому договору о выполнении работ/оказании услуг‚ подлежащим взносам. Это существенное отличие от договоров ГПХ с физлицами за выполнение работ.

Отчетность: Форма 6-НДФЛ и коды доходов

Сведения о доходах и удержанном налоге отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ. Критически важно использовать верные коды вида дохода в зависимости от типа сдаваемого имущества:

• Код 1401 — доходы от аренды жилого помещения (квартиры‚ комнаты‚ жилого дома);
• Код 1402 — доходы от аренды нежилого помещения (офисов‚ складов‚ гаражей‚ земельных участков‚ нежилых зданий).

Ошибка в коде приведет к расхождениям в данных ФНС и возможным требованиям на уточнение.

Отражение в учетных системах (на примере 1С:ЗУП 8.3)

Для корректного формирования 6-НДФЛ и расчета налога в программе 1С:ЗУП 8.3 доход по договору аренды с сотрудником (или сторонним физлицом) регистрируется через документ «Начисление прочих доходов».

1. Раздел: Зарплата → Начисления прочих доходов (или Выплаты → Прочие доходы).
2. Нажать кнопку Создать.
3. Заполнить вкладку «Основное»: сотрудник/физлицо‚ вид дохода (выбрать соответствующий аренде, код 1401 или 1402)‚ сумму‚ дату.
4. На вкладке «Налоги» программа автоматически рассчитает НДФЛ с учетом прогрессивной шкалы (при накоплении дохода свыше 2‚4 млн руб. ставка поднимется).
5. Провести документ.

Залоговые платежи и авансы

Если по договору предусмотрен залог (обеспечительный платеж)‚ который при окончании аренды зачитывается в счет последней оплаты‚ НДФЛ удерживается и перечисляется в момент фактического зачета залога в счет арендной платы (при возникновении дохода у арендодателя). Просто получение залога на обеспечение доходом арендодателя не является.

Декларация 3-НДФЛ для арендодателя

Несмотря на то‚ что налоговым агентом выступает арендатор‚ физическое лицо-арендодатель обязано подать декларацию 3-НДФЛ до 30 апреля года‚ следующего за отчетным (например‚ до за 2026 год). В декларации указываются доходы‚ полученные от аренды‚ и сумма удержанного арендатором налога. Это необходимо для сверки налоговой и возможного получения социальных вычетов (например‚ на лечение или обучение) за счет удержанного НДФЛ.

Чек-лист для арендатора (налогового агента)

1. Определить статус арендодателя: резидент / нерезидент‚ самозанятый / обычный физлицо.
2. Классифицировать объект: жилое (код 1401) или нежилое (код 1402).
3. При каждой выплате рассчитывать НДФЛ по актуальной ставке (с учетом накопленного лимита 2‚4 млн руб. для резидентов).
4. Удерживать налог из суммы к выплате (арендодатель получает сумму «на руки» за вычетом НДФЛ).
5. Перечислять НДФЛ в бюджет (ЕНП) в установленные сроки (28-е число / следующий день для нерезидентов).
6. Не начислять страховые взносы.
7. Квартально сдавать расчет по форме 6-НДФЛ с верными кодами доходов.
8. Выдавать арендодателю справку 2-НДФЛ (или информацию о доходах в электронном виде) до последнего дня февраля следующего года.

Аренда помещений у физических лиц в 2026 году требует от бизнеса внимательного отношения к новым прогрессивным ставкам НДФЛ и срокам перечислений. Главные риски, ошибка в определении ставки (неучет превышения 2‚4 млн руб.)‚ пропуск сроков для нерезидентов (следующий день после выплаты) и неверные коды в 6-НДФЛ. Грамотная настройка учетной политики и программного обеспечения (1С) позволит автоматизировать процесс и избежать штрафов по ст. 123 НК РФ (за несвоевременное перечисление) и ст. 126 НК РФ (за неполное перечисление).

Статья подготовлена на основании действующего на г. Налогового кодекса РФ‚ писем Минфина и ФНС. Данная информация носит справочный характер. Для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или налоговому консультанту.