НДФЛ (налог на доходы физических лиц) — это федеральный налог, который удерживается с доходов работников и перечисляется в бюджет работодателем, выступающим в роли налогового агента. С 2025 года в России действует прогрессивная шкала ставок, что кардинально изменило подход к расчету и уплате налога за сотрудников.

Кто платит НДФЛ: работник или работодатель?

Юридически налогоплательщиком является работник (физическое лицо), получающий доход. Однако обязанность рассчитать, удержать и перечислить налог лежит на работодателе (налоговом агенте).

• Сотрудник не должен самостоятельно идти в налоговую инспекцию и платить налог с каждой зарплаты.
• Организация или ИП при выплате зарплаты удерживает НДФЛ из средств работника и перечисляет его за свой счет в бюджет.
• Если работодатель не удержал налог (например, выплатил зарплату «в конверте» или деньгами не прошел через кассу), он несет ответственность за неуплату.

Прогрессивная шкала НДФЛ с 2025 года

Главное изменение 2025 года — переход от фиксированной ставки 13% к пятиступенчатой прогрессивной шкале. Ставка зависит от суммы совокупного годового дохода сотрудника за налоговый период (календарный год).

Важно: Ставки 30% и 35% сохраняются для отдельных категорий доходов (например, выигрыши в рекламных акциях, доходы нерезидентов и др.), но по зарплате резидентов применяются именно ставки таблицы выше.

Порядок расчета и удержания НДФЛ

Накопительный принцип

Налог рассчитывается накопленно с начала года. Бухгалтерия отслеживает совокупный доход сотрудника от начала года. Пока доход не превысил 2,4 млн руб., удержание идет по 13%. Как только превышен порог — на превышающую сумму применяется следующая ставка (15%), и т.д..

Учет налоговых вычетов

Перед расчетом налога из налоговой базы уменьшаются суммы стандартных, социальных, имущественных и профессиональных вычетов, предоставленных сотруднику.

• Стандартные вычеты (на себя, детей, инвалидность) предоставляются ежемесячно до превышения лимита годового дохода (для вычетов на детей — 350 000 руб. с 2025 г.);
• Имущественные вычеты (покупка жилья, проценты по ипотеке) могут предоставляться работодателем на основании уведомления от ФНС.

Пример расчета (упрощенно)

Руководитель получает 300 000 руб. в месяц (3 600 000 руб. в год). Вычетов нет.

1. Январь–Август: Накопленный доход < 2,4 млн. Удержание 13%.
2. Сентябрь: Накопленный доход превышает 2,4 млн. Часть дохода в пределах 2,4 млн облагается 13%, превышение — 15%.
3. Октябрь–Декабрь: Весь месячный доход облагается 15% (так как порог 2,4 млн уже пройден).

Сроки уплаты НДФЛ в 2026 году

С 2023 года действует правило: налог уплачивается не позднее следующего дня после выплаты дохода (зарплаты, аванса, премии).

Особенности 2026 года (переходный период):

С января по август 2026 года сохраняется режим двухкратной уплаты в месяц для удобства работодателей:

• 1-й период: с 1 по 22 число, уплата не позднее 26 числа текущего месяца.
• 2-й период: с 23 по конец месяца — уплата не позднее 26 числа следующего месяца (для декабря — не позднее 26 декабря).

С сентября 2026 года полностью вступает в силу общее правило: уплата на следующий день после выплаты зарплаты/аванса.

Отчетность: Уведомление о начисленных суммах

Работодатель обязан сдавать в ФНС уведомление о начисленных суммах НДФЛ (КНД 1151087).

• Срок сдачи: не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным (за январь — до 25 февраля и т.д.). За декабрь — до 25 января следующего года.
• В уведомлении указываются начисленные и удержанные суммы по каждому сотруднику.
• Годовая расчетная ведомость 6-НДФЛ сдается один раз в год до 25 февраля следующего года.

Особенности для разных категорий сотрудников

Резервные военные / Мобилизованные

На выплаты, связанные с участием в СВО (заработная плата, сохраненная работодателем, выплаты за травмы, контузии, пособия родственникам погибших), применяется ставка 0% (освобождение от налога).

Дистанционные сотрудники (удаленка)

Для резидентов РФ, работающих дистанционно, общие правила прогрессивной шкалы применяются в полном объеме. Ставка 13% (и выше по шкале) действует независимо от места жительства сотрудника в РФ.

Нерезиденты

Для налоговых нерезидентов (находящихся в РФ менее 183 дней за 12 месяцев) ставка составляет 30% (для граждан стран ЕАЭС — специальные правила). Прогрессивная шкала не применяется.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Игнорирование накопленного дохода: расчет налога только по текущему месяцу без учета лимита 2,4 млн руб. ведет к недоуплате.
2. Поздняя уплата: удержали с зарплаты, но перечислили позже следующего дня (или 26-го числа в переходный период) — штрафы по ст. 123 НК РФ (20% или 40% от суммы).
3. Ошибки в вычетах: предоставление стандартного вычета на ребенка после превышения дохода 350 000 руб. или без заявления сотрудника.
4. Несдача уведомления: штраф 200 руб. за каждое уведомление (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Резюме: чек-лист для бухгалтера

• ☐ Вести учет накопленного дохода каждого сотрудника с 1 января.
• ☐ Ежемесячно сверять накопленный доход с порогами прогрессивной шкалы.
• ☐ Своевременно получать заявления на стандартные/имущественные вычеты.
• ☐ Уплачивать НДФЛ в установленные сроки (следующий день после выплаты / 26-е число в I полугодии 2026 г.).
• ☐ Сдавать уведомление о начисленных суммах до 25-го числа следующего месяца.
• ☐ Сдавать 6-НДФЛ до 25 февраля следующего года.

Грамотная организация процесса расчета и уплаты НДФЛ за сотрудников, залог отсутствия претензий со стороны ФНС и сохранения финансов компании. Используйте современные бухгалтерские программы и сервисы (например, для сравнения банковских тарифов на расчетные счета), чтобы автоматизировать рутину и минимизировать риск ошибок.