Архивация электронной почты помогает поддерживать порядок в основном ящике, сохранять важные сообщения и освобождать место для новых писем. В этой статье мы рассмотрим, как настроить архивацию в самых популярных почтовых клиентах и веб‑интерфейсах: Outlook (Windows, Mac, Web), Gmail, Яндекс Почта и Mail.ru. Каждый раздел содержит пошаговые инструкции, советы по автоматизации и рекомендации по хранению архивов.

Содержание

1. Outlook для Windows
2. Outlook для Mac
3. Outlook в веб‑версии (Outlook on the web)
4. Gmail
5. Яндекс Почта
6. Mail.ru
7. Общие советы и лучшие практики

---

Outlook для Windows

Ручная архивация папки

1. Откройте Outlook и перейдите в папку, которую хотите архивировать (например, Входящие).
2. На вкладке Файл выберите Инструменты → Очистка старых элементов.
3. В открывшемся окне нажмите Архивировать….
4. Выберите опцию Архивировать эту папку и все вложенные папки.
5. Укажите корневую папку для архивации (по умолчанию – ваш почтовый ящик).
6. Установите дату, старше которой элементы будут архивироваться (например, ).
7. Нажмите Обзор…, укажите место сохранения файла .pst и нажмите OK.
8. Подтвердите действие кнопкой OK. Outlook создаст архивный файл и переместит старые сообщения в него.

Настройка автоматической архивации (AutoArchive)

1. Перейдите в Файл → Параметры → Дополнительно.
2. В разделе Автоматическая архивация нажмите Настройка автоархивации….
3. Установите флажок Выполнять автоархивацию каждые N дней (например, 30 дней).
4. Выберите, какие элементы архивировать (старые сообщения, задачи, заметки и т.д.).
5. Укажите возраст элементов для архивации (например, старше 6 месяцев).
6. Определите место хранения .pst‑файла и нажмите OK.
7. Нажмите Применить эти настройки ко всем папкам, если хотите unified правило, либо настройте отдельные правила для конкретных папок через их свойства.

Использование папки «Архив» (Archive)

В newer версиях Outlook есть специальная папка Архив, которая не требует создания .pst‑файла:

• Выберите одно или несколько сообщений.
• На ленте Главная нажмите кнопку Архивировать (значок коробки со стрелкой).
• Сообщения переместятся в папку Архив в вашем почтовом ящике.
• Чтобы вернуть сообщение, откройте папку Архив и перетащите его обратно в нужную папку.

---

Outlook для Mac

Ручная архивация

1. Откройте Outlook и выберите нужную папку.
2. В меню Инструменты выберите Архивировать….
3. Аналогично шагам для Windows: укажите папку, дату и место сохранения .pst‑файла.

Автоматическая архивация

1. Перейдите в Outlook → Настройки → Почтa → Автоархивация.
2. Включите автоархивацию, задайте интервал и возраст элементов.
3. Укажите путь для хранения архива и сохраните настройки;

Папка Архив

В Outlook для Mac также есть кнопка Архивировать на панели инструментов, которая перемещает выбранные сообщения в системную папку Архив.

---

Outlook в веб‑версии (Outlook on the web)

Веб‑интерфейс не поддерживает создание локальных .pst‑файлов, но предлагает встроенную папку Архив и политики хранения.

Архивация вручную

1. Войдите в Outlook on the web.
2. Выберите одно или несколько сообщений.
3. На верхней панели нажмите Архивировать (значок коробки).
4. Сообщения переместятся в папку Архив.

Настройка политик хранения (для администраторов)

Если вы являетесь администратором Office 365, можно задать политики удержания и архивации через Центр соответствия требованиям Microsoft Purview:

• Перейдите в Соответствие требованиям → Политики хранения.
• Создайте новую политику, укажите расположение (например, Почтовый ящик) и период хранения.
• Назначьте политику пользователям или группам.

После применения политики старые сообщения будут автоматически перемещаться в архивный почтовый ящик (In‑Place Archive), если он включён для вашей организации.

---

Gmail

В Gmail нет традиционной папки «Архив» в виде отдельного файла, но есть функция архивации, которая убирает письма из метки Входящие и сохраняет их во всех письмах.

1. Откройте Gmail и выберите одно или несколько писем.
2. Нажмите значок Архивировать (коробка со стрелкой downward) над списком писем.
3. Письма исчезнут из Входящие, но останутся доступными через поиск или метку Все письма.

Автоматическая архивация с помощью фильтров

1. Нажмите на значок Настройки (шестерёнка) → Показать все настройки.
2. Перейдите на вкладку Фильтры и заблокированные адреса → Создать новый фильтр.
3. Установите критерии (например, от определённого отправителя, с определённой темой, старше N дней).
4. Нажмите Создать фильтр и отметьте действие Пропустить Входящие (архивировать).
5. Опционально можно также добавить метку или пометить как прочитанное.
6. Нажмите Создать фильтр для завершения.

Экспорт архива (Google Takeout)

Если нужно сохранить копию писем локально:

1. Перейдите на Google Takeout.
2. Снимите все галочки, оставьте только Почта.
3. Выберите формат MBOX (или JSON) и частоту экспорта.
4. Нажмите Создать экспорт и дождитесь готового архива.

---

Яндекс Почта

1. Войдите в Яндекс Почту.
2. Отметьте нужные письма.
3. Нажмите кнопку Архивировать (иконка коробки) над списком писем.
4. Письма переместятся в папку Архив.

Автоматическая архивация через правила

1. Откройте Настройки → Правила обработки писем.
2. Нажмите Создать правило.
3. Условие: например, Дата получения < «» (или любое другое).
4. Действие: Переместить в папку → выберите Архив.
5. Сохраните правило.

Экспорт архива

Яндекс предоставляет возможность скачать архив через Яндекс.Диск:

• В настройках почты перейдите в раздел Экспорт и импорт.
• Выберите Создать архив писем, укажите период и формат (MBOX или EML).
• После генерации скачайте файл с Яндекс.Диска.

---

Mail.ru

1. Откройте Mail.ru Почту.
2. Выберите письма.
3. Нажмите кнопку Архивировать (значок коробки) над списком.
4. Письма переместятся в папку Архив.

Автоматическая архивация через фильтры

1. Перейдите в Настройки → Фильтры.
2. Нажмите Создать фильтр.
3. Установите условие (например, Дата < «» или От определённого адреса).
4. Выберите действие Переместить в папку → Архив.
5. Сохраните фильтр.

Экспорт писем

Mail.ru позволяет экспортировать письма через Настройки → Экспорт/Импорт:

• Выберите Экспорт писем.
• Укажите диапазон дат и формат (MBOX, EML или ZIP с отдельными EML‑файлами).
• Нажмите Создать архив и дождитесь ссылки для скачивания.

---

Общие советы и лучшие практики

• Регулярность: настройте автоматическую архивацию с интервалом 30–60 дней, чтобы избежать ручного накопления старых писем.
• Хранение: если используете локальные .pst‑файлы (Outlook), храните их на надёжном носителе (внешний SSD, сетевое хранилище с резервным копированием).
• Резервное копирование: периодически делайте копии архивных файлов (.pst, MBOX, EML) и проверяйте их целостность.
• Поиск: архивированные письма остаются поисковыми. В Outlook используйте поиск по всем папкам, в Gmail – оператор in:anywhere, в Яндекс и Mail.ru – стандартный поиск по всему ящику.
• Метки и категории: перед архивацией полезно пометить письма цветовыми категориями (Outlook) или метками (Gmail) для быстрого фильтрации позже.
• Ограничения размера: некоторые сервисы ограничивают размер архивного ящика (например, бесплатный тариф Outlook.com – 15 ГБ). Следите за квотой и при необходимости приобретайте дополнительное хранилище.
• Безопасность: архивные файлы могут содержать конфиденциальную информацию. Шифруйте их (например, BitLocker для .pst или архивируйте с паролем через 7‑Zip).

---

Настройка архивации – это простой, но мощный способ поддерживать порядок в почте, сохранять важную переписку и освобождать место для новых сообщений. Выберите подходящий метод для вашего почтового клиента, автоматизируйте процесс и регулярно проверяйте целостность резервных копий. Тогда ваш почтовый ящик будет оставаться чистым и управляемым долгие годы.