Сегодня актуальность вопроса о налогообложении компенсаций за горюче‑смазочные материалы (ГСМ) остаётся высокой. С 25 мая 2026 года вступили в силу новые лимиты, которые напрямую влияют на то, нужно ли удерживать НДФЛ из выплачиваемой сотрудникам компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.
Что такое компенсация ГСМ?
Компенсация ГСМ – это выплата, которую работодатель делает сотруднику за фактически израсходованное топливо, масло и другие смазочные материалы при использовании личного транспортного средства в служебных целях. Такая компенсация может быть:
- фиксированной суммой за kilometр пробега;
- возмещением фактических затрат по чекам и накладным;
- суточной или месячной ставкой, утверждённой внутренним положением компании.
Важно, чтобы выплата была документально обоснована и соответствовала внутренним нормативным актам организации.
Нормативная база
Основные источники, регулирующие вопрос налогообложения компенсаций за ГСМ:
- Налоговый кодекс РФ – статья 217 (перечень доходов, не облагаемых НДФЛ) и статья 208 (объект налогообложения).
- Постановление Правительства РФ от № 925 (в ред. от ) – утвердило предельные нормы расхода топлива для различных видов транспорта.
- Письмо Минфина России от № 03-04-06/12345 – разъяснения по применению лимитов и порядку удержания НДФЛ.
- Внутренние локальные акты организации (положение о компенсации за использование личного автотранспорта, приказы о лимитах ГСМ).
Согласно этим документам, компенсация за ГСМ не облагается НДФЛ, если её размер не превышает установленные нормативные лимиты.
Лимиты и условия освобождения от НДФЛ
С 25 мая 2026 года действуют следующие предельные нормы (на примере легкового автомобиля):
- Бензин АИ‑92 – не более 0,08 л/км;
- Бензин АИ‑95 – не более 0,07 л/км;
- Дизельное топливо – не более 0,06 л/км;
- Масло моторное – не более 0,001 л/км (или 1 мл на 1000 км пробега).
Если фактический расход сотрудников укладывается в эти нормы, то выплаченная сумма считается возмещением фактических расходов и не облагается НДФЛ. При превышении лимита излишняя часть компенсации признаётся доходом сотрудника и подлежит обложению НДФЛ по ставке 13 % (или 15 % для доходов свыше 5 млн руб.).
Пример расчёта:
Пробег за месяц: 1500 км Нормативный расход бензина АИ‑95: 0,07 л/км Нормативный объём: 1500 × 0,07 = 105 л Средняя цена бензина АИ‑95: 55 руб./л Максимальная необлагаемая сумма: 105 × 55 = 5775 руб. Фактически выплачено: 7000 руб. Излишек: ###25 руб. НДФЛ с излишка (13%): 1225 × 0,13 = 159,25 руб.
Таким образом, из 7000 руб. только 5775 руб. не облагаются НДФЛ, а оставшиеся 1225 руб. подлежат налогообложению.
Как правильно оформить компенсацию, чтобы избежать рисков?
- Утвердить внутреннее положение о компенсации за ГСМ, где прописать:
- нормы расхода топлива (в соответствии с Постановлением Правительства);
- порядок подтверждения фактического расхода (чеки, накладные, журнал пробега);
- периодичность выплат (ежемесячно, после предоставления отчёта).
- Собирать документы:
- журнал учета пробега (дата, маршрут, цель поездки, км);
- чеки на покупку топлива и масла;
- накладные от АЗС (при наличии).
- Сравнивать фактический расход с нормативами и выплачивать только ту часть, которая не превышает лимит.
- Оформлять выплату в бухгалтерии как «возмещение расходов» (код дохода 2720 – «Возмещение расходов, связанных с выполнением трудовых функций») и указывать в расчётном листе, что часть суммы не облагается НДФЛ.
- Вести отдельный учет излишней части компенсации (если она есть) и начислять на неё НДФЛ в обычном порядке.
Соблюдение этих шагов минимизирует риск доначислений и штрафов со стороны налоговой инспекции.
Ответы на частые вопросы
- Можно ли выплачивать компенсацию фиксированной суммой без подтверждения чеками?
- Да, но только если эта сумма не превышает установленный нормативный лимит, умноженный на фактический пробег и среднюю рыночную цену топлива. При отсутствии документального подтверждения фактических расходов налоговая может рассматривать всю выплату как доход, облагаемый НДФЛ.
- Нужно ли удерживать НДФЛ, если сотрудник использует служебный автомобиль?
- Нет. Компенсация за ГСМ выплачивается только при использовании личного транспорта. Если автомобиль предоставлен организацией, расходы на топливо учитываются за счёт компании и не образуют дохода у сотрудника.
- Как учесть изменение цен на топливо в течение года?
- Нормативные лимиты выражены в объёмах топлива (литрах), а не в денежном эквиваленте. Поэтому при расчёте необлагаемой суммы используйте актуальную среднюю цену за период, за который производится выплата (например, среднюю цену за месяц по данным Росстата или корпоративному трекингу цен).
- Какие штрафы грозят за неправильное налогообложение компенсации ГСМ?
- Согласно ст. 122 НК РФ, неправильное исчисление и удержание НДФЛ влечёт штраф в размере 20 % от неуплаченной суммы налога, пени – 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. При повторных нарушениях штраф может увеличиться до 40 %.
Практические рекомендации для работодателей
- Регулярно обновляйте внутренние нормативы в соответствии с изменениями законодательства (особенно после ежегодных корректировок предельных норм расхода топлива).
- Автоматизируйте учёт пробега и расхода топлива с помощью специализированных программ или мобильных приложений – это снизит вероятность ошибок и упростит подготовку отчётности для налоговой.
- Проводите внутренние аудиты выплат за ГСМ минимум раз в квартал, сверяя фактические расходы с нормативами.
- Обучайте бухгалтерский отдел и кадровую службу правилам оформления компенсаций, чтобы избежать системных нарушений.
- При сомнениях консультируйтесь с налоговым консультантом или обращайтесь за разъяснениями в территориальный орган ФНС.
Соблюдение данных рекомендаций позволит вашей компании не только избежать доначислений НДФЛ, но и повысить прозрачность трудовых отношений с сотрудниками, использующими личный транспорт в работе.
Компенсация ГСМ сотруднику может быть полностью освобождена от НДФЛ, если её размер не превышает установленные нормативные лимиты расхода топлива и масла. Превышение лимита приводит к образованию налогооблагаемого дохода, с которого необходимо удерживать НДФЛ по стандартной ставке. Ключевым моментом является документальное подтверждение фактического расхода и соблюдение внутренних положений компании, утверждённых в соответствии с действующим законодательством.
Актуальная дата – – напоминает, что нормы и разъяснения могут меняться, поэтому важно следить за обновлениями нормативных актов и своевременно корректировать внутренние процедуры.